AIIM: State of the Industry – Content Services 2019

Im April 2019 ist der neue Statusbericht zur Branche, herausgegeben von der AIIM Association for Intelligent Information Management international (www.AIIM.org), erschienen. Das 24seitige Querformat wurde von John Mancini, dem ehemaligen Präsidenten der AIIM, verfasst. Es präsentiert die Ergebnisse der Online-Befragung vom Anfang des Jahres. 

Natürlich fällt sofort beim Titel der Studie auf, dass von “Content Services” gesprochen wird, nicht von ECM, EIM oder IIM. In der Beschreibung der AIIM findet sich dann aber ein Absatz zu IIM Intelligent Information Management. Hier wird für IIM versucht einerseits eine Brücke zum Thema “Digital Transformation” als auch zum Thema “Content Services” zu schlagen. Content Services werden hier dann zu “core IIM technology building blocks”. Dabei steht IIM für Strategien, Methoden, Visionen und den Wandel durch die Digitale Transformation und nicht für Technologien oder Funktionalität, wie sie durch “Content Services” gefasst wurde. Dieser Spagat zwischen den Analysten und Sponsoren, die jetzt auf “Content Services” setzen und der größeren Vision von Intelligent Information Management” gelingt Mancini in diesem Industry Whitepaper nicht. Immerhin finden sich als übergreifende Themen – jenseits von Content Services – Information Management, Information Governance und Records Management. Im Übrigen wird der Einfluss von Gartner auf die Themen und Fragen deutlich sichtbar. Neben Content Services (mit den Ausprägungen Content Services Platforms CSP (former ECMS), Content Services Applications CSA und Content Services Components CSC) kommen nun auch neu Process Services und Analytics Services dazu. Bei Gartner wird wohl aktuell alles zu Services. Umfangen wird der neue Dreiklang von IIM Intelligent Information Management – allerdings irgendwie ein wenig bezugslos, fast wie Name Dropping. 

 

Understanding the Connection between Digital Transformation and Intelligent Information Management

Die Studie beginnt mit einem oberflächlichen Überblick zum Thema Intellligent Information Management und Digital Transformation. Das Ergebnis ist vorhersehbar – Information Management ist wichtig für die Digitalisierung. Das unterstreicht ach das erwartete Informationswachstum.

Interessanter ist, für welche Anwendungsfelder Content Services interessant sind. 

Und dann wird natürlich wieder der klassische Fehler gemacht und nach “unstrukturierten Informationen gefragt. Dabei ging es schon bei ECM, mehr noch bei EIM und IIM, um die Überwindung des Grabens zwischen CI und NCI. Es gilt heute alle Informationen des Unternehmens effektiv zu verwalten. IIM und Content Services dürfen hier nicht in die selbe Falle laufen wie seinerzeit ECM.

 

 

Inhaltliche Relevanz haben 5 Abschnitte der Studie. Die eigentlichen Ergebnisse der Befragung konzentrieren sich auf 10 Seiten unter drei Überschriften des “Industry Whitepaper”.  Anbieter interessieren sich natürlich dafür, wie viel Umsatz mit dem  Thema in den nächsten Jahren erwartet werden kann. Davor gibt es Informationen zur Untersuchung und der Demografie (“About the Research”), hinten kommen die Sponsoren zu Wort und es wird etwas Werbung für den CIP Certified Information Professional Kurs der AIIM gemacht.

What Kinds of Critical Information Management Problems are Users trying to solve with Content Services?

Gartner lässt grüßen, gleich bei den Erklärungen zu den Fragen, in den Begriffen und den Fragen selbst. Hier wird dann auch der Begriff des “Content Services Use Case” eingeführt. Da finden sich in den fünf Gartner-Use-Cases dann auch die alten Begriffe wieder – wie z.B. Document Management, Collaboration, Business Process Management usw.

Man kann die Frage auch etwas anders formulieren, hochkippen und auf die Unternehmensgröße abbilden:

In jedem Fall schneiden die “Klassiker” Document Management und Records Management nicht so gut ab – weil viele schon diese Lösungen haben?! Collaboration und Geschäftsprozesse. Das hatten die Analysten einst aus ihren ECM Quadranten und Wellen vertrieben und in eigenen Studien platziert. Nun sind alle wieder vereint.

Fragt man nach, was denn alles eine Content Services Lösung können soll, kommen ähnliche Schwerpunkte zum Tragen (man darf aber bei der Demografie der Studienteilnehmer nicht vergessen, dass auch Unternehmen gefragt wurden, die selbst Technologie-Anbieter sind und eigentlich zu wenige dabei sind, die noch keine Lösung haben). Integration spielt dabei die führende Rolle. Automatisierung, Cloud, pre-packaged, Mobile – alles Themen die in den Komplex Intelligent Information Management hineinspielen – aber selbst keine eigenständigen “Content Services” sind.

 

How is Automation revolutionizing User Expectations about Records Management and Information Governance?

Allgemeine Fragen wie 

führen natürlich zur Aussage, dass das Thema wichtig. Aussagekräftiger wird es schon, wenn man die Aussagen sich ansieht, wie weit das Thema Automatisierung in den Unternehmen voran geschritten ist und welche Bereiche mehr, welche weniger abgedeckt sind.

Eine schöne neue Abkürzung: PII (personally identifiable information). Das sind die Daten, die dem Datenschutz nach DSGVO/GDPR unterliegen. Sicherheit der Systeme gegen Einbrüche. Hier lässt in der EU das GeschGehG grüßen. Monitoring und Stabilität von Records Management Lösungen. Bereinigen des ROT (redundant, outdated, trivial). Durchgängige Einhaltung von Aufbewahrungsfristen. Und zum Schluss Metadaten. Automatisierungsgrad sogar um die 10% bei vollständiger Umsetzung, fast 2/2 schon mit 100%, 75% und 50%mal Umsetzung. Da müsste doch schon fast jeder ein ECM oder RM haben? Wen hat man da nur befragt? Für das untere Drittel mit nur 25% oder manuellen Prozessen investiert doch kein ECM-Anbieter neue Produkte mehr, da greift man doch in die Bestandskiste, oder?

Einfache, aber gute Frage. Was ist wichtiger beim Positionieren der Lösungen: Risiko oder Wert. Natürlich der Wert der Information, aber die Mehrheit der Befragten fand beides gleich wichtig. Man sollte aber heute nicht mehr versuchen nur mit der Compliance-Drohung Lösungen an den Mann zu bringen sondern auf der Wert der Information abheben. Auch klar, eine gestohlene Information, eine nicht mehr wieder findbare Information ist auch ein Faktor für die Beurteilung des Werts von Information. Modernes Informationsmanagement muss die Compliance-Anforderungen so quasi nebenbei mit erfüllen. Das sollte nicht Zweck sondern nur Eigenschaft einer guten Information-Management-Lösung sein.

Schlüsselt man die einzelnen Angaben auf, so zeigt sich, dass die für die Studie Befragten doch sehr Compliance- und Information-Governance-lastig geantwortet haben:

 

How are the Spending Patterns for Content Services changing and evolving

Im dritten Abschnitt der Studie geht es nun um Budgets und wer wie viel Geld bis wann wofür ausgeben will … also Kaffeesatzleserei. Interessant ist vielleicht noch die Zusammenstellung in welchen Anwendungsbereich Bedarf besteht und wie es um die Adaption der Themen bisher steht.

Man kann hier natürlich noch einen Blick auf die Bereich werfen, wo Geld ausgegeben werden soll.

Die übrigen Zahlen gibt es in der Studie zum Nachlesen.

 

Next Steps

Der Abschnitt “Next Steps” beinhaltet auch eine Liste von 10 Wünschen der Anwender an die Branche. AIIM schreibt hierzu:

<Zitat> These ten responses are representative of the whole and provide a useful roadmap for the future for both Information Professionals and solution providers:
(1) “Consumer grade usability in a business grade product.” (small non-profit organization)
(2) “Records management just ‘happens’ once it’s set up.” (large telecom company)
(3) “Make digitizing (OCR) easier. Make RPA easier. Make integration easier.” (mid-sized insurance firm)
(4) “Easier line-of-business integration.” (large high-tech company)
(5) “All data is automatically classified at point of entry, point of exit, and when it changes.” (large financial services company)
(6) “Out of the box support for hybrid systems.” (small hightech company)
(7) “Management should have a vision of what the horizon will look like, and not jump on any new bandwagon.” (large educational institution) (8) “Every piece of existing data would be magically categorized properly and placed in the appropriate repository with the necessary level of security.” (large law firm)
(9) “Make the systems easier to use and easier to implement.” (mid-sized manufacturer) AND….
(10) “Three more wishes.” (high-tech start-up)  </Zitat>

 

10 Things you need to know about Content Services

Die Abbildung “!0 Things you need to know about Content Services” will noch einmal den großen Rahmen über alles aufspannen. Von Abschnitt zu Abschnitt ist das Thema IIM Intelligent Information Management ebenso wie Digital Transformation immer weiter in den Hintergrund gerückt. In den Boxen unter “Content Services” finden sich nun auch die Begriffe IIM und Digital Transformation wieder, aber eigentlich sollte die Sicht umgekehrt sein. Wir sind am Ende bei den Content Services auf einer funktionalen Ebene angelangt. 

Die Kommentare im Text zu den ausgewählten Abbildungen stammen übrigens nicht aus der Studie selbst sondern stellen Einschätzungen von PROJECT CONSULT dar. Die vollständige Studie gibt es hier: http://bit.ly/AIIMsoti19