Der 27seitige “Intelligent Information Management Benchmark Report 2019” wurde von M-Files (http://www.M-Files.com) herausgegeben. Grafisch gut aufbereitet bietet er eine Reihe von Kennzahlen zum Markt und Einsatz von Information Management. Der Bericht unterteilt sich in 6 Abschnitte: “Introduction” mit der Methodik der Untersuchung und der Definition wichtiger Begriffe, “Document Management” mit den klassischen Ansätzen, “Document Management on the Move” für mobile Anwendungen, “Data Repositories” mit dem Vereinheitlichungsansatz für den Zugriff von M-Files, “Artificial Intelligence and Document Contextualization” für KI & Automatisierung sowie eine “Conclusion” mit den wichtigsten Erkenntnissen. Am Schluss dann der Abschnitt mit den Beschreibungen der Methodik und den demografischen Informationen zur Studie. “Intelligent Information Management” wird hier als übergreifende Klammer angesehen, um die verschiedenen Methoden zur Nutzung von Information und Dokumenten zu bündeln. M-Files benutzt hier gezielt den Begriff “Document Management”, obwohl dieser in der Branche längst abgelöst zu sein scheint.

So wird z.B. im ersten Abschnitt “Document Management” das Thema der erneuten Erstellung von Dokumenten aufgegriffen, weil die Ursprungsversion nicht mehr auffindbar ist: “Document Hide & Seek”.

 

Eine wesentliche Ursache für die Auffindbarkeit und geordnete Erschließung von Information ist die Zersplitterung der Speicherorte. Zahlreiche Repositories unterschiedlicher Art, unkontrollierte Redundanz und mangelnde Bereinigung von ROT (redundant, outdated, trivial) tragen zum Wertverlust der Information bei. 

Die Auffindbarkeit, “Findability” als wesentliche Eigenschaft von Information, ist fast überall sehr schlecht ausgeprägt. Nicht nur verschiedene Repositories und Zugriffswege sondern auch die mangelbehaftete Architektur der Lösungen macht die Erschließung schwierig.

Die Information Governance leidet unter der schlechten Organisation und Findability besonders: Freigabeprozesse, Abzeichnen von Dokumenten, Sicherstellen von Dokumenten im Sachzusammenhang sind angesichts mehr als 30 Jahren Electronic Document Management deutlich unterentwickelt. In diese Thematik spielt auch das Thema elektronische Signatur hinein.

Die Zusammenfassung des ersten Kapitels bringt die markantesten Zahlen zusammen (und ermöglicht gleich aus dem PDF heraus diese zu tweeten).

 

Das Kapitel “Document Management on the Move” fällt kürzer aus. Vielfach wird der mobile Zugriff vom Anbieter gefordert, aber wird dann nicht umgesetzt, weil das Handling konventioneller Dokumente auf mobilen Geräten mit kleinem Bildschirm nicht ganz komfortabel ist. Auf dem Mobiltelefon kann man sich Dokumente allenfalls anzeigen lassen. Fürs Bearbeiten fehlen noch die Instrumente.

Auch hier bringt eine Zusammenfassung die wichtigsten Aussagen und Zahlen nebst “Click to Tweet” zusammen:

 

Das Kapitel “Repositories” ist für M-Files natürlich besonders interessant, da sie mit ihrer Technologie einen übergreifenden Zugriff auf verschiedene Speicherorte umsetzen können. Damit erfüllt sich auch die Vision von ECM Enterprise Content Management aus dem Jahr 2000, wo eines der drei Ziele von ECM das “Federated Repository” war. Die Vielzahl der Speicherorte heute beeinträchtigt massiv die “Findability”.

Die wichtigsten Anwendungen, die genutzt werden, definieren zugleich die Art und Anzahl der notwendigen Schnittstellen, die heute eine Lösung für Information Management mitbringen muss. Microsoft und ERP aber auch zunehmend Cloud-Speichersysteme spielen hier die wichtigsten Rollen. Das Thema “Integration von Fachanwendungen” ist aber wahrscheinlich durch die Art der Fragestellung bei der Erhebung deutlich unterrepräsentiert.

Die Zusammenfassung wichtiger Kennzahlen zu den “Data Repositiories” zeigt, dass bei der Konsolidierung, Verwaltung und Erschließung von Information in den Unternehmen noch einiges zu tun ist:

Künstliche Intelligenz (KI) wird als eine der wichtigsten Technologien betrachtet, um die Probleme der Indizierung, Klassifikation, Erschließung und “Findability” zu lösen. Dabei geht es nicht nur um so triviale Unzulänglichkeiten wie schlechte Benennungen, falscher Speicherort oder unzureichende Klassifikation sondern um generelle Probleme der Erschließung von Information bei sich ändernden Anforderungen und Fragestellungen in der Zukunft. bisherige Systematiken orientieren sich am “Ist” oder an der Vergangenheit. Das große Problem ist aber die Wertschöpfung aus der Information in Zukunft, da diese Anforderungen heute noch nicht bekannt sind.

Hierbei spielt die Bereitstellung der Information im Kontext auch eine wichtiger Rolle, da ein Dokument in der Regel nicht allein für sich steht, sondern seine Bedeutung erst durch den Prozess, die rechtliche Relevanz, den Kontext und die Zugehörigkeit zu einem Geschäftsvorfall erhält. 

Die Zusammenfassung dieses Abschnittes “Artificial Intelligence and Document Contextualization” bringt nur wenige Zahlen, da vieles der Entwicklung auch noch in der Zukunft liegt.

Bei PROJECT CONSULT sehen wir nicht nur bei der Erschließung der Informationen selbst große Chancen, sondern die Struktur, der Aufbau und die Systematik von Informationsbeständen können zukünftig von Systemen besser als durch den Menschen geplant und unterhalten werden. Dies gilt auch – und besonders – für die “Klassiker” der altertümlichen Informationsorganisation wie Aktenplan und elektronische Akte. Aber soweit ist man bei M-Files noch nicht.

Als “Conclusion” der Studie schreibt M-Files:

<Zitat> Clearly the research supports the notion that workers across the globe still have nagging issues when it comes to the most basic document management functions — issues that will worsen as time goes on and the store of information gets larger. Businesses face a multitude of pressures — some of which can be mitigated by a simple information management strategy. A few of these challenges that could be assuaged include the weight of:

• Keeping up with the demands of an everchanging workforce, one that includes millennials and digital natives that carry expectations of a flexible/mobile work environment. • Gaining a competitive advantage through the ability to attract and retain the best young talent.
• Optimizing productivity, especially by freeing up key personnel to work on mission-critical or strategic tasks rather than spending an inordinate amount of time searching for the correct information.
• Ensuring compliance and auditability in an environment of mounting regulations like GDPR.
• Safeguarding quality standards with a traceable and auditable document trail that can be called upon in minutes rather than days.

Unless information management issues are addressed in an intentional and meaningful way, companies will continue to suffer from less-thanoptimal productivity.

The Solution to the Problem
The good news is that there is a solution for organizations seeking to modernize the way they manage documents. All the challenges faced by the employees surveyed in this research and those billions of others around the world can be mitigated by an intelligent information management system. Think about the issues cited in this research:

• Finding documents easily
• Locating the most recent version of a document
• Document chaos caused by scattering of information across several repositories
• The process for reviewing, approving and signing documents
• Enabling the mobile workforce to manage documents away from the office
• The risks of personal device and file-sharing app use
• Contextualization of documents

​​​​​​​Every single one of these issues has a single solution — an intelligent information management platform. Documents are the lifeblood of an organization and fast, secure access to the correct versions of documents can be the difference between success and failure. Research from Forrester suggests that 70% of organizations have a poor content strategy — if at all. Companies cannot afford to settle for the status quo and let the problem get worse.

Document Management: Integral to Digital Transformation (and the ability to compete) Information systems are the foundation of modern IT. Thus, integral to any digital transformation initiative is the implementation of a flexible and intelligent information system. Yet, while digital technology is opening the door to completely new ways of doing business, some organizations flounder in their ambitions and instead stand pat without improving existing ways of operating. Some $2 trillion dollars will be spent annually worldwide on digital transformation technologies, according to analysts, while as many as 70% of enterprises polled admit that they don’t have a coherent plan.

Over the past few years, document management strategies have progressed significantly, driven by other trends in the IT market and the more widespread use of intelligent information management systems. Organizations that do not embrace digital transformation will be less likely to outclass competitors and reach the pinnacles of their markets. Modernized document management is central to the digital workplace and the adjustments necessary to compete. </Zitat>

 

Die Rückkehr zum Begriff “Dokument” und “Dokumentenmanagement” ist schon interessant, da sich das traditionelle Dokument in Auflösung befindet. Auch die Bedeutung des Begriffes IIM Intelligent Information Management ist hier anders gefasst als in der aktuellen Definition von AIIM, Gartner & Co., die IIM inzwischen versuchen als Dach über Content Services zu positionieren.
Die Kommentare zu den Abbildungen oben geben übrigens nicht den Text der Studie wieder sondern beschreiben unsere Eindrücke zum Thema.

Den vollständigen Bericht gibt es hier: http://bit.ly/IIMbenchmark2019