“Information Management | Digitale Transformation: Fast Forward.“
Fast Forward – wer erinnert sich nicht an den >> Knopf auf dem Kasetten-Rekorder? Immer schneller, sich überlappend, sich bedingend und zunehmend verknüpfter läuft die Entwicklung der ITK Informations- und Telekommunikationstechnik. Dieses “Immer Schneller” ist der Hintergrund für das Motto des 14. Update Information Management in 2018 – “Fast Forward”. Die Veranstaltungsserie startete wie immer in Hamburg. Neben Dr. Kampffmeyer als Referent und Moderator waren wieder mehrere Gastreferenten in Hamburg, Düsseldorf, Frankfurt, München und Berlin dabei. Die Sonderveranstaltungen in Potsdam und Kassel mussten ohne Gastreferenten auskommen. Wie gewohnt ging es um aktuelle aktuelle Trends, Standards und Gesetze im Umfeld des Information Management.

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In unserem Bericht geht es um unsere Gastreferenten und Gastgeber, die 10 PROJECT CONSULT Trends für 2018, Die Auswertung der Teilnehmerbefragung 2018 im Vergeich mit 2017 und die Dokumentation der Veranstaltung.

Gastreferenten und Gastgeber

Verschiedene Gastreferenten, darunter namhafte Analysten wie Managing Vice President, Hanns Köhler-Krüner von Gartner, präsentierten branchenübergreifend eine andere Sichtweise im Hinblick auf das Thema Digitale Transformation. “Die Reiseroute” 2018:

• Hamburg, 23. Januar 2018 (BCH Business Club Hamburg)
  Thomas Wehner, Medac: “Digitalisierung in der Pharma-Branche”
   
• Potsdam, 24. Januar 2018 (zu Gast bei der FHP Fachhochschule Potsdam, Fachbereich Informationswissenschaften)
   
• Kassel, 30.Januar 2018 (zu Gast in der Helaba)
   
• Düsseldorf, 06. Februar.2018 (WCD Wirtschaftsclub Düsseldorf)
  Erwin Rödler, Revidata: “Fast Forward im Bereich der Datenanalyse: Data Science & Big Data Analytics”
   
• Frankfurt, 07. Februar 2018 (Airport Club Frankfurt)
  Hanns Köhler-Krüner, Gartner: “10 Technologien für den Arbeitsplatz der Zukunft”
   
• München, 8. Februar 2018 (zu Gast bei Aconso)
  Paul Caspers, Theum: “Die PROJECT CONSULT Update Dokumentation in fünf Minuten in einen KI-basierten Assistenten wandeln, der sofort nutzbare Antworten gibt”
   
• Berlin, 19. März 2018 (zu Gast bei OS Optimal Systems)
  Thomas Wehner, Medac: “Digitalisierung in der Pharma-Branche”

All unseren Gastreferenten und Gastgebern möchten wir noch einmal herzlich danken!

Die 10 PROJECT CONSULT Trends für das Information Management 2018

Die PROJECT CONSULT Trends entstehen bei unserem “Berater-Weihnachts-Meeting”. Dort diskutieren wir, was für unsere Kunden und uns im kommenden Jahr wichtig wird.

1. DSGVO Datenschutz

• DAS beherrschende Thema in 2018 – umzusetzen bis zum 25. Mai 2018
• Besonders in Deutschland mit hohen Datenschutz und Datensicherheitsanforderungen „belastet“
• Auch international außerhalb der EU – z.B. USA – ein relevantes Thema
• Beim „Übersicht gewinnen“ hinken die Unternehmen hinterher: die Unterschiede zum BDSG wurden unterschätzt

Relevanz für das Information Management:

• Information Governance
• Informationslandkarten als Grundlage der Informationsbewertung
• Schutz Personen-bezogener Daten
• Basis-Infrastruktur für schützenswerte Informationen generell

2. KI Künstliche Intelligenz

• DAS alles beherrschende Technologie-Thema in 2018
• Die Diskussion um die gesellschaftlichen Auswirkungen gewinnt an Fahrt
• Künstliche Intelligenz befindet sich inzwischen in nahezu allen Systemen
• Treiber sind Consumerization, Industrie 4.0, Automotive, Robotik und Analytik

Relevanz für das Information Management:

• Grundlage für die automatische Klassifikation bei Erfassung und Erschließung
• Bewertung und Vorsortierung von Information
• Prozesssteuerung
• Systemsteuerung und Selbstkonfiguration

3. Digitale Transformation

• Der „bessere“ Begriff als „Digitalisierung“
• Kontinuierliche Veränderung statt Disruption
• Umstellung auf digitale Kommunikation und Informationsverarbeitung als ständiger Wandel

Relevanz für das Information Management:

• Informationsmanagement ist die Basis für die digitale Information
• Informationsmanagement-Systeme stellen alle benötigten Informationen in gebotener Qualität unabhängig von Ort, Zeit und ursprünglicher Verwendung zur Verfügung

4. Wissensmanagement

• Der Begriff „Wissensmanagement“ ist wieder hoffähig geworden
• Größere Datenbasen, Künstliche Intelligenz, Analytics und hoch performante Systeme erlauben die Visionen der 1980er Jahre endlich umzusetzen
• Wissensmanagement erfährt durch das Qualitätsmanagement (ISO 9001:2015) eine neue relevante Bedeutung
• Wissensmanagement ist entscheidend für die Vorhaltung und Pflege von Dokumentationen

Relevanz für das Information Management:

• Informationsmanagement stellt die Informationen für das Wissensmanagement bereit
• Analyse, Auswertung und Kontext machen aus Information nutzbares Wissen
• Die situationsgerechte Bereitstellung von Wissen hilft die wachsende Komplexität der Systeme zu beherrschen

5. Automatisierung

• Die Automatisierung von Prozessen greift auf die Bürowelt über.
• Dies betrifft sowohl schriftgebundene Prozesse durch die Automatisierung von Workflows wie sprachgebundene Prozesse durch Bots und Agenten
• Automatisierung soll nicht nur teure und fehlerträchtige menschliche Arbeit sparen sondern schneller und mit höherer Qualität Ergebnisse erzielen

Relevanz für das Information Management:

• DMS, ECM, EIM – wie immer man es auch nennen will, diente schon immer der Automatisierung
• Neue Automatisierungsverfahren, wie selbstlernende Systeme, verbessern klassische Lösungen wie Capture, Indizierung, Postkorb-Routing, BPM, regelbasierte Entscheidungen usw.
• „Workflows vernichtet Arbeitsplätze“

6. Big Data Analytics

• Big Data Analytics vereinigt Funktionalität von BI Business Intelligence, Künstlicher Intelligenz, Enterprise Search und Data Science
• Es macht keinen Unterschied mehr, ob es sich um strukturierte Daten oder unstrukturierte Informationen handelt
• Analytics ist zur Softwaregrundausstattung geworden

Relevanz für das Information Management:

• Auswertung und Bewertung von Informationsbeständen, auch von bisher „toten Informations-Silos“
• Analytics selbst „liebt“ kontrollierte, per strukturierter Datenbank verwaltete ECM- und Records-Management-Lösungen als Korrektiv und Maßstab

7. Veränderung der Arbeitswelt: New Work

• Die Veränderung der Arbeitswelt betrifft inzwischen jeden Beruf. Zahlreiche Berufe werden auf der Strecke bleiben
• Psychologische und gesellschaftliche Auswirkungen werden bedeutsamer als Technologie und Funktionalität
• Die Rolle des Menschen in Arbeitsprozessen muss neu definiert werden

Relevanz für das Information Management:

• Der elektronische Arbeitsplatz, der Digital Workplace, ist traditionell das Hauptanwendungsgebiet von Enterprise Information Management mit Funktionalität wie Collaboration, Business Process Management, Capture, Suchen und Finden, Informationsstrukturierung (elektronische Akten), usw.
• Informationsmanagement ist die notwendige Infrastruktur für den Digital Workplace

8. Consumerization

• Innovation wird aktuell besonders getrieben durch Systeme für Endanwender (Alexa & Co., Smart Home, Automotive, Robotics, Mobile u.a.)
• Nutzungsmodelle orientieren sich nicht mehr an „Business-Funktionalität“ sondern an Endanwenderverhalten im mobilen und Web-Umfeld
• Das Informationswachstum ist in diesem Consumer-Umfeld am Größten

Relevanz für das Information Management:

• Information Management müsste eigentlich alle Informationen aufnehmen, verwalten und bereitstellen, ist jedoch durch „Legacy“-Architekturen hierzu nicht in der Lage
• Das Informationsmanagement sucht sich neue Ansätze jenseits bestehender traditioneller Lösungen (z.B. Search statt Metadaten, Blockchain statt Archivierung, usw.)

9. Deep Learning

• Selbstlernende Systeme sind der entscheidende Durchbruch für die Künstliche Intelligenz (KI Software programmiert inzwischen bessere KI-Software als Menschen dies können)
• Selbstlernen ist häufig mit dem kontinuierlichen, unkontrollierten Beobachten verbunden. Der „gläserne Mensch“ ist Realität
• Algorithmen, wenig kontrollierbar, wenig verständlich, wenig dokumentiert, bestimmen über unser Leben

Relevanz für das Information Management:

• Selbstlernende Systeme halten auch in das klassische Enterprise Information Management Einzug: automatische Klassifikation, selbstgenerierende Aktenstrukturen, selbstoptimierende Workflows, antizipierende Informationsbereitstellung, usw.

10. Services

• Services, Dienste, werden anders als in den mühsamen Gehversuchen der SOA Service Oriented Architecture der Vergangenheit als einzelne Module auf beliebigen Devices – ob in der Cloud oder On Premise – zum beherrschenden Informationsarchitekturansatz
• Services, begrifflich doppelt besetzt – hier im Sinne von Dienstleistungen, müssen dabei zunehmend wegfallende herkömmliche Geschäfts- und Arbeitstätigkeiten ersetzen

Relevanz für das Information Management:

• „Content Services“ ist der Ausdruck der Adaption der Service-Idee anstelle der bisherigen „Management“-Ansätze in DM, ECM, DAM, RM, EIM usw.
• Es wird gern vergessen, dass Services auf einer Middleware im Untergrund der Systeme und ein „federated Repository“-Ansatz schon immer Bestandteil der ECM-Vision von 2000 waren

Die Trendeinschätzungen der Teilnehmer am Update

Wie in den Vorjahren gab es wieder eine Liste aktueller Trendthemen “zum Ankreuzen”. Zusätzlich fragten wir ohne Vorgaben nach den 5 wichtigsten Trends entsprechend der Einschätzung der Teilnehmer. An jeden Teilnehmer der Seminare in Hamburg, Düsseldorf, Frankfurt, München und Berlin wurde ein Fragebogen verteilt. Nicht alle Fragebogen wurde vollständig ausgefüllt = “keine Angabe”. Nicht alle Fragebogen wurden zurückgegeben. Die Fragebogen waren nach “Anwender”, “Anbieter”, “Berater” und “Journalist” kategorisiert. Die folgenden Auswertungen fassen die Ergebnisse aller Orte und aller Teilnehmer-Kategorien zusammen. 63 Fragebogen wurden zurückgegeben.

Vorgegebene Themen im Fragebogen: Multiple Choice

Wie im vergangenen Jahr haben wir hier die wichtigsten Themen farblich für Sie gekennzeichnet. Die Themen Digitale Transformation, Compliance, Datenschutz und Datensicherheit waren dieses Jahr groß im Kommen, eine deutliche Mehrheit befand diese Themen für sehr relevant. Hier ist sicherlich aktuell die DSGVO ein Thema, das alle beschäftigt. Dementsprechend spielt auch das Thema Information Governance eine wichtige Rolle. Zumindest im Kreis der Teilnehmer wurden IoT, Industrie 4.0 Sharepoint, elektronische Signatur, Social Media und WCM als weniger wichtig betrachtet. Collaboration, BPM, Change Management und Mobile Lösungen wurden als wichtig angesehen.

Tabelle 1: Update Information Management 2018: Multiple Choice (alle Orte, alle Kategorien)

Wählt man nun den direkten Vergleich der Multiple-Choice-Angaben der Verabstaltungen von 2018 und 2017, ergeben sich doch einige interessante Verschiebungen der Interessenslage. Die Angaben wurden entsprechend den unterschiedlichen Bezugssummen hier in Prozente umgerechnet (fehlende % an 100 sind “kann mir darunter nichts vorstellen” und “keine Angabe”).

So konnte sich in 2018 zum Beispiel die Bekanntheit des Begriffes Content Services verbessern. Die klassischen Themen wie Dokumentenmanagement, Enterprise Content Management und Enterprise Information Management finden weniger Interesse. Besonders auffällig ist der Rückgang des Interesses bei Elektronischer Signatur, E-Mail-Management, Records Management und Social. Der Dauerbrenner Elektronische Archivierung lässt nach und Verfahrensdokumentationen scheinen immer noch nicht alle zu haben.

Tabelle 2: Update Information Management 2018: Multiple Choice (alle Orte, alle Kategorien)

Freie Angaben im Fragebogen

Zusätzlich zu den Multiple-Choice-Angaben wurden die Teilnehmer gebeten, frei die maximal fünf für sie wichtigsten Entwicklungen anzugeben. Die zwei erstgenannten Einträge wurden als “sehr wichtig”, die drei weiteren als “wichtig” klassifiziert. Nicht bei jedem Teilnehmer gab es dann fünf Trends, bei manchem Fragebogen fehlte diese Angabe ganz. Den Teilnehmern war es freigestellt, auch Trends aus dem Multiple Choice zu benennen oder aber eigene Themen zu definieren. Letztere sind deshalb interessant, weil sie andere Aspekte beleuchten, die in den vorgegebenen Kategorien des Multiple Choice “untergehen”. Es wurden die Angaben aller Orte und Teilnehmer-Kategorien zusammengefasst. Die Sortierung erfolgte nach Häufigkeit in den beiden Wertigkeitsstufen.

Wie zu erwarten sind die fünf führenden Themen Künstliche Intelligenz, DSGVO, Cloud, Datenschutz und Digitale Transformation. Knapp dahinter Automatisierung, BigData, Mobile Lösungen und Sicherheit.

Tabelle 3: Update Information Management 2018: frei gewählte Begriffe  (alle Orte, alle Kategorien)

Vergleicht man nun die frei angegebenen Begriffe der Jahre 2018 und 2017, zeigen sich doch eine Reihe von Veränderungen in der Interessenslage der Teilnehmer (von denen über ein Drittel zum zweiten Mal oder bereits noch häufiger dabei war). 

Natürlich sind eine Reihe von Begriffen jedes Jahr dabei: Automatisierung, Big Data, Cloud, Collaboration, Compliance, Migration Search usw. Jedoch fallen auch immer wieder Themen, die im Vorjahr wichtig erschienen, heraus, z.B. markant Access und EDI. Je nach Teilnehmerzusammensetzung variieren natürlich die Themen.  Und mancher füllt den Fragebogen schon gleich zu Beginn aus, andere warten bis zum Ende. Auch hieraus ergeben sich thematische Verschiebungen. Wer es ganz genau wissen will, kann natürlich diese Tabelle auch mit denjenigen der Vorjahre abgleichen.

Tabelle 4: Vergleich der frei eingegebenen Begriffe zu den Trends der Jahre 2018 und 2017 mit Veränderungen

Dokumentation des Update

Die Dokumentation des Update wird in mehreren Schritten im Sommer und Herbst 2018 öffentlich verfügbar gemacht. Dieses Jahr wurden in Hamburg und Berlin auch Video-Aufzeichnungen der 4 Vorträge von Herrn Dr. Kampffmeyer gefertigt. Einzelne Videos gibt es bereits vorab. Die Dokumentation des Update Information Management 2018 gibt es in mehreren Formaten. Die Links werden rechtsprechend Freischaltung ergänzt:

• PDF mit allen Vorträgen und Gastvorträgen:
• Theum Wissensbasis, zusammen mit den Vorträgen der Vorjahre semantisch erschlossen:
• ePub, Kindle, structured PDF, HTML5:
• Einzelne Vorträge kontinuierlich in unserem Slideshare-Account: www.slideshare.net/DRUKFF
• Vollständige Handoutversionen der Vorträge von Dr. Kampffmeyer als PPTX:
  • Fast Forward:
  • Aktuelles zu Standards:
  • Aktuelle zu Rechtsfragen:
  • Aktuelle Trends (Auszüge siehe oben und Video):
• Vollständige Videos
  • Fast Forward:
  • Aktuelles zu Standards:
  • Aktuelle zu Rechtsfragen:
  • Aktuelle Trends: 
• Video-Auszüge in unserem Youtube-Channel www.youtube.com/channel/UC74uVGF-zwVQUPj2a_FX26w
  • Vom Wert der Information: www.youtube.com/watch?v=eT25i75IyyY
  • Die 10 PROJECT CONSULT Trends für 2018: www.youtube.com/watch?v=HZ4yCZMY3XA

Dokumentationen der vorangegangenen Updates seit 2004:

• PDF Handouts www.project-consult.de/content/handouts_aller_update_veranstaltungen