Records Management Basics

Records Management ist die international übliche Bezeichnung für die ordnungsgemäße Verwaltung von Aufzeichnungen. Wachsende Anforderungen hinsichtlich Compliance und Wirtschaftlichkeit in Unternehmen erfordern ein effizientes Records Management (RM). Die Prinzipien verbergen sich im deutschen Sprachraum hinter Begriffen wie revisionssichere Archivierung, Schriftgutverwaltung oder elektronische Akte. Records Management unterliegt zum Teil strengen regulativen und gesetzlichen Vorgaben. Es dient generell zur Sicherstellung von Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit der einzelnen Arbeitsprozesse, sowie der damit verbundenen Information.
Das eintägige Seminar mit einer längeren Mittags- und zwei kürzeren Kaffeepausen führt in die Grundlagen des Records Managements ein und ist auch für Neueinsteiger geeignet.
Die Teilnehmer erhalten eine ausführliche Dokumentation einschließlich der Folien im verarbeitungsfähigen Format.

Agenda

• Begrüßung und Zielsetzung
• Einführung
  • Stellenwert des Records Management in Deutschland
  • Warum Records Management: rechtliche und regulative Anforderungen
• Definitionen
  • Definitionen zu Records Management, Compliance & Information Governance
  • Records Management, elektronische Akte & revisionssichere Archivierung: Unterschiede und Gemeinsamkeiten
  • Prinzipien von Records Management, Information Governance & Compliance
• Normen und Standards für Records Management
  • ISO 15489:2016, ISO 3300x, Moreq2010 und andere
  • Architektur von Lösungen
• Records Management die Organisation von Information
  • Strukturelle und funktionale Prinzipien
  • Metadaten
  • Taxonomie und Schema
  • Klassifikation und Vererbung
  • Navigieren, Suchen und Visualisieren
• Funktionale Komponenten des Records Managements
  • Lebenszyklus-Modell
  • Erfassung
  • Deklaration
  • Nutzung
  • Audit-Trails und Protokolle
  • Aussonderung & Löschung
• Aufbewahrung und Erschließung
  • Aufbewahrung und Aufbewahrungsfristen
  • Legal Hold und E-Discovery
  • Datenbanken, Enterprise Search, Analytics und andere
• Vorbereitung der Einführung von Records Management
  • ISO 21946 Appraisal von Records Management
  • Records- und Informationslandkarten
• Besondere Anforderungen
  • Records Management mit Inhouse-, Outsourcing und Cloud-Lösungen
  • Records Management als integrierte Funktionalität von Systemen: SAP, Sharepoint, M365 und andere
  • Schriftgutverwaltung im E-Government Deutschlands: elektronische Akte (OKeVA)
• Ausblick 
  • Aktuelle Marktstudien
  • Trends und Anbieter im Records Managements
• Abschlussdiskussion

Hinweis: Themen, Inhalt und Material sind sehr umfangreich und nicht alle Punkte der Agenda werden in Tiefe behandelt. Für Inhouse-Veranstaltungen kann das Seminar auch als zweitägige Veranstaltung gebucht werden.

Zielgruppe

Führungskräfte, Projektleiter und Mitarbeiter aus den Bereichen:

• Fachabteilungen, die revisionssichere Archivierungs- und Records-Management-lösungen einführen wollen
• Informationsmanagement
• Organisation und Datenverarbeitung
• Archiv-, Records- und Dokumentenmanagement
• Revision
• Prüfungsstellen

Teilnehmerzahl

Das Seminar ist auf eine Teilnehmerzahl von vier bis zehn Personen ausgelegt.

Organisatorisches

Seminare und Kurse werden als Inhouse-Veranstaltung durchgeführt. Für Inhouse-Veranstaltungen wird das Programm auch individuell zusammengestellt, auf die aktuellen Anforderungen des jeweiligen Kunden zugeschnitten und die erforderliche Raumausstattung sowie Teilnehmerverpflegung festgelegt.

Anfrage.

Referenten

• Dr. Ulrich Kampffmeyer
  Curriculum auf Wikipedia
• Lars Lampe