Lange vorhergesagt, nun ist er da: der ernsthafte Eintritt der Anbieter von Electronic File Sharing & Synchronisation (EFSS) in den Markt von Enterprise Content Management (ECM). Das Ziel ist ECM aus der Cloud! Der Anbieter Box macht gleich mit zwei aktuellen Ankündigungen die Sache klar.

In Deutschland konnte man früher die EFSS-Lösung von Box direkt oder auch über das Angebot der Telekom fürs elektronische Büro nutzen. Nun kooperiert Box mit IBM, um in deren Rechenzentren weltweit Box anbieten zu können und die jeweiligen nationalen oder regionalen Auflagen für die Speicherung der Daten und Dokumente zu erfüllen. Eine recht gute Zusammenfassung der Auswirkungen des Deals zwischen Box und IBM bringt George Parapadakis in seinem Blog.
Die Zusammenarbeit mit IBM (auch wenn diese selbst ein EFSS Feature im Navigator haben) ist auch eine Antwort z.B. auf den Vorstoss des Marktbegleiters Dropbox mit Microsoft. Und natürlich auch eine Positionierung gegen den wachsenden Druck seitens Amazon (Glacier) und Google (Nearline). Bei Thema Speicher, Archive, Verteilung und Nutzung von Dokumenten in der Cloud steht jetzt der große Verdrängungskampf bevor. Die Sharing-Anbieter, die mit einfachen Lösungen zum Speichern, Synchronisieren und Teilen von Daten und Dokumenten – meistens sogar kostenfrei – den Markt aufgerollt hatten, müssen sich jetzt um neue USPs und neue Angebote kümmern, die zum Geldverdienen gut sind. Andere Anbieter stehen bereits in diesem Segment in den Startlöchern.

Bleibt die Frage: wieviel ECM Enterprise Content Management steckt denn in den EFSS-Produkten?
Bisher recht wenig – ein bißchen Dokumentenmanagement, ein bißchen Versionierung, ein bißchen Renditioning, ein bißchen Verteilen und Versenden. Aber wie wir ja wissen, sind im Management von Anbietern wie Box oder Dropbox durchaus Leute, die vorher bei klassischen ECM-Anbietern waren. Die EFSS-Szene weiß was ECM ist 🙂 . 

Anfang des Jahres wurde die "Box Enterprise" Lösung angekündigt. Dazu kam die Integration mit Microsoft Office365. Bereits seit längerem konnte Box im Bereich der öffentlichen Verwaltung reüssieren, z.B. in England und den USA, wo sehr harte Sicherheits-, Compliance- und Governance-Vorgaben gelten. Die aktuelle Ankündigung von "Box Governance" (erst fünf Tage zuvor hatte Dropbox auch neue Features angekündigt 🙂 ) zielt nun auf den Unternehmensmarkt mit klassischen ECM-Themen. Es geht um Records Management nach den harten Regeln der US-amerikanischen Steuerbehörde und anderen Compliance-Anforderungen. Das Records Management von Box schließt Funktionalität wie unveränderbare Archivierung, Verwaltung der Aufbewahrungsfristen, Sicherheits- und Zugangsrichtlinien sowie e-Discovery und Legal-Hold-Funktionalität ein. Box Governance ist vom Funktionsumfang mit den üblicherweise verbreiteten Records-Management-on-Premise-Lösungen durchaus vergleichbar.

Richtig Dampf käme dann in die Sache, wenn man BOX EFSS mit ECM und Case Management sowie mit IBM Watson kombiniert. Die Automatisierung der Informationsaufbereitung und -erschließung ist der Schlüssel zur Bewältigung der wachsenden Informationsmengen. Es kann also durchaus mehr sein, als nur IBM Rechenzentren und Services zu nutzen.

Was kommt als Nächstes?
Box, Dropbox, Evernote, ProjectPlace, Office365 und all die anderen gehen in Richtung strukturierte Collaboration und erreichen damit das Themenfeld Business Process Management, Case Management und Workflow. Darüberhinaus spielt die Integration mit führenden Anwendungen wie ERP, CRM, PLM usw. eine immer größere Rolle. Längst wird auch hier in Inhouse- wie auch in SaaS-Lösungen auf Filesharing und Synchronisation zurückgegriffen – teils mit den oben erwähnten Produkten, teils aber auch mit traditionellen Lösungen wie z.B. OpenText. EFSS wird ECM okkupieren – aber ohne die Altlasten von ECM. Das Rad wird einfach neu erfunden. Man beschränkt sich aufs Wesentliche – was viele brauchen. Ziel ist, die Anwender in eine Abhängigkeit zu zwingen, in dem man möglichst viel der wichtigen Inhalte in die Cloud schaufelt. Einmal drin, einmal mit einem Anbieter "verheiratet", ist das "Entkommen" dann schwierig und aufwändig.

Ein Risiko bleibt: geht man in die Cloud mit Compliance-relevanten Daten und Dokumenten bekommt man mit der Information Governance unter Umständen einen schwer lösbaren Konflikt.