Verkürzung von Aufbewahrungsfristen durch DSGVO?
23. April 2020 14:19 Uhr | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Permalink
Einerseits kommen neue Regelungen durch die DSGVO: das Löschen von personenbezogenen Daten muss schneller und konsequenter gehen. Die kaufmännischen Regeln von HGB, AO und GoBD sehen einen Vorrang, müssen aber auch in Bezug auf Löschanforderungen konsequenter durchforstet werden.
Im Bereich Personal und Personaldaten gibt es neue Regeln zum Aufbewahren, die z.B. Lohnabrechnungen, Beitragsberechnungen, Bemessung von Entgeltersatzleistungen und andere Dokumente betreffen. Hier sind neben den Anforderungen der DSGVO natürlich auch lohnsteuerliche, sozialversicherungsrechtliche oder arbeitsrechtliche Aufbewahrungsanforderungen zu berücksichtigen. Andere Dokumente wiederum wie Entgeltabrechnungen oder Ersatzleistungen im Krankheitsfall können relativ schnell entsorgt werden. Für alles andere gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Aktuelle Aufbewahrungsfristen im Umfeld von Lohn & Gehalt
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist in Jahren |
| Abrechnungsunterlagen | 6 |
| Aktenvermerke | 6 |
| An-, Ab- und Ummeldungen/Sozialversicherung | 10 |
| Arbeitnehmersparzulage (Verträge) | 6 |
| Auftragsbestätigungen | 6 |
| Außendienstabrechnungen | 10 |
| Bankbelege | 10 |
| Belegzusammenstellungen | 10 |
| Betriebsabrechnungsbögen | 10 |
| Betriebskostenabrechnungen | 6 |
| Betriebsprüfungsberichte | 6 |
| Bewirtungsbelege | 10 |
| Buchungsbelege | 10 |
| Buchungsunterlagen | 10 |
| Dauerauftragsunterlagen | 6 |
| Entgeltbelege/-listen | 10 |
| Essenmarkenabrechnung | 6 |
| Fahrtenbücher | 10 |
| Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung | 10 |
| Finanzberichte | 6 |
| Geschenknachweise | 6 |
| Kontoauszüge | 10 |
| Lohnbelege/-listen | 6 |
| Lohnsteueranmeldung | 10 |
| Magnetbänder zur Datensicherung | 10 |
| Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung | 10 |
| Pensionskassenunterlagen | 10 |
| Portokassenbücher | 10 |
| Preislisten (Speise- und Getränkekarten), soweit sie Buchungsunterlagen sind | 10 |
| Programmbeschreibung für EDV | 10 |
| Provisionsabrechnungen und Unterlagen | 10 |
| Prozessunterlagen | 6 |
| Quittungen | 10 |
| Rechnungen | 10 |
| Reisekostenabrechnungen (Buchungsbeleg) | 10 |
| Sachkonten | 10 |
| Schecks | 6 |
| Steuererklärungen | 10 |
| Steuerunterlagen | 10 |
| Telefonrechnungen | 10 |
| Vermögenswirksame Leistungen Buchungsunterlagen | 10 |
| Verträge | 6 |
| Werbegeschenknachweise | 10 |
| Zahlungsanweisungen | 10 |
| Zinsberechnungen (Buchungsbeleg) | 10 |
