Stichtag 27.11.2020: XRechnung

Noch ein Monat. Eigentlich ist es schon länger klar: die Öffentliche Verwaltung in Deutschland setzt auf die elektronische Rechnung. Wer nicht auf diesem Weg seine Rechnung stellt, bekommt zukünftig auch kein Geld mehr. Dies dürfte der elektronischen Rechnung endgültig zum Siegeszug verhelfen. Jedoch sind einige Hürden noch zu bewältigen. Eine Webseite der Bundesverwaltung bietet hierzu Orientierungshilfe: https://www.e-rechnung-bund.de/.

Grundlagen sind die europäische Norm EN 16931 für das Format und rechtlich für Deutschlands Verwaltung das E-Rechnungsgesetz (E-RechG) und die E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV). Die Pflicht zur Annahme elektronischer Rechnungen gab es für Bundesministerien und Verfassungsorgane bereits seit dem 27.11.2018. Der Fahrplan für den Bund seitens des Gesetzgebers ist eigentlich klar:

• 11/2018: Oberste Bundesbehörden
• 11/2019: Auftraggeber des Bundes
• 2018-2020: Auftraggeber der Länder
• 2018-2020: Kommunale Auftraggeber

Auf Landesebene herrscht dagegen immer noch Wirrwarr: https://www.verband-e-rechnung.org/xrechnung/ .

Maßgabe für alle ist die elektronische Rechnung im XRechnung-Format. Dieses rein datenorientierte XML-Format kann nativ oder aber auch im header von Formaten wie ZUGFeRD vorliegen. Das XRechnung-Format deckt nicht alle denkbaren üblichen Rechnungsausprägungen ab, z.B. das Bauwesen und andere komplexere Anwendungsfälle zeigen noch Lücken auf. Und auch Prozesse, wo z.B. eine Rechnung erst fachlich freigegeben werden muss bevor sie überhaupt eingereicht werden kann, haben noch so ihre Tücken.

Was heißt dies für den Anwender?

Auf Seite des Empfängers, der öffentlichen Verwaltung, müssen sich alle Organisationen auf den Empfang, die Prüfung und die elektronische Verarbeitung der E-Rechnung einrichten. Dies läuft – zum Teil zentralisiert über Portale oder Rechenzentren.

Diejenigen Unternehmen, die viel mit der Öffentlichen Verwaltung Geschäfte machen, sollten sich schon heute auf XRechnung als Standardausgabe-Format einstellen – auch wenn es erst nur wenige XRechnungen für die Bundesverwaltungen geben wird. Der Zug ist losgefahren und es werden vermehrt XRechnungen gefordert werden (ob da weiterhin ZUGFeRD eine sinnvolle Alternative ist, muss sich noch erst zeigen).

Die meisten Anbieter von ERP-, FiBu- und anderer kaufmännischer Software bieten das XRechnungsformat für die Ausgabe inzwischen an. Bei einigen automatisch und kostenfrei bei einem Update der Software, bei anderen zusätzlich und gegen Aufpreis zu installieren.

Gerade kleinere Unternehmen, die nur eine Handvoll Rechnungen im XFormat übers Jahr erzeugen müssen, ist der mit Kosten verbundene Aufwand häufig zu groß (und, liebe Anbieter von ERP/FiBu/ERechnung-Software, es macht keinen Sinn extra Geld zu fordern und Aufwände zu generieren – die E-Rechnung mit ihren Ausprägungen gehört in den Standardlieferumfang der Ausgabeformate. Nur so lässt sich eine schnelle Verbreitung mit hoher Akzeptanz erreichen). Dann muss man sich für diese Rechnungen andere Wege überlegen. Derer gibt es zwei über offizielle Web-Portale:

• ZRE Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (für E-Rechnungen an die unmittelbaren Einheiten der Bundesverwaltung selbst)
• OZG-RE OZG-konforme Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (hier gehören E-Rechnungen an angebundene Einrichtungen, mittelbare Bundesverwaltungen und Verwaltungen der Länder hin, die dann entsprechend weitergeleitet werden)

In diesen Plattformen legt man einen Account mit Profil an und kann dann dort seine Rechnung direkt eingeben, die dann vom Portal XRechnungs-formatiert weitergeleitet wird. Buchhalterisch nicht ganz sauber, weil man eine “Zweitschrift” manuell in einem anderen Format erzeugt als diese Buchhaltungssoftware originär erzeugt und an die Aufbewahrung übergibt – wenn man denn nicht die Zusatzfunktionalität für die kaufmännische Software kauft.

Der Druck, den die öffentliche Verwaltung nun in Bezug auf die Umsetzung der E-Rechnung auf die freie Wirtschaft ausübt, wird zu einer hohen Verbreitung in den nächsten zwei Jahren führen.
E-Rechnung ist der Standard.
Papierrechnung ist “out”.
Und mobile E-Rechnung mittels Mobilgerät im Kommen.