In einem Bulletin an die Chefs der Bundesbehörden mit dem Betreff "Revised Format Guidance for the Transfer of Permanent Electronic Records" definiert die NARA (The National Archives and Records Administration), welche Formate für den Transfer von "Permanent Electronic Records" erlaubt sind.

Das Bulletin ersetzt alle vorherigen Anleitungen bezüglich der zulässigen Formate beim Transfer von Permanent Electronic Records an die NARA und betrifft alle Electronic Records, die dauerhaft aufbewahrt werden sollen.

Hauptunterschiede gegenüber vorheriger Anleitungen sind:

a. There is no longer guidance dedicated to the Portable Document Format (PDF). PDF is now listed in each of the format categories for which it is appropriate. If PDF does not appear within a format category, then it is not appropriate for use with electronic records of that type
b. Scanned text and digital photographs are now together in the format category, Digital still images, which also includes a sub-category specifically for Digital posters;
c. There are now categories for Digital audio and Digital moving images, which expand on the Frequently Asked Questions (FAQ) About Digital Audio and Video Records;
d. There is a format category specifically for Computer aided design (CAD);
e. Word processing and office automation formats are identified as appropriate for use with textual records.

In dem Bulletin werden neue Format-Kategorien vorgestellt:

• Computer aided design (CAD)
• Digital audio
• Digital moving images
• Digital still images
• Geospatial
• Presentation
• Textual data (word processed, formatted and unformatted (plain) text)
• Structured data (databases, spreadsheets, statistical and scientific data)
• Email
• Web records

Die zugehörigen zulässigen Formate sind in einer Tabelle (APPENDIX A) aufgeführt.

Es muss sich beim Transfer jedoch nicht für ein einziges Format entschieden werden.

Das Bulletin "Revised Format Guidance for the Transfer of Permanent Electronic Records" mit weiteren Informationen finden Sie hier: http://1.usa.gov/1hN0wqi

Welche Standards für "volatile mediale Formate" machen Sinn?

Grundsätzlich stellt sich bei der längerfristigen Aufbewahrung und Archivierung die Frage, ob man auf wenige, standardisierte Formate konvertieren soll oder ob man aufg eine "Viewer"-Strategie setzt, in der Hoffnung, dass es für die meisten Formate Anzeige-Programme gibt. Je nach Anwendung kommt dann meistens eine "Misch-Strategie" zum Einsatz, wo man das orginäre Format zusammen mit einem standardisierten Anzeigeformat unter dem gleichen Index archivert. So ist sowohl die Anzeige durch die Konvertierung wie auch die Originalität gewährleistet. Video, Audio, Multi-Media, 3D, Web-Formate etc. stellen durch laufende neue Entwicklungen dabei für die Langzeitarchivierung besondere Problemfälle dar.

Das PROJECT CONSULT Seminar "Elektronische Archivierung" beschäftigt sich auch mit diesen Formatfragen. Nächste Termine:

Teil 1: Einführung 24.06.2014 Anmeldung
Teil 2: Vertiefung 25.06.2014 Anmeldung