AIIM international hat eine Studie im Rahmen der Industry Watch Whitepaper zum Thema “Accessible AND Secure – Best Practices for Automating Information Governance” veröffentlicht: http://bit.ly/AIIM-IW-Automation-InfoGov. Schwerpunkt des 20seitigen Inhalts sind die fünf Aussagen, die sich in folgenden Abschnitten wiederfinden:

“1. Relative to five Years ago, there has been a modest but definite Shift in the Importance Organizations place upon effective Information Governance

2. The Risk/Benefit Profile that Organizations attach to Information Governance is becoming more mature

3. New Approaches are needed when it comes to ‘selling’ Information Governance

4. First Generation Tools are being widely used to move beyond legacy Paper-based Records Management Strategies and automate core Information Governance Processes

5. There is a clear Gap between Good intentions and Reality when it comes to the Adoption of Next Generation Tools like AI and Machine Learning to automate Information Governance”

Für alle Records-Management- und Information-Governance-Projekte interessant sind die Aussagen zur Umsetzung von Policies, Richtlinien – hier nur einige Auszüge aus dem WhitePaper: 

“What have been your three biggest issues in creating a information governance policy?” — 2019 — im Vergleich zur Untersuchung — 2014 —

Die wichtigsten Faktoren für die Erstellung und Umsetzung einer Records-Management-, Information-Management oder Information-Governance-Richtlinie sind immer ind er Organisation selbst und in der Bereitschaft zum Wandel begründet:

 

“Automated classification is the only way to keep up with the volumes coming at us.“

Die Hoffnung, dass Technik alle unsere Probleme löst, werden natürlich durch die Werbung der AI/KI-Anbieter beflügelt. Zwar ist KI der wichtigste Treiber aktuell, aber gerade Information Governance, die geordnete Informationen und ein geordnetes Vorgehen voraussetzt, sollte man nicht zu sehr auf die Effekte der Automatisierung setzen. Dennoch setzen 2019 immer mehr Anwender auf diese Strategie.

“We feel confident that we can identify what can is save to delete.”

Zunächst bedarf es einer Informationslandkarte, um überhaupt zu wissen, was für Information mit welcher Qualität man eigentlich wo gespeichert hat. Der größte Anteil von Information ist ROT, ‘redundant, outdated & trivial’. Die Meinung der Anwender hat sich jedoch seit 2014 erheblich verbessert was die Kenntnis von Speicherorten, Wert von Information und Information Governance angeht.

“Which of the following do you consider to be the biggest risks to your company from a failure of information governance?“

Wie immer geht es um Menschen, Motivation und Organisation. Policies, Regeln, sind immer eine zusätzliche Bürde und man muss sehr ausgewogen mit allen Beteiligten an das Thema herangehen. Die folgende Grafik zeigt die Gründe, warum man sich überhaupt des Themas annimmt:

“Which of the following Elements are included in your information governance policy?”

Je nach Branche und Geschäftstätigkeit unterscheiden sich Anforderungen, Gegenstand und Umfang von Policies. Eine Reihe von Elementen sind durch die Corporate Governance, rechtliche Vorgaben und Record-Management-Standards verpflichtend. Aufbewahrungsfristen, Wert der Information, Zuständigkeit, Ownership, Information Lifecycle, Sicherheit, Datenschutz, Audit-Trails und andere gehören immer dazu.

“Next Steps – Information Governance is a Team Effort”

Am Schluss gibt es einen Abschnitt zum Vorgehen in Projekten zur Schaffung einer Information Management Policy und Information Governance.

Die Ergebnisse der Studie werden je Kapitel um Auszüge aus dem CIP Certified Information Professional Programm ergänzt.

Die Studie adressiert die organisatorische Seite des Informationsmanagements und zeigt Lösungswege, wie zukünftig durch Künstliche Intelligenz, Maschinenlernen und Automatisierung die wachsenden rechtlichen Anforderungen und Compliance-Vorgaben bewältigt werden können. Als erster Einstieg daher sehr geeignet.