In den USA gelten für die Aufzeichnungen des Präsidenten und des White House besondere Regeln, die im Presidential Records Act festgelegt sind. Erläuterungen zur aktuellen Fassung finden sich auf mehreren Seiten des National Archives (NARA), des Congressional Research Service oder einfach auf Wikipedia. Der RPA regelt, dass alle Aufzeichnungen dem Nationalarchiv übergeben werden müssen (aktuelle Version 2014).

Es gibt zwei Anlässe, sich diese näher anzusehen: eine Klage gegen den noch amtierenden Präsidenten der USA, Donald Trump, und ein generelles Problem des Records Management.

Donald Trump wird vorsorglich verklagt, die Bestimmungen des RPA Presidential Records Act einzuhalten. Ziel ist, das Problem zu adressieren und vor Gericht zu bringen, ehe alles vernichtet wird. Trump ist bekannt dafür, Dokumente einfach zu zerreißen (die dann mühselig zusammengeklebt werden müssen) und ungesicherte, öffentliche Kommunikationskanäle für offizielle Mitteilungen z.B. Twitter und andere zu nutzen. Auch Whatsapp wurde im Kreise seiner Berater benutzt und dies, wo man 2016 noch, verlangte Hillary Clinton für ihre privaten E-Mails einzusperren. Ob das Schreiben an das Weiße Haus und die Klage der Organisationen “National Security Archive”, “Society for Historians of American Foreign Relations”, “American Historical Association” und “Citizens for Responsibility and Ethics” etwas bewirken wird, ist fraglich. Auch hier wird schon wieder diskutiert, ob der Präsident alles vernichten lassen kann um sich dann selbst zu begnadigen. So richtig strafbewehrt ist der RPA nämlich nicht.

Wichtiger – und für alle relevant – ist die zweite Frage, die sich auch aus den Hintergründen der Klage ableiten lässt. Schon seit Jahren wird beklagt, dass papiergebundene Aufzeichnungen immer geringer werden und das elektronische Aufzeichnungen, Records, fast schon der Regelfall sind. Neben die Aufzeichnungen in einer Organisation oder einem Unternehmen sind längst zusätzlich Video-Sitzungen, Chats, Social Media-Posts, Teams-Beiträge, Messenger-Nachrichten und andere digitale Kanäle getreten. Diese werden aber noch weniger dokumentiert, als die internen innerhalb der Organisation vorliegenden Daten und Dokumente. Hier sind meistens bereits professionelle Records-Management-Lösungen im Einsatz, die helfen, die Compliance- und Governance-Anforderungen einzuhalten. Auch wenn diese vielfach schlecht gepflegte Insellösungen sind, ist der Zustand der Dokumentation hier jedoch deutlich besser und nachvollziehbarer als bei allen Internet- und Kommunikationskanälen. Aber auch diese Kommunikation und Informationen stellen entsprechend ihrem Inhalt, Wert und Rechtscharakter aufbewahrungspflichtige Aufzeichnungen dar. Dabei geht es nicht nur um den historischen Wert, der den Hintergrund der Klage gehen Trump betrifft, sondern auch generell um geschäftliche, steuerliche, vertragliche und andere Informationen, die für eine Organisation oder ein Unternehmen essentiell oder gar überlebenswichtig sind.

ECM Enterprise-Content-Management-, Records-Management- und Information-Governance-Konzepte sind daher so auszubauen, dass auch Quellen wie Social Media, Kurznachrichtendienste und digitale Video-Kommunikation als Records identifiziert und klassifiziert werden. Neben diesem grundsätzlichen problem treten dann noch technische Herausforderungen wie die Formate dieser Informationsobjekte, deren Metadaten, die Prozesse der Erfassung und Archivierung, die Sicherstellung der Anzeigefähigkeit auch in Zukunft, Urheberrecht und Datenschutz, Authentizität, usw. Es geht aber nicht nur um Technik, sondern auch um organisatorische Themen wie die Verantwortung – wer ist für die Aufbewahrung zuständig -, das Erkennen – wie weiß ein Mitarbeiter, was aufbewahrungspflichtig oder aufbewahrungswürdig ist -, Schulung – um ständig das Bewußtsein für das Thema aufrecht zu erhalten -, und Information Governance – generelle, einfach und konsistent umsetzbare Regeln für den Umgang mit elektronischer Information.

Records Management und revisionssichere Archivierung sind weiter wichtig. Sie müssen sich allerdings verstärkt mit den neuen Themen, neuen Medien und Formaten, neuen Plattformen und neuen Prozessen beschäftigen, um Wissen zu bewahren, Information effizient zu nutzen und die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen.

Mal sehen, was von den Aufzeichnungen des scheidenden Präsidenten, auch den digitalen wie Tweets und Videos, dann wirklich überbleibt und ob dann seine Wahlkampfparole “Lock her up” sich gegen ihn und sein Team wendet.

Das Thema Aufzeichnungen des US Präsidenten hatte ich schon einmal auf Linkedin angesprochen, wo sich dann eine Diskussion von einer Russin und einem Deutschen zum US-Recht entwickelte 🙂
Zum Thema Archivierung digitaler Informationsobjekte durch die NARA siehe auch diesen Beitrag vom Oktober 2020, letzter Absatz.