Sharepoint Syntex: Content Services, Künstliche Intelligenz und Automatisierung für das Dokumentenmanagement

Mit Sharepoint Syntex kommt jetzt der nächste große Anlauf. Sharepoint Syntex ist die im Oktober 2020 vorgestellte renovierte Version des Sharepoints, wie wir ihn aus der Online-Version von Microsoft 365 kennen. Sharepoint Syntex ist die erste Lösung die aus dem Microsoft Projekt Cortex veröffentlicht wurde. Cortex will mit Künstlicher Intelligenz die Microsoft Produktpalette auf eine neue Ebene heben. Unter dem Motto “Knowledge in Microsoft 365” werden Content Services, Künstliche Intelligenz und Automatisierung für die neu definierte Plattform Microsoft 365 bereitgestellt.

Sharepoint Syntex setzt auf das aktuelle Schlagwort Content Services – und nicht mehr auf Enterprise Content Management in der Vergangenheit. Mit Content Understanding, Content Processing und Content Compliance werden klassische Themen von ECM und Wissensmanagement angesprochen: Capture, Workflow und Records Management. Syntex soll die Inhalte von Sharepoint neu erschließen und mit Microsoft Graph nutzbar machen. Vieles an dem Konzept erinnert noch an Microsoft Delve.

Mit Content Understanding werden Aufgaben der Wissenserschließung angesprochen. Information soll aus den Objekten automatisch extrahiert, klassifiziert und mit Metadaten versehen werden. Dies bezeichnete man im Umfeld von ECM und Capture bisher mit Automatischer Klassifikation. Microsoft bietet hierfür jetzt AI-gestützte Modellierung an. Hierzu passt Content Processing mit dem Ansatz Informationserfassung, Übernahme in Sharepoint, Klassifikation, Bereitstellung und Verarbeitung zu automatisieren. Abgesehen von Überschneidungen mit Content Understanding werden hier Aufgaben von ECM Capture sowie aus dem Umfeld von RPA Robotic Process Automation adressiert. Es werden dabei die Content-Typen Bilder, Formulare und unstrukturierte Dokumente verarbeitet. Die Einbeziehung strukturierter Daten und der E-Mails direkt in Exchange bleibt bei diesem herkömmlichen ECM-Ansatz weiterhin ein Desiderat. jedoch ist die automatische Klassifikation, für die nur ein kurzer Anlernprozess benötigt wird, die wichtigste Funktion um die Arbeit der User zu erleichtern. Sie ermöglicht das “Tagging”, “Labeling” und Zuordnen in Libraries weitgehend automatisiert. Mit Content Compliance bewegt man sich dann in der Welt von Records Management, Datenschutz und Datensicherheit. Mit Syntex kommen auch neue Möglichkeiten der Informationsbereitstellung mit Topic Cards, Topic Pages and Knowledge Centers in Microsoft 365 für Office, Outlook und Teams zu Einsatz. Dies erhöht aber auch zugleich die Möglichkeiten für den Anwender sich in der Microsoft-Welt noch mehr zu verlieren (die Frage, … Wo ist mein Dokument? … im OneDrive, in Outlook Exchange, in welchem Team in Teams, im Sharepoint, im Chat, im Skype-Protokoll, im Dateisystem, im Content Center, im Wiki … ? stellt sich häufiger. So gesehen ist es notwendig, dass Microsoft hier endlich mal Ordnung schafft und eine saubere Nutzbarkeit der Information ermöglicht).

Natürlich kostet dies auch einiges an Geld: zusätzlich zur bisherigen Microsoft 365 Lizenz sind 60 € pro Anwender/Jahr für Sharepoint Syntex fällig. Delve ist dagegen kostenfrei, dürfte sich aber angesichts Syntex irgendwann ganz verabschieden. Im Vergleich zur Lizenzpolitik der traditionellen ECM-Anbieter bei On-Premise-Lösungen ist dies immer noch sehr wettbewerbsfähig.

Darf man bei Sharepoint Syntex schon ernsthaft von Künstlicher Intelligenz sprechen?

Microsoft Syntex basiert in Bezug auf die Künstliche Intelligenz auf einem Training (oder Teaching) Modell. Das heißt aktuell lernt Syntex nicht automatisch selbst sondern wird klassisch angelernt: nicht “Machine Learning” sondern der klassische Ansatz “Machine Teaching”. Ob man dann bei der Nutzung dieses regelbasierten Vorgehens überhaupt von Künstlicher Intelligenz sprechen kann ist fraglich. Auch der Ansatz der Wissenserschließung, der Renaissance von Knowledge Management, basiert auf klassischen Modellen wie der Abbildung, Klassifikation und Attributierung mittels Metadaten. Auch hier sehen wir immer noch den Schatten der bisherigen Enterprise-Content-Management-Ansätze. All diese Funktionen fokussieren auf Microsoft 365 als Cloud-Lösung. Wann, wie und ob diese Funktionalität auch vollständig für On-Premise verfügbar gemacht wird, muss sich noch zeigen.

Aus dem Cortex-Projekt werden noch weitere Module kommen. So wird auch am Thema BPM/RPA mit AI und selbstlernenden Funktionen gearbeitet. Erst mit selbstlernenden Funktionen kann Microsoft sich ernsthaft das Etikett Künstliche Intelligenz anheften. Sharepoint Syntex ist zwar eine notwendige und sehr nützliche Renovierung des bisherigen Sharepoint-Konzeptes aber noch nicht der ganz große Sprung.

Die Information-Management-Branche wird durch Microsoft noch mehr unter Druck gesetzt

Dennoch wird die Information-Management-Branche mit ihren Produkten rund um Content Services, Enterprise Content Management, Collaboration und Intelligent Information Management massiv in Frage gestellt. Man wird den potentiellen Interessenten erklären müssen, warum man denn noch ein zusätzliches CSP-ECM-DMS-IIM-EIM-Produkt benötigt, wenn man Microsoft 365 Sharepoint Syntex nutzt. Ist der Unterschied nur noch der revisionssichere Archivspeicher oder die Hürde nicht in Microsofts Cloud zu speichern? Neue Geschäftsmodelle, neue Unique-Selling-Points und neue Kundenansprache müssen für die Information-Management-Branche her.