Grundsätze der elektronischen Archivierung neu gefasst

Die Grundsätze der elektronischen Archivierung wurden im Mai 2009 neu gefasst. Die ursprüngliche Fassung erschien bereits 1996 und blieb 13 Jahre eine stabile Grundlage für die Prinzipien der elektronischen und der revisionssicheren Archivierung. Im Folgenden werden die ursprünglichen und die neugefassten Grundsätze einander gegenüber gestellt:

Ursprüngliche Fassung

(1996; Ulrich Kampffmeyer, Jörg Rogalla: Grundsätze der elektronischen Archivierung. Verband Organisations- und Informationssysteme e. V., Darmstadt 1997, ISBN 3-932898-03-6)

1. Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden
2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
3. Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein
4. Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist
5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können
6. Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können
7. Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können
8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist
9. Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist
10. Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen

Neue Fassung

(2009; Webseite des VOI e.V. http://www.voi.de)

1. Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden
2. Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren
4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden
5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden
6. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können
7. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden
8. Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden
9. Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden
10. Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein

Ob jede Änderung sinnvoll ist, mag jeder für sich selbst entscheiden.
Interessanter ist da schon eine andere Initiative, die versucht anstelle des Begriffes „revisionssichere Archivierung“ den Terminus „rechtssichere Archivierung“ einzuführen. Wie jüngst auf einer Tagung zu hören war, soll die revisionssichere Archivierung nur eine Untermenge, nämlich die kaufmännischen Unterlagen, der rechtssicheren Archivierung ein. Das hehre Ziel müsse die rechtssichere Archivierung sein, was einige Anbieter gleich wieder zum Anlass nahmen, ihre Produkte als „rechtssicher“ anzudienen. Dabei ging der grundsätzliche Aspekt der „Revisionssicherheit“ verloren. Es geht nicht nur um die Dokumente nach HGB, AO, GoBIT oder GDPdU, sondern um das Verfahren. Revisionssicherheit impliziert, dass nachgeprüft werden kann, ob die Vorschriften eingehalten werden. Revisionssicherheit ist so also eine Eigenschaft, die nicht im Vorwege einem Produkt angeheftet sein kann, sondern auf dem Einsatz beim Anwender fokussiert. Hier sind die organisatorischen Aspekte und die Nutzung genauso wichtig wie die technische Auslegung. Es verwundert nicht, dass die Verfechter der rechtssicheren Archivierung die gleichen Kriterien anlegen, wie bei der revisionssicheren Archivierung. Man suggeriert aber dem Anwender eine noch größere Sicherheit, die er durch Systeme nicht gewinnen kann. So gesehen ist der Begriff „rechtssichere Archivierung“ nur ein neues Etikett und die Grundsätze der elektronischen Archivierung, in der ursprünglichen oder in der neuen Version behalten in jedem Fall ihre Gültigkeit.

PROJECT CONSULT Newsletter 20090528