Der Abgang von Präsident Bush beschert der ECM-Branche gleich zwei schöne Beispiele, was im Umfeld von E-Mail beim Thema Compliance und bei der Archivierung schief gehen kann.
Das Parade-Beispiel der Bush-Administration wird auch viele Folienpräsentationen in den nächsten Monaten schmücken, dabei liegt der Ursprung des Dilemmas bereits einige Jahre zurück und im PROJECT CONSULT Newsletter haben wir das Thema so ziemlich genau vor einem Jahr zum ersten Mal aufgegriffen. Aber gehen wir einfach chronologisch vor.
Im Jahr 2002 wechselte das Weiße Haus von einer Lotus Notes E-Mail-Plattform mit Archivierungskomponente zu einer Exchange-E-Mail-Plattform. Wahrscheinlich das Ergebnis eines Abendessens. Im Februar 2003 gab es dann die ersten Probleme, offenbar mit PSTs, OSTs und Datensicherung. Im Zeitraum von Februar 2003 bis Oktober 2005 verschwanden dann etwa 5 Millionen E-Mails im Nirwana. Irgendwann fiel dieses auf. Am 26. Februar 2008 kam es dann zu dem denkwürdigen Hearing, wo sich das Weiße Haus vor dem Senatsausschuss „Committee on Oversight and Government Reform“ zum Thema „Electronic Records Preservation at the White House“ verantworten musste. Im Mai 2008 musste dann der verantwortliche IT-Manager des Weißen Hauses einräumen, dass Daten für mehrere Monate und unterschiedliche Zeiträume nicht vom Backup wiederhergestellt werden können. Dabei tauchte dann auch erstmals die Frage auf, ob dies ein technisches Problem sei oder ob auch intentionell gelöscht wurde. Dazu muss man wissen, dass das Weiße Haus einem amerikanischen Records Management Gesetz zur Aufbewahrung aller Dokumente (Federal Records Act) sowie der Präsident und der Vize-Präsident noch einmal persönlich einem weiteren Gesetz zur Aufbewahrung aller Aufzeichnungen (Presidential Records Act) unterliegen. Auf Basis der Ergebnisse des Hearings reichten dann im Jahr 2008 Organisationen wie die „Citizens for Responsibility and Ethics” und das “National Security Archive at George Washington University” mehrere Anklagen gegen das Weiße Haus ein. Im Januar 2009 waren es dann drei Prozesse, die gegen die Bush-Administration liefen. Am 13. Januar 2009 gibt der U.S. District Court Judge Henry Kennedy eine “document preservation order” als gerichtliche Verfügung heraus, die das Weiße Haus auffordert, die Arbeitsplatzrechner der Angestellten nach E-Mails für den Zeitraum zwischen März 2003 und Oktober 2005 zu durchsuchen. Zuvor hatte das Weiße Haus offenbar schon rund 10 Millionen US Dollar in die Suche nach den verschwundenen E-Mails investiert. Diese Frist zur Ablieferung der E-Mails endete am 20.01.2009, das Ergenbis ist noch nicht bekannt. Nur einen Tag nach dem District Judge, am 14. Januar 2009, gab der zuständige Richter am Federal Court ein Memorandum zum anhängenden Verfahren heraus. In diesem schreibt der Magistrate Judge John Facciola (Auszüge):
“The White House is ignoring the court's instructions to search a full range of locations for all electronic messages that may be missing.”
“The Executive Office of the President is limiting its search to offices subject to the requirements of the Federal Records Act. It also needs to examine different offices covered by a different law, the Presidential Records Act.”
“The importance of preserving the e-mails cannot be exaggerated.“
“The Justice Department says the government has finished a search that entailed spending more than $10 million to locate 14 million e-mails thought to be missing in 2005, when White House technical experts discovered a problem with the system.”
Die verlorenen E-Mails betreffen auch den Fall von Valerie Plame, deren CIA Tätigkeit offengelegt worden war, und Wahlspenden. Korrespondenz von Vize-Präsident Cheney zu Aktivitäten in Bezug zum Irak-Krieg kann in Teilen nicht wiederhergestellt werden. Ob sich Bush, Cheney oder andere führende Mitarbeiter der Bush-Administration noch einer Bestrafung entgegen sehen, ist eine offene Frage. Aber es ist davon auszugehen, dass unter der Obama-Administration noch etwas schärfer nachgesehen werden wird.
Dies ist die eine Geschichte um Bushs E-Mails. Die andere ist genauso interessant, aber offenbar nicht so pressewirksam.
Alle Unterlagen des Weißen Hauses müssen zum Ende der Legislatur beim NARA, der National Archives and Records Administration, abgegeben werden. Ob die NARA sich freut? Ich glaube nicht. Die NARA hat im November 2008 einen Krisenstab eingerichtet. Zuvor war erheblich in ein neues Archivsystem investiert worden. Und das problem, dass auf die NARA zukommen würde, war spätestens seit dem Hearing vor dem Senatsausschuss bekannt. Nicht allein die Menge, sondern die mangelnde Ordnung und Erschließbarkeit der elektronischen Dokumente – nicht nur E-Mails – stellt das Problem dar. Die Welle der digitalen Revolution ist erstmals bei einem Nationalarchiv mit voller Wucht aufgeschlagen. Und wenn man dann noch weiß, das Bush selbst nicht sehr Technikaffin war und Obama allein in einem Monat Wahlkampf mehr E-Mails produziert hat (bzw. hat produzieren lassen) als Bush in seiner gesamten 8jährigen Verweildauer im Weißen Haus, dann weiß man spätestens jetzt, was auf die Archive zukommt. Wirft man dann noch einen kritischen Blick auf die vielen Archivprojekte und die Gehversuche mancher Nationalarchive in Bezug auf elektronische Dokumente oder Digisate, dann muss man sich wirklich fragen, ob wir zur Zeit im Dunklen Zeitalter der frühen Informationsgesellschaft leben – so wird zumindest die Einschätzung zukünftiger Historiker lauten, wenn es so weiter geht.
Das was auf hoher Ebene passieren kann, wo es klare Regelungen und Gesetze gibt, warum soll dies bei Unternehmen, bei Organisationen, bei Privatleuten anders laufen? Wir halten Sie auf jeden Fall in unserem Newsletter auf dem Laufenden! Viel Spaß weiterhin beim E-Mail- und Records-Management, bei der Erfüllung von rechtlichen Vorgaben und beim Archivieren des Gedächtnisses der Informationsgesellschaft!

PROJECT CONSULT Newsletter 20090121