Ganzheitliches Information Management

Enterprise Content Management oder „zurück zu den Anfängen“

Bevor man sich mit den neuen Begriffen und Trends auseinandersetzen kann, gilt es den Ausgangspunkt zu bestimmen. Um nicht zu weit in der Geschichte der Nutzung physischer und elektronischer Dokumente zurückzugehen, nehmen wir hier die Jahrtausendwende. Im Jahr 2000 war gerade das Konzept von ECM Enterprise Content Management geboren. Das Akronym ECM sollte gleichbedeutend mit anderen Akronymen der Softwarebranche wie ERP, CRM, CMS, PLM etc. positioniert werden. Der Anspruch war, ECM zu einem bekannten und wichtigen Thema auf den Entscheideretagen zu machen. Dies dauerte einige Jahre. In Deutschland z.B. fing erst um 2006 ECM übliche Einordnungen wie DMS und Dokumentenmanagement zurückzudrängen.

Enterprise Content Management war schon immer ein weit gefasstes Konzept, das Strategie, Methodik, Vision, Funktionalität und Technologie beinhaltet. Seitens der Anbieter und damit der Branche wurden aber immer die in Produkten umgesetzten Funktionen und Technologien in den Vordergrund gestellt. Die fünf großen Bausteine des Konzeptes mit Erfassung (Capture), Nutzung und Verwaltung (Manage), Bereitstellung und Ausgabe (Deliver), Speicherung und Lebenszyklus-Management (Store) und Langzeitarchivierung (Preserve) rückten in den Vordergrund. Die fünf „Manage“-Komponenten Dokumentenmanagement, Collaboration, Web Content Management, Records Management & Workflow & Business Process Management bilden dabei den Kern für Nutzung, Bereitstellung und Schutz von elektronischer Information. Basis der Funktionalität war dabei eine Architektur basierend auf Such- und Ordnungsfunktionen, Middleware, Diensten, Schnittstellen, beliebigen Plattformen und übergreifender Verwaltung von Speicherorten.

Ursprüngliche Konzepte von Enterprise Content Management, die ECM als Methode und Strategie sahen, gingen über die Zeit verloren. Es blieben die technisch-funktionalen Aspekte des Komponentenmodells. Aber selbst dort gingen grundsätzliche Prinzipien von ECM verloren und werden heute als „neu“ angepriesen:  ECM als Dienstkonzept mit Services für alle Anwendungen, ECM als integrative Middleware, ECM als übergreifender „federated“ Speicherort. Vieles von dem, was bei ECM schon 2001 angelegt war, das Zusammenbringen strukturierter Daten und unstrukturierter Dokumente, das Zusammenwirken mit allen anderen Anwendungen im Unternehmen, die unabhängig von Zeit, Ort, Gerät und Format bereitzustellende Information und vieles mehr. Und man hätte ECM als Strategie längst von ECMS für Systeme abgrenzen müssen. Und ECM stand inzwischen für komplexe On-Premises-Systeme, die nicht mehr modern sind. So kam es denn zur „Krise“ des Begriffes.

Enterprise Information Management als Brücke von ECM

Bereits um 2011 kam das Akronym EIM auf. EIM für Enterprise Information Management soll die Brücke bauen vom herkömmlichen Enterprise Content Management und deutlich machen, es geht nicht nur um Dokumente und Dokumente, sondern um alle Informationen im Unternehmen. Die Trennung zwischen strukturierten und unstrukturierten Informationsobjekten wird dabei aufgehoben. Auch unterstützt dieser Ansatz das Management der Informationen außerhalb geordneter Bereiche wie dem revisionssicheren Archiv oder dem Records Management. EIM unterstützt so auch die Anforderungen einer Information Governance nachhaltiger.

Die grundsätzlichen Eigenschaften schlossen ein:    

• Einheitliches und übergreifendes Master Data Management, Adressmanagement und Berechtigungsmanagement
• Übergreifend nutzbare Informationsrepositories
• Verbindung von Anwendungen mit gemeinsamer Nutzung und Verwaltung von Daten
• Nutzung von Diensten, die eine gleiche Funktion einmal und allen Anwendungen zur Verfügung stellen
• Durchgängige End-to-End Prozesse – ohne Medienbrüche, transaktions-gesichert und durchgängig protokolliert
• Zentralisiertes Management aller Komponenten, Einstellungen, Parameter und Konfigurationen
• Sichere, plattform- und anwendungsunabhängige Verwaltung aller übergreifend genutzten Daten und Informationen
• Durchgängige IT-Governance über alle beteiligten Systeme und Prozesse

EIM Enterprise Information Management hatte das Zeug zum neuen Modewort der Branche zu werden. Es ist in Bezug auf ECM quasi eine „selbsterfüllende Prophezeiung“. Wichtig bei diesem Konzept ist, das ECM als Kern von EIM weiterbesteht und die typischen ECM-Funktionen dem Enterprise Informationen Management und anderen zur Verfügung stellt. Dabei wirkt der Nutzen in beide Richtungen: ECM stellt die notwendige Infrastruktur für EIM und andere Softwarelösungen bereit und EIM Komponenten und Funktionalität ergänzen das traditionelle ECM.

EIM stellt einen Rahmen für die Einbindung von Web- und Social-Media-Funktionen, multiple Ausgangskanäle und -formate für unterschiedlichste Plattformen einschließlich mobiler Geräte und Cloud-Angebote bereit. Enterprise Search und Analytics erschließen die vorhandenen Informationsbestände besser.

Enterprise Information Management bildet so ein komplettes Ökosystem, eine übergreifende Plattform, für verbesserte Informationsnutzung mit Technologien wie NLP Natural Language Processing, KI Künstliche Intelligenz, Wissensmanagement und semantischer Aufbereitung aller Inhalte. Universeller Zugriff unabhängig von Ort und Gerät, heute auch im Home-Office praktiziert, und universelle Kanäle für eine Informationsbereitstellung erweitern das Nutzungsmodell hin zum „Digital Workplace“. Hinzukommt weitere Sicherheits- und „Governance-Funktionalität: Identity Management, Datensicherheit und Datenschutz und generell der Ansatz der Information Governance.

Nur fand dieses Modell nicht bei Anbietern und Analysten ausreichend Zuspruch. Enterprise Information Management (EIM) als Brücke von Content zu Information konnte sich nicht genügend durchsetzen. 2016 kam dann das Analystenhaus Forrester mit neuen Einordnungen: „Transactional Content Services (TCS)“ und „Business Content Services (BCS)“. Business Content Services deckt dabei in etwa die Funktionalität eines ECMS ab.

Die Krise im Jahr 2017: „ECM ist tot“

Schon länger wurde um den Sinn und die Nützlichkeit des Konzeptes Enterprise Content Management diskutiert. Unternehmensweit eingeführte und genutzte Lösungen ließen sich selten finden. Besonders neue Funktionalität rund um die Cloud und mobile Endgeräte als neue Plattformen sowie Software-Trends rund um Analytics, Künstliche Intelligenz, Automatisierung und Übernahme von ECMS-Funktionalität in viele Geschäftsanwendungen erhöhten den Druck auf die traditionellen Anbieter. Marketiers und Analysten suchten längst nach neuen Schlagworten um Interesse mit „Neuheitscharakter“ hervorzurufen.

Der eigentliche „Knall“ kam aber 2017 vom Analystenhaus Gartner: „ECM is dead“. ECM sollte dabei noch nicht einmal ersetzt, sondern mit Content Services sollte etwas vollständig Neues geschaffen werden. Aber weder die Begriffe „Content“ noch „Services“ waren neu, denn Services waren in Gestalt von Diensten und von Service-oriented Architecture (SOA) schon immer Grundprinzipien und Bestandteil von Enterprise Content Management. Analysten wie IDC, Gartner, Forrester, Nucleus & Co. benutzen solche Begriffe um Märkte zu definieren und dort Unternehmen nebst ihren Produkten zu platzieren. Sie definieren damit Branchen oder Teilbranchen für ihre Studien. Sie sollen damit Anwendern Orientierung bieten, wenn diese nach bestimmten Funktionen und Eigenschaften Ausschau halten. Das Konzept von ECM war künstlich, das oder besser, die Konzepte von Content Services sind noch künstlicher. Die Definitionen und Einordnungen der Analystenstudien bieten nur oberflächlich Orientierung. Jeder Anbieter von Software entscheidet letztlich für sich, ob er sich diesem Markt zuordnet oder zuordnen lassen will. Hierbei spielt auch eine Rolle, dass es den markt für Content Services längst gibt – als Branche für Dienstleistungen bei der Content-Erstellung und -Publikation.

Content Services: was ist das eigentlich?

Das Konzept von Content Services nach Gartner (und anderer Analysten) geht von Diensten für bestimmte Funktionen aus, die eigenständig oder integriert in andere Anwendungen genutzt werden können, um Information zu verwalten und zu erschließen. Während ECM ein weitgespreiztes Dach bot, ist die bei Content Services von Gartner (die auch schon ECM sehr beschränkt abdeckten) sehr eingeschränkt. Komponenten wie Deliver für Output-Management, BPM Business Process Management für die Geschäftsprozesse, Web Content Management für die Verwaltung und Bereitstellung von Content im Internet und die elektronische Archivierung von digitalen Inhalten des Unternehmens sind ausgeklammert und werden als eigenständige Märkte betrachtet. Die große Vision, alle Informationen von ihrer Entstehung bis zur Vernichtung übergreifend und einheitlich nutzbar zu machen, hat man sich durch die Zerlegung in einzelne Kategorien verabschiedet. Content Services fokussiert sich auf reine Funktionalität und Technologie – ein Rückschritt.

Die Behandlung und Einordnung ist auch nicht sehr konsequent. Gartner runterscheidet so z.B. drei Rubriken bei Content Services Lösungen:

• Content Services Components (inoffiziell „CSCs“)
  Solche Komponenten sind z.B. Dienste zur OCR-/ICR-Wandlung, Protokollierung, Erzeugung von PDF/A, Digitale Signatur und andere, die in Content-Services-Anwendungen aber auch andere Lösungen integriert werden.
  
  
• Content Services Platforms (CSPs)
  Unter den CSPs verbergen sich die meisten ECM-System-Komponenten beginnend von Capture über Dokumentenmanagement, Collaboration und Records Management bis zur Aufbewahrung (aka revisionssicheren Archivierung). Dementsprechend finden sich hier auch die meisten der „ehemaligen“ ECM-Anbieter wieder.
  
  
• Content Services Applications (inoffiziell „CSAs“)
  Mit CSAs wird ein ganz anderer Trend adressiert, der bei den Anbietern längst die Strategie mit „leerer Plattform-Software“ überflügelt hat: das Lösungsgeschäft. Für typische Anwenderprobleme oder Branchenanforderungen werden Software-Lösungen erstellt. Dies können Posteingangssysteme, elektronische Akten, Rechnungseingangsverarbeitung und andere sein, die speziell auf definierte Fragestellungen zugeschnitten und vorkonfiguriert werden. Diese können CSCs und CSPs nutzen – müssen aber nicht.

Bisher in Studien und „Magic Quadrants“ durchgesetzt hat sich die Zuordnung der CSPs Content Services Platforms. Aber leider werden in den internationalen Studien häufig auch Äpfel und Birnen miteinander verglichen. Und es gibt natürlich Unterschiede in der Adaption international. Hier spielt auch eine Rolle, dass vielfach an Begriffen wie Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management festgehalten wird.

Heute wird bei Content Services meistens von CSP gesprochen: Content Services Platforms. Die Aspekte Applications und Komponents sind etwas in den Hintergrund gerückt. Studien und Auswertungen werden meistens nur zu Content Services Platforms veröffentlicht. Der Kern der Anbieter ist dabei in etwa gleich geblieben, obwohl auch eine Reihe neuer Mitspieler auftauchen. Dies ist aber häufig auf Übernahmen bereits gelisteter Anbieter zurückzuführen. So wurden Unternehmen wie Everteam, Nuxeo, Alfresco, Docuware und andere von Software-, Drucker- oder Webservice-Anbietern aufgekauft.

IIM: „intelligentes“ Informationsmanagement

Ungeachtet der Entwicklungen rund um Content Services gibt es als weiteres Konzept das Intelligent Information Management (IIM). IIM nutzt natürlich auch Content Services, geht aber deutlich weiter. Intelligentes, ganzheitliches Informationsmanagement schließt auch wieder Strategien, Methoden und Organisation mit ein. Mit dem – leicht umstrittenen – Begriff „intelligent“ wird zugleich die Brücke geschlagen zu Künstlicher Intelligenz, Automatisierung, Maschinenlernen, Software-Robotern und anderen neuen Entwicklungen, die die Nutzung und Erschließung elektronischer Information erheblich erleichtern. Dabei muss man auch berücksichtigen, dass der Begriff „Intelligence“ in den USA wenig zu tun hat mit der gehobeneren Bedeutung des Begriffes „Intelligenz“ im Deutschen.

Mit Intelligent Information Management wird die ursprüngliche Vision von ECM wieder greifbar. Es geht wieder um einen ganzheitlichen, methodischen und strategischen Ansatz. Content Services Platforms, DMS, ECMS … all diese Produkt-, Technologie- und Funktions-nahen Klassifikationen beschreiben letztlich nur Bausteine, die ein ganzheitliches Informationsmanagement ermöglichen sollen. Abgesehen davon, dass man sich den Begriffsbestandteil „intelligent“ sparen kann, gilt es alle Informationen im und außerhalb der Unternehmen und Organisationen mit Information Management zu nutzen, zu erschließen, zu schützen und zu bewahren.

Der internationale Dachverband der Branche hat sich nach vielem Hin-und-Her von ECM Enterprise Content Management abgewandt. Zwischenschritte waren „„Content Services – Your 2017 Survival Guide“, „ECM: Reports of my Death are greatly Exaggerated”“, „Systems of Record & Sytems of Engagement & Systems of Understanding“, „“ECM Land” & “Digital Workplace Land” und andere Schlenker. Dann kamen die ersten, wenig glücklichen Versuche, IIM Intelligent Information Management einzuordnen.

Dort finden sind Begriffe aus dem Umfeld von ECM wie Capture, Deliver und Preserve sowie neue Trendworte wie Create, Automate und Analyze. Die Zuordnung von funktionalen Eigenschaften unter diesen Überschriften ist nur selten passend. Man wollte die aktuellen Themen der damaligen Zeit, 2017, einfach nur irgendwie greifbar machen.

Dann gab es dann doch eine Definition seitens der AIIM international:

Die ursprüngliche Definition von ECM erscheint hier nur etwas aufgebohrt: IIM Intelligentes Informationsmanagement sind die Strategien, Methoden und Werkzeuge um Inhalte und Dokumente in organisatorischen Prozessen zu erzeugen, zu erfassen, zu automatisieren, bereitzustellen, zu sichern und auszuwerten. Dabei geht es bei IIM um die Handhabung, Erschließung und Verwaltung von unstrukturierten Inhalten und strukturierten Daten zusammen.

In einem nächsten Schritt versuchte man dann Intelligent Information Management konkreter zu fassen und in einen übergeordneten Rahmen zu stellen. Heraus kamen dabei Datenstellungen wie die Folgende:

Hier versuchte man einfach IIM und Content Services zusammenzubringen. IIM als das Dach, die Klammer für Analytics, Content und Process Services. Bei Analysten und Anbietern finden sich dann weitere, hieraus angeleitete Versuche, wo anstelle Von Analytics dann Knowledge auftaucht, wo aus Services wieder Management wird.

Soll man bei all den neuen Akronymen wie CSP, IIM und EIM mitmachen?

Der Akronyme und Begriffe gibt es noch Dutzende mehr. Ein einheitliche Bild einer Branche existiert kaum noch. Und noch etwas sollte man bedenken: die ganzen Diskussionen rund um Akronyme und Trends wie ECM, Content Services etc. werden immer noch aus den USA und der dortigen, englischsprachigen Begriffswelt getrieben. Ob die Begriffe und die Diskussionen Sinn machen wird zu wenig hinterfragt. Europa wie auch Deutschland ist immer ein Anhängsel und reagiert auf diese “Trends” sehr spät. Nur selten gelingt uns aus Deutschland heraus einen Begriff oder eine Diskussion zu treiben, wie dies mit “Industrie 4.0” gelang. Aber angesichts all der englischsprachigen Begriffe und der Dominanz der US-amerikanischen Software-, Kommunikations- und IT-Industrie sollte man sich langsam einmal fragen, was so in Indien oder China die Trends im Informationsmanagement sind. Wir leben in einer Blase “westlicher Ideen”. Nun wird man nicht auf chinesische Begriffe setzen wollen, aber eine Rückbesinnung auf deutschsprachige Begriffe wie Dokumentenmanagement helfen auch nicht weiter. Durch die Globalisierung müssen wir uns in Deutschland auch weiterhin mit den internationalen Begrifflichkeiten beschäftigen und noch bestehende “Lücken” füllen. So wird auch Records Management – ein wesentlicher Bestandteil von ECM Enterprise Content Management – als eigenständige Disziplin und Begrifflichkeit weiterbestehenden, weil hier durch rechtliche Vorgaben ebenso wie bei der revisionssicheren Archivierung (als deutsche Ausprägung des Records Management nebst Aufbewahrung) Funktionalität definiert ist. So wird es auch unterhalb des “Intelligent Information Management” weitere dedizierte Lösungsangebote geben und ECM ist nicht tot, sondern ist die Infrastruktur des Intelligent Information Management. IIM als neues Akronym dann nur ein neues Dach über bewährte Inhalte, die wir noch aus dem Chaos der Akronymologie befreien müssten.

Es macht Sinn, nur noch von Information Management zu sprechen!

Der Begriff Intelligent Information Management und sein Akronym IIM sind nun mal in der Welt. Nun gilt es, den neuen Begriff mit Leben, das heißt, konkreten Inhalten zu füllen. Er muss vom akademischen “Informationsmanagement” abgegrenzt werden, da dort der Begriff Information Management universeller und umfassender benutzt wird. Auch sollte man nicht Verarbeitungsanwendungen wie ERP, CRM oder PLM “aufsaugen”, sondern sich auf das Management der Information selbst konzentrieren. Sonst ufert das Thema aus und ermöglicht keine Identifikation von Anbietern wie auch Anwendern. Der Ansatz EIM Enterprise Information Management war schon gut, aber letztlich ist das “E” für Enterprise überflüssig. Und genauso überflüssig könnte sich das “Intelligent” erweisen – außer natürlich im Namen der AIIM um das Akronym zu bewahren. Also sprechen wir nun besser nur noch von Information Management.

Bisherige Definitionen von “Systemkategorien” wie Document Management, Image Management, Media Asset Management, Content Management usw. orientierten sich an den Objekten, die es zu veralten und zu erschließen gilt. Dies führte zur Bildung von Informationssilos. Die Trennung von “noncoded information” (NCI) und “coded Information” (CI) ist längst überwunden, da Information entsprechend ihrem Wert, Rechtscharakter und Inhalt übergreifend und zusammenhängend erschlossen werden muss. Mit den bisherigen Ansätzen springen wir zu kurz. Es geht nicht mehr nur um “Dokumente” oder “Prozesse”, es geht um alle Informationen. Ohne diesem Ansatz wird aus den hehren Schlagworten “Digitalisierung”, “IoT”, Büro 4.0″, „Digital Workplace“  usw. nichts. Bisherige monolithische Strukturen der Informationsverwaltung müssen sich ebenso wie die Produkte, die diese verwalten, ändern. Dies nur auf “Services” technischer Infrastruktur zurückzubilden – wie dies Gartner und andere tuen – langt nicht. Information Management als Strategie, als Set von Methoden, als ganzheitlicher Ansatz, darf nicht als Dienst im Untergrund der Systeme verschwinden. Information Management ist eine Management-Aufgabe auf Management-Ebene in den Organisationen und muss entsprechend in das Bewußtsein, in die Aufmerksamkeit gerückt werden. Wir sind zu 100% von der Verfügbarkeit und Richtigkeit elektronischer Information abhängig. Dies muss allen Beteiligten klar gemacht werden.

So gesehen ist Intelligent Information Management ein Schritt nach vorn – weg von ECM Enterprise Content Management und nicht in die Sackgasse der Content Services. Intelligent Information Management öffnet den Weg in die Zukunft mit selbstlernenden Softwaresystemen der künstlichen Intelligenz. Es zeigt, dass Software zum Partner, ja zum Kollegen, wird, mit dem man zukünftig zusammenarbeitet und zusammenlebt. Die AIIM wie auch die Anbieter gewinnen so wieder Anschluss an die zukünftigen Trends der Information- & Telekommunikation (ITK). Wir überwinden so auch die Grenzen des Denkens in traditionellen Dokumenten und öffnen uns der Idee, dass ein Dokument nur durch seinen Inhalt, Rechtscharakter und Wert definiert ist – und nicht durch sein Format. Es geht um elektronische Information in beliebiger Gestalt.

Diesen Weg haben wir bei PROJECT CONSULT schon vor langer Zeit beschritten. Von ECM zu EIM zu Information Management im Jahr 2008. ECM musste weiterentwickelt werden, um sich in der sich verändernden Information-Management-Landschaft behaupten zu können. Wir sprechen nur noch von Information Management – denn es ging immer nur um unsere 10 generischen Ansätze:

Geht man von Information Management als Klammer aller bisherigen Ansätze aus und ergänzt diese um die Konzepte der Information Governance, der Beherrschung der Information, dann ist man eigentlich gut aufgehoben und für die Zukunft gewappnet.

Die 10 Information Management Trends 2021

Die Berater von PROJECT CONSULT analysieren jedes Jahr durch intensiven Austausch mit Analysten, Kunden, Lösungsanbietern und Geschäftspartnern die erkennbaren teils fachlichen, teils technischen Trends und deren Auswirkungen auf das Information Management.

Trend 1: Home Office & Collaboration

Durch COVID-19 ist die Digitalisierung und die digitale Transformation beflügelt worden, und die Akzeptanz von Heimarbeitsplätzen wurde beschleunigt. Das Home-Office und Mobil-Office (Modern Workplace) gelten als die neue Arbeitsrealität (New Work Reality) und es werden sich flächendeckend Kollaborationslösungen aus der Cloud, allen voran Microsoft Teams, durchsetzen. Ebenso werden verstärkt Automatisierungsmechanismen in der Kollaboration und im Workflow-Management auch im Home-Office Einzug finden.

Das klassische Content Management wird ergänzt durch Meetings- und Video-Konferenz-bezogenes Content-Management inkl. Sprach-, Video-, Whiteboard-, Chat- und anderen Aufzeichnungen. Es entstehen neue Verantwortungs- und Zusammenarbeitsmodelle durch verteiltes Arbeiten.

Wir gehen aber auch davon aus, dass die Auswirkungen des Home-Office unterschätzt werden. Die Herausforderungen für Unternehmen und der Mitarbeiter bestehen in der Bewältigung von aufkommender Einsamkeit, Ineffektivität & Frust.

Welche Relevanz hat der Trend für das Information Management?

• Die Digitalisierung des Papiers ist Grundvoraussetzung für die ortsunabhängige Bereitstellung von Information 
• Collaboration war schon immer Bestandteil des ECM-Modells, setzt sich jedoch jetzt als eigenständige Disziplin ab
• Die Unterstützung von Home-Office- und mobilem, ortsunabhängigem Arbeiten ist von jeher ein Grundkonzept des Enterprise Information Management
• Daten und Informationen aus dem verteilten Arbeiten müssen konsolidiert, gespeichert, bewertet, organisiert und archiviert werden: Cloud und Mobile stellen neue, hohe Anforderungen an ECM
• Information Management und Information Governance sind Grundvoraussetzungen für Home-Office Collaboration
• Neue Benutzeroberflächen und Nutzungsmodelle machen Information intuitiver und einfacher erschließbar

Trend 2: Faktor Mensch

Und wiederum ist es die Pandemie, die einem bewusst macht, wie wichtig der Faktor Mensch bei diesen neuen Herausforderungen ist. Neben ethischen und auf die Zukunft ausgerichteten Fragen, ob der Mensch noch Taktgeber ist oder ob an einigen Stellen der Mensch durch Maschinen ersetzt werden kann, wird das Individuum gerade unter dem Aspekt des Home-Office wieder stärker in den Mittelpunkt gestellt. Anwendungen werden gemäß der „total neuen“ Erkenntnis ausgerichtet, dass Menschen diese intuitiv bedienen sollen. „User Experience“ bedeutet in diesem Zusammenhang positive Erfahrung.

Aber auch der Aspekt des „Work-Life Balance“ muss durch die Home-Office Ausrichtung neu bewertet werden. Es zeichnet sich an einigen Stellen eine „Always on“ Erwartungshaltung ab. Es wird zu einer Neudefinition der menschlichen Arbeit in einer automatisierten IT-Welt kommen müssen.

Es fehlt an einer Philosophie für die digitale Ära. Autoren wie Barthes, Joyce, Kafka, Murakami, Musil, Nietzsche, Schmidt, Wittgenstein und andere können hier helfen!

Welche Relevanz hat der Trend für das Information Management?

• Benutzerfreundliche Systeme
• Automatisierung auf sinnvolle Aufgabenfelder beschränken und Überautomatisierung vermeiden
• Bessere, verständliche Prozesse durch Usability zur Entlastung von veralteter, unnötiger Routine-Arbeit
• Menschengerechte Collaborationslösungen ohne Bevormundung durch die Technik
• Informationsmanagement als Unterstützung im Hintergrund der Systeme und nicht als Zwangsjacke und Kontrollinstanz

 

Trend 3: Sicherheit

Auch die Daten-Sicherheit erfährt eine vollkommen neue Bedeutung. Die Anzahl der Remote-Zugriffe auf Unternehmensdaten nimmt aufgrund der neuen Home-Office Welt stark zu. Dies erfordert neue Datensicherheits- und -schutzkonzepte, um auch Datenangriffe und Cyberkriminalität an den neuen Grenzen wie dem Home-Office entgegentreten zu können.

Neue Überwachungsmechanismen nach dem Prinzip „Proactive Protection & Loss Prevention“ sind vonnöten und werden weit oben auf der Agenda der Unternehmen stehen. KI-Tools werden bei der automatisierten Bedrohungsanalyse, -verhinderung und dem -management unterstützen können.

Des Weiteren sind rechtliche und Compliance-Anforderungen wie die Erfüllung des IT-Sicherheitsgesetz 2.0, die Business Continuity Umsetzung sowie der Schutz der Geschäftsgeheimnisse zu meistern.

Welche Relevanz hat der Trend für das Information Management?

• Gesicherte Zugriffe innerhalb des Unternehmens und Schutz der Unternehmensdaten im erweiterten „Kontrollraum“
• Vor externer Beeinflussung abgesicherte, verfälschungssichere Speicher für aufbewahrungs­pflichtige Informationen
• Sicherstellung der Einhaltung von Nachweispflichten und Compliance (Revisionssicherheit, Datenschutz)

 

Trend 4: Künstliche Intelligenz

KI oder Englisch Artificial Intelligence (siehe auch Kap. 1.1) wird gehypt ohne Ende. Zwar gibt es gute spezialisierte Lösungen für bestimmte Aufgaben, jedoch die generelle Künstliche Intelligenz, die dem Menschen Konkurrenz macht und ihn aus dem Arbeitsleben verdrängen könnte, erscheint erst langsam am Horizont. Die ethischen Aspekte werden aber bereits betrachtet.

KI und selbstlernende Systeme kommen klassisch in den beiden Bereichen Informations-Erfassung und Informations-Retrieval zum Einsatz, wo sie Prozesse automatisieren. Zukünftig werden sie auch in Prozessen (z.B. RPA = Robot Process Automation), beim automatischen Vernetzen von Inhalten und Lösungen, beim Führen der Anwender und bei der Bewertung von Information eine wichtige Rolle spielen.

Daten und Dokumente müssen einerseits der KI zum Lernen zur Verfügung gestellt werden, andererseits muss die KI auf benötigte Informationen zugreifen können, um sie zu analysieren und dem Anwender bereitzustellen. Cloud Services wie beispielsweise GAIA-X, welche entsprechende Rechenleistung- und Datenspeicherkapazitäten zur Verfügung stellen, werden stark an Bedeutung gewinnen.

Selbstlernende Systeme nutzen gern ordentlich aufgebaute Repositories und Metadaten-Datenbanken als Referenz zur Bewertung beim Lernen. Herkömmliche Archiv-, DMS- und ECM-Systeme sind daher für den Lernerfolg wichtige Komponenten.

Welche Relevanz hat der Trend für das Information Management?

• Einsatz künstlicher Intelligenz zur Unterstützung automatischer Rechnungslesung, auch wenn im öffentlichen Bereich bereits auf X-Rechnung umgestellt wurde
• Intelligent Capturing (in 2020 noch ein eigener Trend) unterstützt OCR, ICR und Automatisierung von Informationserfassung
• Intelligent Enterprise Search als Evolution zum originären Google-Ansatz
• KI erfordert eine weitergehende Administration von Dateninfrastrukturen

 

Trend 5: Automatisierung

Neue Software-Technologien, eine einfache Implementierung mit Low Code Software und deutlich leistungsfähigere Hardware erlauben eine weitere Stärkung der Automatisierung von Geschäftsprozessen z.B. durch RPA Robotic Process Automation und durch automatische Klassifikation von Informationen und automatisierter Weiterleitung.

Aber auch eine Information Governance Automation mit eDiscovery Automation wird verstärkt zum Einsatz kommen, um auch beim Aufspüren kritischer Informationen zu unterstützen.

Automatisches Machine-Self-Learning mit Unterstützung von automatisierten Updates und Optimierungen kann aber auch eine Hyperautomation oder gar Über-Automatisierung hervorrufen.

Welche Relevanz hat der Trend für das Information Management?

• Automatisierung war schon immer das Grundprinzip von Enterprise Content Management. Automatisierung ist der generelle Trend im Information Management.
• Automatisierung verbessert und beschleunigt Capture, BPM, Collaboration, Records Management, Klassifikation und andere Funktionen
• Steuerung und Administration komplexer Systeme nur noch mit Automatisierung möglich
• Automatische Analyse und Konfiguration von Ablage-, Klassifikations- und Metadatensyste­matiken

 

Trend 6: Cloud

Früher wurde es Hosting genannt, heute heißt der Trend „Cloud“ und meint damit, die Verfügbarkeit der Unternehmensdaten jederzeit und überall. Beschleunigt wird der verstärkte Ausbau der Nutzung von Cloud-Diensten aufgrund des mobilen Arbeitens.

Entscheidung für eine erfolgreiche Nutzung von Cloud-Lösungen wird die richtige Unternehmensstrategie sein.

Welche Relevanz hat der Trend für das Information Management?

• Verfügbarkeit und Sicherheit von Informationen
• Collaboration und BPM nutzbar als eigenständige Lösungen aus der Cloud
• Content Services Platforms als Umsetzung des Informationsmanagements in der Cloud

 

Trend 7: ECM Disruption

Die Forderungen nach übergreifendem, unternehmensweitem Enterprise Content Management haben sich selten erfüllt. Die Branche rückte daher von ECM als Konzept ab und favorisiert den Ansatz von “Content Services” (CSPs Content Services Platforms). Die Bezeichnungen EIM „Enterprise Information Management“ als logische Erweiterung von ECM konnte sich ebenso wie IIM „Intelligent Information Management“ nicht durchsetzen. In Deutschland wird aber weiterhin von ECM gesprochen.

Die Einführung neuer ECM-Lösungen wird von der Ablösung vorhandener älterer Lösungen und Migrationsprojekten dominiert. Eine grüne ECM-Wiese ist nicht mehr häufig vorhanden.

Wahrnehmbar am Anbietermarkt sind Marktkonsolidierungen durch Übernahmen, neue Investoren und einen Generationenwechsel im Management. Und aufgrund neuer Erwartungen auch an Content Services (siehe dazu Gartner Studie zu Content Services Platform für 2021) treten neue Player in Erscheinung, und alteingesessene „ECM-Platzhirsche“ wie IBM oder OpenText verlieren in einigen ECM-Disziplinen an Bedeutung.

Welche Relevanz hat der Trend für das Information Management?

• ECM-Komponenten sind schon immer Infrastruktur. Im WCM-Umfeld wurde hierfür der Begriff “Headless” eingeführt. 
• ECM-Lösungen werden um Automatisierungs-Funktionalität ergänzt
• Der Kollaborationsaspekt wird in ECM deutlich stärker an Bedeutung zunehmen 
• Lösungen müssen sowohl On-Premises, in der Cloud wie auch Hybrid einsetzbar sein
• Standardisierte Schnittstellen zur Integration in Standard-Software und Fachanwendungen sind essenziell

 

Trend 8: Information Governance

oder die „Beherrschung der Information“ ist schon immer die wichtigste Aufgabe von Archiv-, Dokumentenmanagement-, Enterprise-Content-Management- und Information-Management-Systemen gewesen. Die wachsende Informationsflut und die immer neuen Compliance-Anforderungen bedingen ein effizientes Informationsmanagement mit darauf ausgelegten Methoden und Systemen.

Die Beherrschung der Informationen, ihre Erschließung und Nutzbarmachung erfordert neue funktionale Ansätze, die über die bisherigen Prinzipien des Records Managements und der revisionssicheren Archivierung hinausgehen. Prinzipien wie die unveränderbare Speicherung von Informationen müssen Lösungen mit kontrolliertem Löschen weichen. Manuelle Prozesse müssen angesichts der Informationsflut intelligent automatisiert werden.

Sogenannte “moderne” Lösungen in der Cloud, mit Apps und neuen Nutzer-Interfaces bieten komfortable Nutzungsfunktionalität, ohne sich jedoch um das Management oder gar die Archivierung der zu Grunde liegenden Informationen zu kümmern. In einer digitalen Welt, wo die Anwendungen sogar auf den schnellen Verfall und das Verschwinden von Information ausgelegt sind, kommt der Bereitstellung von Informationsmanagement-Lösungen, die die Compliance-Anforderungen so quasi nebenbei erfüllen, eine größer werdende Relevanz zu.

Welche Relevanz hat der Trend für das Information Management?

• Informationsmanagement-Systeme bieten mit Records Management, eDiscovery, revisionssicherer Archivierung, strukturierter Informationsverwaltung die notwendigen Komponenten eine Information Governance
• Lösungen zur Information Governance müssen integriert als Standardfunktionalität bereitstehen
• Eine ganzheitliche Information Governance muss auch diejenigen Daten und Informationen verwalten und sichern können, die außerhalb der traditionellen Archiv-, Dokumenten- und Records-Management-Systeme existiert.

Trend 9: Datenschutz

Datenschutz und Datensicherheit sind wesentliche Herausforderungen unter dem Aspekt der ganzheitlichen Umsetzung von Compliance- und Datenschutz-Vorgaben, und wie bereits beim Trend „Sicherheit“ aufgezeigt mit einer deutlich höheren Bedeutung zu versehen als vor der Pandemie. 

Wesentlich durch rechtliche Anforderungen, besonders der DSGVO, getrieben, sind Datenschutz und Datensicherheit zusätzlich und in einem besonderen Maß in ad-hoc eingeführten Cloud-, Mobil- und Home-Office-Szenarien sind der Datenschutz und die Datensicherheit nachzuziehen.

Einbrüche in Systeme, Missbrauch von Daten und Compliance-Verstöße werden auch in 2021 die Schlagzeilen beherrschen.

Welche Relevanz hat der Trend für das Information Management?

• Informationsmanagement-Lösungen müssen um Funktionalität zur Unterstützung der DSGVO- und BDSG-Anforderungen sowie zur Absicherung der Systeme erweitert werden. 
• Information-Management-Produkte können die Rechtssicherheit beim Umgang mit Information verbessern bzw. ermöglichen, nicht aber ohne organisatorische Maßnahmen erfüllen
• Die Umsetzung rechtlicher Anforderungen muss integrierte Standardfunktionalität aller Information-Management-Lösungen sein 
• Dabei geht es nicht nur um die Sicherheit und den Schutz von personenbezogenen Daten, sondern generell um Schutz und Sicherheit aller Unternehmensinformationen (Geschäftsgeheimnisse)

 Trend 10: Digitalisierung

Die Digitalisierung von Dokumenten, Produkten, Prozessen, Dienstleistungen und Kommunikation ist durch die Pandemie erheblich beschleunigt worden, aber nach wie vor ist Deutschland im internationalen Vergleich nur Mittelmaß. Deutschland befindet sich in Bezug auf die Digitalisierung auf einer Aufholjagd, wird an vielen Stellen aber durch bürokratische Hürden ausgebremst.

Hier besteht akuter Handlungsbedarf. Dies wurde durch den aktuellen Beschluss vom 27. Januar 2021 der Bundesregierung zur Datenstrategie untermauert.

Es geht zum einen darum, Dateninfrastrukturen leistungsfähig und nachhaltig auszugestalten. Hierbei geht es um Maßnahmen, die das Fundament für eine moderne Datengesellschaft legen, zum Beispiel Infrastrukturmaßnahmen wie Quanten- und Hochleistungsrechner oder das Projekt GAIA-X.

Ein weiteres Ziel der Datenstrategie ist es, die Datenkompetenz in Bevölkerung, Wirtschaft und Wissenschaft zu erhöhen.

Auch die Verwaltung muss sich neu aufstellen, um Bürgern digitale Leistungen zu erbringen. Die staatliche Dateninfrastruktur soll daher nachhaltig gestaltet und die Datenkompetenz der Staatsbediensteten verbessert werden.

Welche Relevanz hat der Trend für das Information Management?

• Enterprise Content Management, Dokumentenmanagement, Business Process Management, Collaboration, Content Services usw. bieten bereits seit Jahrzehnten die notwendigen Technologien, um die Digitalisierung zu ermöglichen
• Information Management ist notwendige Infrastruktur für die Digitalisierung und die Digital Transformation
• Anbieter von Informationsmanagement-Technologien erleben durch den Digitalisierungstrend einen Boom

Die 10 Trends für das Informationsmanagement 2021 zeigen besser als jede Definition, wie sich das Thema entwickelt. Viele andere wichtige Entwicklungen wie Rechnungsverarbeitung, RDF z.B. für Records in Context, GoBD, E-Signatur, eAkte, Blockchain, Analytics, IOT und viele andere haben es nicht unter die ersten 10 diesmal geschafft. Aber sie gehören auch zum übergeordneten ganzheitlichen Information Management (sollten wir dies jetzt GIM nennen oder besser nicht?). Wer den Vergleich mit anderen Trends-Darstellungen oder den vorangegangenen Einschätzungen machen möchte, findet die Dokumentationen der Update-Veranstaltungen auf der PROJECT CONSULT Webseite: http://bit.ly/UpdateDokus.

Zur Weiterentwicklung des Information Management bis zum Jahr 2026 finden sich hier Video eines WebCast https://bit.ly/PCWebcast002 und die dazugehörigen Folien https://bit.ly/PCWebcastSlides-002.

Fazit:
Wir sollten alle nur noch von Information Management sprechen!