Die elektronische Akte stellt ein wesentliches Nutzungsmodell für die Informationen aus ECM Enterprise Content Management und Records Management Lösungen dar. Sie strukturiert und ordnet Informationsobjekte wie Dokumente, Daten und andere in übersichtlicher Form und bietet so den Anwendern auch eine Brücke aus der Papier-Welt in die elektronische Welt.

Die elektronische Akten mit ihren vorgegebenen Strukturen (Aktenplan, Register etc.) hat so auch für die Anbieter eine große Bedeutung, da sie eine der wenigen noch auf dem Desktop visiblen Komponenten von ECM ist, das immer mehr in den Untergrund der Systeme als Infrastruktur kaum mehr für den Anwender sichtbar verlagert wird.

Nun kann man solche elektronischen Akten unterschiedlich erzeugen – jede individuell oder standardisiert adaptierbar. Häufig sind elektronische Akten statisch definiert, mit fest vorgegebenen Strukturen in der Datenbank. Andere benutzen XML-basierte Templates, die einheitliche Nutzung auch in verteilten Organisationen ermöglichen.

Entscheidend ist aber der Ansatz die Akte über Metadaten zu strukturieren.

Die Akte selbst, ihre Ordnungsstrukturen wie auch die Inhalte haben eigene Metadaten, die über Vererbung Erfassung und Konsistenz vereinfachen. Diese Architektur bietet darüber hinaus die Möglichkeit flexibel Änderungen durchzuführen, ohne die Informationen der enthaltenen Dokumente selbst verändern zu müssen. Über Metadaten und Klassen gesteuert fallen die Dokumente praktisch in ihre Ordnung hinein.

Dies ist nicht neu – dies haben wir schon vor Jahren unter dem Schlagwort "virtuelle Akte" (anstelle nur elektronische Akte) postuliert und publiziert (http://bit.ly/e_Akte). Nur mit virtuellen elektronischen Akten erhält man die notwendige Flexibilität um auf neue geschäftliche Anforderungen reagieren zu können. Sie erlauben es auch von einem Master, sprich einer Basis- oder Muster-Akte, einfach und konsistent Varianten für verschiedene Anwendungsfälle zu schaffen, die aber mit den gleichen Prinzipien und Basisdaten arbeiten. Die virtuelle elektronische Akte besitzt deutliche Vorteile gegenüber der "fest verdrahteten" eher statischen elektronischen Akte, wie sie heute noch vielfach implementiert wird.