Die Rolle von M365 im Unternehmen
5. Januar 2021 15:58 Uhr | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Permalink
Microsoft hat mit Sharepoint und M365 inzwischen weite Verbreitung in vielen Unternehmen gefunden. In dem Whitepaper der AIIM “Mastering Your Microsoft 365 and SharePoint Investment: Moving from Rapid Adoption to Sensible Maturity” hat die Meinungen von einer Reihe von Experten gesammelt, die die Rolle von M365 beleuchten. Hierbei spielen auch Aspekte des Records Management, der Information Governance, der schnellen Weiterentwicklung von M365, Sharepoint und Teams, sowie der effizienten Nutzung eine wesentliche Rolle.
Das Whitepaper kann kostenfrei – gegen Überlassung der Kontaktdaten – auf der AIIM-Webseite herunter geladen werden: https://bit.ly/3w2r9Xh.
Mastering Your Microsoft 365 and SharePoint Investment: Moving from Rapid Adoption to Sensible Maturity
Nur 7% der an der Studie teilnehmenden Anwender haben M365 oder Sharepoint nicht im Einsatz. Dies macht die Bedeutung der Plattform deutlich. Sie zeigt auch den Wechsel der Strategie von “Personal Productivity Tools” wie seinerzeit mit Office zu Unternehmenslösungen nicht nur mit Collaboration sondern auch mit Records Management und – zunehmend – Prozesssteuerung. Heimarbeit, forciert durch die Covid-19-Krise hat entscheidend zur Verbreitung von M365 beigetragen.
Die wichtigsten Ergebnisse des Whitepaper, dem ein umfangreicher Survey aus dem Jahr 2020 zu Grunde liegt, stellen sich wie folgt dar:
Das Whitepaper behandelt fünf Themenkomplexe:
(1) Take Advantage of Demands for Remote Working and Leverage the Growing C-Suite Awareness that Information Management Matters
Die Anforderungen an sicheres, kontrolliertes Arbeiten von unterwegs und vom heimarbeitsplatz aus, haben die Akzeptanz der Microsoft-Cloud-Collaboration-Plattform befördert. Viele Unternehmen sind jedoch oder konkrete Planung in den Einsatz “hineingestolpert”. In 2020 gab es rund 75 Millionen Anwender, die Teams täglich nutzten.
(2) Focus on Microsoft 365 ARCHITECTURE as the Foundation for Your Ability to Automate Microsoft 365 GOVERNANCE
Mit den Werkzeugen für verbesserte Sicherheit und Informationsbeherrschung, die seit 2020 suksessive die Plattform ergänzen, wurden viele Sicherheitsbedenken weitgehend ausgeräumt. Ziel war es hier auch, Informationen zu konsolidieren und den Wildwuchs der Speicherorte einzudämmen. Dabei sind freie Collaboration und geordnete Verwaltung von Informationen eigentlich Antagonismen.
(3) Reassess the Approach that You Take to Third-party Solutions Given the Rapid Pace of Innovation
Zu Gute kommt Microsoft die Geschwindigkeit, in der immer neue Funktionen in die Plattform integriert wurden. Eine Reihe von Komponenten, die früher zusätzlich genutzt oder bei Microsoft extra bezahlt werden mussten, befinden sich jetzt in der Standardfunktionalität der Lösung. Leider wächst damit auch die Komplexität der Lösung und macht ein kontrolliertes Vorgehen bei Einführung, Nutzung und Organisation der Information erforderlich. Information bleibt häufig in der Ablage “hängen” und findet dann nicht seinen Weg in ein strukturiertes, geordnetes Repository.
(4) Learn from Past “SharePoint Sprawl” Mistakes in the 2010s and Get Ahead of the Microsoft 365/Teams Content Explosion
In den “Frühzeiten” von Sharepoint kam es häufig zu Fehlern bei Konzeption und Einrichtung der Plattform, da 2010 Sharepoint noch längst nicht dem Anspruch an ein Dokumentenmanagement- und ECM-System gerecht wurde.
Letzteres ließ sich auch auf die fehlende Konnektivität von Sharepoint mit anderen Geschäftsanwendungen zurückführen – ganz abgesehen davon, das Record-Management- und Archivierungsfunktionalität nur mäßig vorhanden war. Die “Unordnung, z.B. der unterschiedlichen Speicherorte selbst im Microsoft-Umfeld (siehe z.B. Outlook) ist jedoch mit Sharepoint noch nicht überwunden. Hier stehen auch noch interne Speicherung und Referenzierung von Inhalten auf externen Speicherorten unausgewogen im Wettbewerb.
(5) Use the Popularity of Teams to Get Users to Do What They Usually Resist – Manage Their Documents in a Controlled Environment
Inzwischen bietet M365 Möglichkeiten die Information Governance besser umzusetzen. Die einfache Möglichkeiten der Kommunikation, z.B. mit Video-Konferenzen, und die Collaboration, z.B. mit dem Teilen von Dokumenten, bietet einen Ansatz, um Information besser zu kontrollieren und in geänderte Verhältnisse zu überführen. Allerdings ist noch wenig bekannt wie man Information vernünftig organisiert, da häufig noch ind er Dimension von Dateiverzeichnissen und Akten gedacht wird. Das “Label”-Konzept ist allerdings auch wenig geeignet Ordnung zu schaffen und die Automatisierung der Klassifikation und Einordnung von Information steht noch am Anfang.
Key Recommendations
Die Studie fasst die wichtigsten Erkenntinsse in folgender Grafik zusammen:
Fazit
Zusammenfassend muss konstatiert werden, dass mit der Einführung von M365 mit Teams, Sharepoint online und OneDrive längst noch nicht Ordnung in den Informationen geschaffen wird, sondern häufig eine weiteres Silo etabliert wird. Um eine effektive Information Governance zu etablieren, muss ein ganzheitliches Konzept geschaffen werden, dass eine Bereinigung der zahllosen Speicherorte und Ordnungssystematiken in allen Systemen umfasst. Die Microsoft Tools wirken in ihrer Umgebung gut, folgen aber z.T. anderen Philosophien und Techniken wie mit Information in den Anwendungen umgegangen wird. Allerdings bekommt M365 immer mehr Funktionalität die dem Anspruch eines Enterprise-Content-Management-Systems gerecht wird und auch die Interoperabilität mit anderen Anwendungen wird kontinuierlich verbessert. Microsoft hat sich so einen festen Platz als Unternehmenssoftware gesichert und ist den Zeiten der Personal Productivity Tools entwachsen. Auch die Defizite von Microsoft in den frühen Zeiten des Internets sind inzwischen ausgeglichen. Dies bedeutet für alle Unternehmen, die diese Plattform einsetzen, sich professionell mit M365 auseinanderzusetzen und es genauso professionell zu behandeln wie andere Unternehmenssoftware.
