Definition aus Wikipedia:

Akte (süddeutsch und österreichischder Akt, Schweizerdeutsch Dossier) ist eine Sammlung von Schriftstücken jeder Art, die durch geordnete Ablage Geschäfts- oder Verwaltungshandeln informativ und rechtssichernd unterstützen sollen.
Die bisher aus Papier-Schriftstücken bestehenden physischen Akten sind oder werden durch zunehmende Digitalisierung weitgehend überflüssig.
Die elektronische Akte (oder E-Akte) ist eine virtuelle Sammlung von Dateien und Dokumenten (auch die von analogen Medien konvertierten), die zu einem einheitlichen elektronischen Medium (Dateiordner) zusammengefasst werden. Hierin können auch insbesondere Grafikdateien, Bilddateien, Film- und Tondateien enthalten sein.

Der Begriff “Akte” ist so doppelt belegt: einmal als juristischer Begriff und zum zweiten als Ordnungsmittel, in dem man physische Dokumente oder digitale Dokumente geordnet ablegt.

Was ist eine E-Akte?

Grundsätzlich geht es bei elektronischen Akten darum, unterschiedlichste Informationsobjekte so miteinander zu verknüpfen, dass der Anwender durch die Aktenanwendung eine ganzheitliche, zumeist vorgangsbezogene Sicht auf die relevanten Informationen erhält. Aufgrund der Wiedererkennung und intuitiven Bedienbarkeit gleichen digitale Akten hinsichtlich Strukturmerkmalen und optischer Erscheinung meist physischen Akten. So finden sich auch in elektronischen Akten oftmals typische Aktendeckblätter, Laschen und Register.

Vier Vorteile

• Elektronische Akten sind immer und überall verfügbar
  Mit der elektronischen Akte sind Informationen immer strukturiert, leicht auffindbar, und der Kenntnisstand ist bei allen Beteiligten einheitlich. Außerdem kann in der Regel von überall auf die Akten zugegriffen werden.
• Elektronische Akten sparen Platz
  Die digitale Archivierung von Akten hilft vielen Unternehmen auch Platz zu sparen und ist damit ein Auslöser für die Abschaffung von Papierarchiven.
• Elektronische Akten unterstützen Compliance
  Die Revisionssicherheit ist ein weiterer wichtiger Treiber für die Einführung von elektronischen Akten. Unternehmen müssen bestimmte Aufbewahrungs- und Löschfristen bei Dokumenten wie Rechnungen und Personalakten einhalten und Vertraulichkeit gewährleisten. Sind die Fristen und Zugriffsberechtigungen zuverlässig elektronisch geregelt, hat der Unternehmer gegenüber dem Gesetzgeber seine Pflicht erfüllt.
• Sicherheit in der elektronischen Aktenführung
  Viele Unternehmen scheuen die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung, weil sie die Manipulation der Daten durch Hackerangriffe oder auch staatliche Kontrolle fürchten. Die Sicherheit von elektronischen Akten ist aber keinesfalls geringer als von Akten in Papierform. Arbeitszeugnisse sind auf dem Papier beispielsweise leichter zu manipulieren als im Dateiformat.

Eigenschaften der elektronischen, virtuellen Akte

Die virtuelle Akte vereinfacht die Sicht auf strukturierte Daten einer gewissen Akteninstanz und deren dazugehörigen Informationsobjekten aus unterschiedlichsten Quellen.

Die Akteninstanz hierbei ist eine konkrete Akte im Datenbestand der virtuellen Akte und bildet Sachinhalte ab. Die Aktenklasse beschreibt den grundsätzlichen Aufbau einer Akte mit der Beschreibung ihres Inhalts, ihres Verhaltens, ihrer Funktionalität und der Visualisierung ihrer Inhalte. Wenn von der virtuellen Akte gesprochen wird, ist die Anwendung virtuelle Akte gemeint.

Die zuvor definierte Struktur mittels, beispielweise eines XML-Schemas ist die Basis der Virtuellen Akte und wird auch als solche verwaltet

Eine als Akteninstanz abgelegte Information gilt für eine Benutzergruppe, fachliche Anwendung oder bestimmte Inhaltskomponenten die der Struktur mit den entsprechenden Daten und Informationsobjekten als Instanz gefüllt wird. Für einen schnellen, performanten Zugriff wird die Instanz in der Datenbank des Systems hinterlegt und lediglich beim Aufruf auf Änderungen der Bestandteile geprüft (z.B. einfügen neuer Informationsobjekte und Referenzen, Update von Daten mit Versionierung und Historisierung, etc.).

Die virtuelle Akte kann ebenfalls als eine persönliche Arbeitsinstanz angelegt werden in dem sich ein Benutzer oder eine Benutzergruppe als Auszug aus einer oder mehreren virtuellen Akten eine Arbeitsmappe oder wie in der herkömmlichen Handhabung von Papierakten eine „Handakte“ erzeugen. In diese werden Referenzen und Informationsobjekte sowie ein Teil der Stammdaten in Gestalt von Übersichten übertragen. Sie erlaubt das Zusammenfassen von aktuell in Bearbeitung befindlichen, ausgewählten Informationen, ohne dass immer auf die vollständige Akte zurückgegriffen werden muss.

Ebenfalls kann ein Suchergebnis auch als Sucherergebnisinstanz gelten wobei das Ergebnis einer Suche als virtuelle Akte oder Arbeitsakte abgelegt wird, sofern das Suchergebnis nicht bereits selbst eine virtuelle Akte ist. Durch die Instanzierung jeder Form der Akte werden auch Caching sowie zeitpunktbezogene Versionierung und Historisierung von Akten ermöglicht.

Visualisierung von Strukturen und Inhalten

Als wesentliches Merkmal der virtuellen Akte gilt die grafische Visualisierung die dem Anwender und oder Prozess als anschauliches Informationswerkzeug dienen muss. Das Prinzip der virtuellen Akte ist dabei, dass die Anzeige durch Berechtigung, Parameter, Aktenstruktur und andere Attribute dynamisch gesteuert wird. Dabei reicht das Spektrum von statisch vorgegebenen Akten bis hin zu vollständig individuell personalisierbaren Akten.

Folgende Techniken können hierbei zum Einsatzkommen:

• Nachbildung von Papieraktenstrukturen
• Tabellen-Format
• Suchergebnis-Format
• Verzeichnisstruktur-Format
• Netzwerk-Darstellung
• Phasenorientierte Darstellungen

Aufbau der virtuellen Akte

Der Aufbau der virtuelle Akte besteht aus der allgemeinen Art und Weise der Steuerung, welche die Anwendung der virtuellen Akte, den Benutzerkreis, Sprachresourcen, einen Datenkatalog, die Strunkturdefinition und den Administrationsparametern.

Desweiteren setzt sich die virtuelle Akte aus folgenden Bausteinen zusammen:

• Der bereits genannten Steuerung
• Eigene Daten
• Aktenklasse
• Identifikation der Akteninstanz
• Strukturierte Metadaten und Daten
• Zugriffsschutz
• Daten und Informationsobjekttribute
• Verfügbare Funktionen
• Steuerung der Anzeige
• Sprachversionen
• Zugriffsrechte
• Multiple Zugriffsschutzdefinitionen
• Statustypen
• Funktionskatalog
• Versionierung von Aktenklassen
• Informationsobjektquellen
• Eigene Nutzdaten der Akteninstanzen
• Verwaltungs- und Metadaten der Akteninstanz

Die Elektronische Akte besitzt folgende Vorteile gegenüber anderen Verfahren:

• Schneller Zugriff auf die Dokumente
• Universelle Recherche-Möglichkeiten, einschließlich Volltextrecherche in den Archivdokumenten
• Vereinfachung bzw. Automatisierung der Dokumentenerfassung
• Erstellung von Office-Dokumenten direkt aus dem Personalwesen (z.B. ausgehender Schriftverkehr, Faxe, E-Mails
• Verwendung von Dokumentvorlagen mit Übertragung der Daten aus dem Personalwesen in die Office-Anwendung (Adressdaten, Stammdaten, Tarifdaten)
• Archivierung von Belegen aus unterschiedlichen Programmmodulen und Office-Anwendungen
• Automatische Archivierung von Lohnbelegen, DEÜV – Meldebescheinigungen,
• Beitragsnachweisen, elektronische Lohnsteuerbescheinigung und Lohnjournalen im Rahmen des Monatsabschlusses in der Personalabrechnung.

Folgende Tabelle zeigt die Unterschiede der Papierakte und der Elektronischen Akte in den Bereichen Ablage, Recherche und Sicherheit auf.

Für die öffentliche Verwaltung gibt es im Rahmen von E-Government das Organisationskonzept Elektronische Verwaltung, dessen einer Baustein sich um die Elektronische Akte (E-Akte) dreht.

Ressourcen

• Wikipedia Akte → Elektronische Akte
• Artikel Die Virtuelle Akte
• Auszug aus UpdateIM 2018 E-Government & Elektronische Akte
• Dr. Ulrich Kampffmeyer Die Digitale Personal“akte“ ist…
• Dr. Ulrich Kampffmeyer Ein paar Gedanken zur elektronischen Akte
• THEUM Elektronische Akte