Records Management

Records Management, Schriftgutverwaltung & Compliance

Einführung

Records Management ist im angloamerikanischen Sprachraum ein feststehender Begriff. Er beinhaltet die ordnungsgemäße Verwaltung aller Dokumente, die für die Nachvollziehbarkeit hoheitlicher, rechtlicher und geschäftlicher Aktionen notwendig sind. Basierend auf den Prinzipien ordnungsgemäßer Aufbewahrung und Ershcließung von papiergebundenen Dokumenten hat sich im angloamerikanischen Raum eine Records-Management-Kultur entwickelt, die sich in den Geschäftsprozessen und der Archivierungsstrategien wiederspiegelt.
In Deutschland gibt es diese ausgeprägte Tradition des Records Managements nicht. In der freien Wirtschaft haben sich Verfahren des Dokumentenmanagements (im weiteren Sinn) und der elektronischen Archivierung in den letzten 20 Jahren etabliert. Übergreifend wird hier von DMS-Lösungen gesprochen. Zwar gibt es vereinzelt Produkte und Module von ECM- und ERP-Anbietern, die unter dem Begriff „Records Management“ angeboten werden, jedoch wird der Begriff in Deutschland häufig anders benutzt, als international gebräuchlich. Dies ist darauf zurückzuführen, dass in Deutschland anstelle des Begriffes „Record“ vom „Dokument“ gesprochen wird. Im angloamerikanischen werden jedoch „Record“ und „Document“ unterschieden. Dies zeigt sich z.B. auch in der Definition für ECM Enterprise Content Management, die „Document Management“ und „Records Management“ unterscheidet und Records Management im Übrigen auch von der elekronischen Archivierung, im Agloamerikanischen „Digital Preservation“, abgrenzt. Seit 1999 ist ECM Enterprise Content Management die gebräuchliche Bezeichnung für DMS-Lösungen, die Records Management als wesentliche Komponente einbeziehen.
In der öffentlichen Verwaltung Deutschlands wird das Bild der Schriftgutverwaltung durch das DOMEA-Konzept geprägt. DOEMA folgt anderen Prinzipien als das Records Management angloamerikanischer Prägung. DOMEA ist eher prozessorientiert während Records Management im klassischen Sinn sich eher an strukturierter Aktenablage ausrichtet.
Records sind aufbewahrungspflichtige Informationsobjekte, die sich unabhängig vom physischen Format durch ihren Inhalt und ihren Rechtscharakter definieren. So verwaltet das Records Management nicht nur elektronische Dokumente, sondern über Referenzen zum Beispiel auch die Standorte von Aktenordnern. Records Management erlaubt die gemeinsame Verwaltung von physischen und elektronischen Informationen und stellt so eine vollständige Sicht auf alle zusammengehörigen Daten und Dokumente dar. Records Management kümmert sich nicht nur um Aufbewahrungsfristen, sondern sorgt auch für die kontrollierte Entsorgung nicht mehr gültiger oder nicht mehr benötigter Information. Grundlage sind Regelwerke zur Vererbung von Metadaten, Aufbau von Ordnungsstrukturen, Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen, Konvertierungs- und Renditionierungs-bedingungen und vieles mehr.
Records Management dient als eigenständige Lösung oder integrierte Komponente zur geordneten Aufbewahrung von Informationen. War früher Records Management nur ein Thema für Archivare, Dokumentare und Registrare so betrifft diese Technologie heute jeden, der Information erstellt oder empfängt und diese ablegen muss. Gerade angesichts der zunehmenden geschäftlichen Kommunikation mittels E-Mail und der elektronischen Kollaboration und Vorgangsbearbeitung betrifft das Records Management inzwischen fast jeden Mitarbeiter im Unternehmen und in der Verwaltung. Die Auseinandersetzung mit Records Management ist daher gerade in Deutschland wichtig, da dieses Thema noch weitgehend unbekannt ist. Nur mit dem gezielten Einsatz von Records Management lassen sich die zunehmenden Compliance-Anforderungen wirtschaftlich erfüllen.

Definitionen

Die Begriffe „Record“ und „Records Management“ sind in Normen wie der ISO 15489 „Records Management“ und in zahlreichen Standards der Privatwirtschaft und der öffentlichen Verwaltung definiert.
Die Definitionen und Prinzipien der ISO 15489 können international als maßgeblich betrachtet werden. Gegenstand dieser Norm ist die Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen, die bei privaten Unternehmen oder bei öffentlichen Einrichtungen im Zuge der Geschäftstätigkeit bzw. der Aufgabenerfüllung entstehen. Die Bestimmungen der Norm gelten unabhängig von der physischen Beschaffenheit und der logischen Struktur der Unterlagen; sie umfassen daher ebenso herkömmliche Papierregistraturen wie die Verwaltung digitaler Dokumente mit Hilfe elektronischer Systeme. Der begleitende Internationalen Fachbericht (Technical Report) dient der Implementierung der Norm in die Praxis der Schriftgutverwaltung.

Definition „Record“

Englischsprachige Definition „Record“ (ISO 15489, Part 1):
“Information created, received, and maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business.”
Deutsche Übersetzung des Begriffs „Record“ (DIN 15489, Teil 1):
„Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer geschäftlichen Handlung zu dienen.“
Nach Auffassung des Autors, gilt für ein Record:
“Ein Record ist abgegrenzt und definiert durch seinen gesetzlichen und beruflichen Wert. Er ist ein beständiges, dauerhaftes, verbindliches und konsistentes Informationsobjekt, unabhängig von seinem physischen Format. Abhängig von den Inhalten, angereichert mit Zusammenhangs- und deskriptiven Informationen, ist ein Record durch eine eindeutige Kennzeichnung und seine Klassifikation bestimmt.“
Neben dem Begriff Record gibt es zahlreiche weitere Begriffe für elektronische Informationen wie Content, Documents, Media Assets und andere Informationsobjekte, die eine Abgrenzung von der Record in elektronischen Verwaltungssystemen notwendig machen. Records können daher nur durch ihre speziellen Eigenschaften definiert werden, die sie von anderen informationsobjekten unterscheiden. Die wichtigsten Eigenschaften sind:

Betriebswirtschaftlicher Wert
Gesetzlicher Wert
Kontext
Integrität
Unveränderbarkeit
Authentizität
Konstrollierte Metadaten
Konsistenz
Deklaration und Klassifikation
Aufbewahrungspflicht

Definition „Records Management“

Die Diskrepanz zwischen der bedeutung der Begriffe „Record“ und „Document“ wird bei der Definition von Records Management noch deutlicher. Die Übersetzung lautet „Schriftgutverwaltung“ und macht es besonders im Umfeld elektronischer Records Management Systeme schwer von der Papierorganisation auf die virtuelle elektronsiche Welt mit deutlich mehr Möglichkeiten zu transponieren.
Englischsprachige Definition „Records Management“ (ISO 15489, Part 1)
“Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records.”
Deutsche Übersetzung „Schriftgutverwaltung“ (DIN 15489, Teil 1)
„Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten.“
Positiv ist der dabei der Ansatz, Records Management als Führungsaufgabe zu definieren. Dies macht die Bedeutung des Records Management deutlich. Problematisch ist dagegen die Übertragung „Schriftgut“, da diese an Papiergut denken läßt. Der Begriff „Akte“ ist häufig mit dem Begriff „Bürokratie“ assoziiert. Passender wäre eine neutralere Übersetzung als „Ordner“ gewesen.
Records Management weist eine Reihe typischer Eigenschaften auf, die es auch vom Dokumentenmanagement abgrenzen:

Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen,
Thesaurus- oder kontrollierte Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen,
Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Ver-nichtungsfristen (Deletion Schedules),
Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Records,
Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen

Weitere Begriffe und Definitionen zum Records Management

Records Management ist zunächst einmal unabhängig von den Medien der Records und der Form der Verwaltung. Records Management kann auch mit einem „Zettelkasten“ betrieben werden. Electronic Records Management (ERM) bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und Organisationskomponente zur Handhabung von Aufzeichnungen. ERM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier wiederfinden.
Ein Electronic Records Management System ist in erster Linie eine Anwendung für das Verwalten von elektronischen Records, obgleich es auch für die Verwaltung von physischen Records wie Papierdokumenten und Aktenordnern genutzt werden kann. Hierbei werden nur Einträge als Datensatz in der Datenbank des Records Management Systems gespeichert, die auf physische Ablageorte verweisen. Es handelt sich im Grundsatz um ein Registratur- oder Katalogsystem. Werden in einem Records Management System direkt gespeicherte elektronische Records zusammen mit Verweisen auf physische Records verwaltet, spricht man von einem hybriden Records Management. Letzteres ist notwendig, wenn es gilt, elektronische wie auch physische Records unter den gleichen Bedingungen und nach den gleichen Regeln zu verwalten, zu erschließen und zu vernichten. Besonders unter dem Gesichtspunkt der Vollständigkeit der Aufzeichnungen ist bei gemeinsamer Nutzung elektronischer und papiergebundener Dokumente ein hybrides Records Management unerlässlich.
Beim Records Lifecycle Management (RLM) handelt es sich um die Verwaltung des Lebenszyklusses nach der Dokumentenerstellung und vor der Langzeitarchivierung. Das Records Lifecycle Management beinhaltet in der Regel ein Dokumentenmanagement System für die Erzeugung, Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten bevor diese zu einem Record deklariert und in das Records Management überführt werden. Ferner wird eine Archivierungskomponente genutzt, die die langfristige, unveründerbare Verfügbarkeit aller Records sicherstellt. Im RLM RLM wird das angebundene Archiv vom Records Management verwaltet, das gleichzeitig als Zugangskomponente für das Archiv dient.
Das Akronym EDRMS wird im englischen Sprachraum für ein kombiniertes „Electronic Document and Records Management System“ benutzt. Dieser integrative Ansatz, der die Verbindung von dynamisch ausgelegten Dokumentenmanagement-lösungen zusammen mit eher statischen Records Management und Archivsystemen verbindet, ist für eine durchgängige und konsistente Nutzung sinnvoll. EDRMS-Lösungen sind in der Regel auch als nachgeordnete oder integrierte Systeme mit Fach- und Office-Anwendungen verknüpft. Records Management wird so zum Bestandteil der Softwarelösungen, mit denen die Mitarbeiter ständig am elektronoschen Arbeitsplatz arbeiten. Direkt integrierte Lösungen bieten aus Prozesssicht, durch die Möglichkeit der automatischen Übernahme von Indexdaten aus dem Bearbeitungskontext und durch die Intergation in eine einheitliche Benutzeroberfläche erhebliche Vorteile gegenüber eigenständigen „Stand-alone“ Records Management Systemen.

Records Management oder ERM Electronic Records Management bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und Organisationskomponente zur Handhabung von Aufzeichnungen. ERM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier wiederfinden.
Zu Records Management gehören z.B. die Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen, Thesaurus- oder kontrollierte Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen, Verwaltung von Aufbewahrungsfristen und Vernichtungsfristen, Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z. T. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten, und Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen.
Records Management dient zur Verwaltung beliebiger aufbewahrungspflichtiger Unterlagen unabhängig vom Medium, elektronische wie auch papiergebundene Vorgänge.

E-Mail-Management

E-Mails enthalten geschäftsrelevante Information und sind als Geschäftsbriefe zu bewerten. Dementsprechend ist ihre Verwaltung und Aufbewahrung im Rahmen unternehmensweiter Lösungen von großer Bedeutung. Dabei sollten E-Mails im Zusammenhang mit anderen geschäftsrelevanten Aufzeichnungen erschlossen und verwaltet werden. Die große Herausforderung ist dabei die Identifikation aufbewahrungspflichtiger und aufbewahrungswürdiger E-Mails, insbesondere wenn Unternehmen die private Nutzung von E-Mails zulassen. Unterschieden wird zwischen vollständiger und selektiver Archivierung, sowie der regelbasierten und manuellen Archivierung. Wichtig ist, E-Mails nicht in isolierten Repositories außerhalb des geschäftlichen Kontexts aufzubewahren. Es empfiehlt sich die Integration in ein ECM-System.

Business-Process-Management

Prozess Design und Dokumentation sind eine weitere wichtige Basis für die Erfüllung von Compliance-Anforderungen. Eine vollständige Dokumentation der Geschäftsprozesse erleichtert die Identifikation der Regelungen, die das Unternehmen betreffen; und nur das Einhalten der definierten Prozesse kann die Regel-Konformität sicherstellen. Business Process Management (BPM) strebt die vollständige Integration aller betroffenen Anwendungen in einem Unternehmen mit Kontrolle der Prozesse und Zusammenführung aller benötigten Informationen an. BPM greift über bisherige Workflow-Funktionen hinaus und bietet z.B. Prozess- und Datenkontrolle auf Server-Ebene, die Geschäftsprozesse begleitende Protokolle und Auditdokumentationen, EAI Enterprise Application Integration zur Verbindung verschiedener Anwendungen bis hin zu BI Business Intelligence mit hinterlegten Regelwerken, Integration von Information Warehouses und den Anwender bei seiner fachlichen Tätigkeit unterstützenden Hilfsprogrammen.

Elektronische Archivierung

Elektronische Archivierung steht für die unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Information. Für die elektronische Archivierung werden in der Regel spezielle Archivsysteme eingesetzt. Der Begriff Elektronische Archivierung fasst unterschiedliche Komponenten zusammen, die im angloamerikanischen Sprachgebrauch separat als „Records Management“, „Storage“ und „Preservation“ bezeichnet werden.
Zweck eines elektronischen Archivsystems ist es, unabhängig von Quelle, Erzeuger und späterer Nutzung Information sicher aufzubewahren und datenbankgestützt auf Anforderung wieder bereit zu stellen. Archivsysteme sind daher Dienste, die allen Anwendungen zur Verfügung stehen, die Informationen erzeugen, die langzeitig unverändert und sicher aufbewahrt werden müssen.
Hierfür bieten Archivsysteme datenbankgestützten Zugriff auf archivierte Daten und Dokumente, unveränderbare „revisionssichere“ Speicherung aller Informationen, Audittrails der Speicherung und Nutzung, Verwaltung sehr großer Informationsmengen auf sehr unterschiedlichen Speichern, Migrationskonzepte zur Verfügbarhaltung von Daten, Konverter zur Erzeugung von Anzeige- und Archivformaten und andere spezielle Funktionen. Zunehmend werden Archivsysteme auch um Information-Lifecycle-Management-Konzepte ergänzt oder sie werden als nachgeordnete Dienste selbst Bestandteil des Lebenszyklusmanagements von Daten, Informationen, Dokumenten, Records, Content und Wissen.

Records Management als Compliance-Lösung

Records Management ist eine Infrastrukturkomponente, die Unternehmen und Verwaltungen bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben unterstützen sollen. Längst speichern Records-Management- und Dokumenten-Management-Lösungen neben unstrukturierten Dokumenten auch Daten aus den operativen Anwendungen und bieten mit „föderierten Repositories“ einen einheitlichen, kontrollierten Zugriff auf alle Informationen. Hier wird Compliance als die verbindende Schicht gesehen, die von Anfang-bis-Ende alle Informationen über die Geschäftsprozesse, die Geschäftsprozesse und ihre Daten und Dokumente sowie die verbundenen Transaktionen und Audittrails verwaltet. Waren in der Vergangenheit bei den mittelständischen Anbietern vorrangig Speziallösungen zur Handhabung von Einzelproblemen aus dem Compliance-Umfeld im Angebot – z.B. Lösungen zur Archivierung von GDPdU-Daten, SAP- oder Exchange-Datenauslagerung, E-Mail-Archive usw. -, so setzt sich auch hier der integrierende Ansatz von Universalarchiven mit einer übergreifenden Verwaltung aller Informationen und der Ergänzung um Busines-Process-Management-Lösungen durch. Beispiele finden sich mit internationalen Anbietern bis hin zu europäischen Firmen. Interessant ist auch, dass Anbieter aus Marktsegmenten jenseits des klassischen Records- und Dokumenten-Managements sich immer mehr in den regulatorischen Bereich positionieren. Dies betrifft einerseits den Bereich der technischen und der Qualitätsmanagement-Dokumentation, aber auch die Schriftgutverwaltung im öffentlichen Sektor, bei Banken, in Versicherungen, für Energieversorger, Industrie – nahezu alle Branchen.
Da in Deutschland der Begriff Records Management noch nicht so eingeführt ist, wie sonst international, und der Begriff Compliance für viele wenig Aussagekraft hat, stehen wir in Deutschland immer noch am Anfang ganzheitlicher Compliance- und Records-Management-Konzepte und -Lösungen. Um mit der Entwicklung im Markt, die durch die Globalisierung sowie die immer rasanter werdende technische Innovation eine ungeahnte Beschleunigung erfährt, Schritthalten zu können, müssen sich die Unternehmen auf ihre Informations- und Kommunikationslösungen verlassen können. Diese im Griff zu halten, erfordert ganzheitliche Konzepte, die auch den Einsatz von Enterprise-Content-Management-Lösungen als Grundlage für eine effektive Compliance-Umsetzung berücksichtigen.