Projektmanagement (PM)

Definition aus Wikipedia

Als Projektmanagement (PM) wird das Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten bezeichnet. Viele Begriffe und Verfahrensweisen im Projektmanagement sind etabliert und standardisiert.

Dabei sind neben klassisch messbaren Faktoren vor allem weiche Faktoren wie Motivation und Akzeptanz von entscheidender Bedeutung für den Erfolg von Projekten.

Projektmanager werden eingesetzt, um die konkurrierenden Faktoren

• vereinbarte Ergebnisse,
• Zeit,
• Mitteleinsatz und
• Qualität

zu planen und zu managen. Sie sind für Ihr Projekt verantwortlich und die leitende Führungskraft für die Laufzeit des Projektes. Damit benötigen sie auch ein hohes Maß an sozialer Kompetenz und Führungsqualitäten.

ISO-Normen zum Projektmanagement

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Einführung von Projektmanagement im Unternehmen

Die Einführung eines Projektmanagements ist aufgrund der Komplexität eines solchen Systems und der mit der Einführung verbundenen notwendigen Anpassung der Arbeitsabläufe eine unternehmenspolitische Entscheidung mit erheblicher Reichweite. Daher muß bereits im Vorfeld der Systemeinführung eine umfassende Planung durchgeführt werden.

Allgemeine Problemstellungen bei der Einführung vom Projektmanagement sind erfahrungsweise, dass ablauf- und
aufbauorganisatorische Strukturen hinsichtlich ihrer Funktionalität überprüft und gegebenenfalls modifiziert werden müssen. Ein falsch abgestimmtes oder falsch eingesetztes Projektmanagement System kann dem Unternehmen, vor allem bei großen Projekten, gerade was geltendes Recht betrifft, stark schaden.

Das Project Management Institute (PMI) als Maßstab

Um ein einzigartiges Projekt managen zu können ist es wichtig, dass alle Beteiligten “die selbe Sprache” sprechen sowie dieselben Methoden nutzen um an das angstrebte Ziel zu kommen. Aus diesen Umständen heraus wurde 1969 das Project Management Institute (PMI) in den Vereinigten Staaten gegründet um einheitliche Standards für das Projektmanagement zu definieren.

Das PMI ist Herausgeber des „Guide to the Project Management Body of Knowledge“(PMBOK Guide) in dem seit 1983 gesammeltes Wissen über Projektmanagement zusammengefasst ist und Richtlinien über das Management von Projekten dargelegt wird. Der Standard PMBOK (Project Management Body of Knowledge) nach PMI ist in den USA ANSI Standard und gleichzeitig die Grundlage für die ISO 21500 „Leitfaden für Projektmanagement“.

Allgemeine Projektmanagement-Prinzipien

Ein Projekt ist in der Regel einmalig, neu und innovativ und meistens werden mehrere Fachbereiche mit in die Prozesse eingeschlossen was die notwendige umsetzung des Weges zum Ziel erschwert. Grundlegen müssen folgende Bereiche gemanaged und angeleitet werden:

• Planung
• Überwachung
• Steuerung
• Organisation
• Ablauf
• Tools
• Verfahren
• Methoden

Um diese Punkte dem Ziel entsprechend zu verwalten bedarf es weiterer “Soft Skills” wie:

• Die Kommunikation im Team, mit dem Teamleiter sowie mit dem Vorgesetzten oder Projekt-Verantwortlichen
• Die Teamfähigkeit aller am Projekt beiteiligten Mitarbeiter
• Die Kompetenz und Durchsetzungsfähigkeit der Führungskraft, welche im besten Falle eine Vorbildfunktion für Mitarbeiter darstellt
• Eventuell anstehende Meinungskonflikte kreativ und dem Projekt entgegenkommend zu lösen, sowie
• Die Motivation aller am Projekt beiteligten Personen

Zudem muss auf die Gruppe der Anspruchsberechtigten, beispielweise Stakeholder Rücksicht im gesamten Projekt Prozess genommen werden, ohne dabei gegen die aktuelle Unternehmensstrategie beziehungsweise gegebene Rahmenbedingungen zu verstoßen.

Zusammenfassend kann die Kommunikation über das Ziel welches im Projektmanagement verfolgt wird mit fünf Buchstaben – SMART – und einer Eselsbrücke aufgeschlüsselt werden:

S

Das Ziel muss SPEZIFISCH formuliert und gut geplant sein.

M

Das Ziel muss MESSBAR und in Zahlen verständlich sein.

A

Es muss ATRAKTIV und umsetzbar sein was eine genaue Einschätzung aller Beiteiligten bedarf.

R

Nur wenn das Ziel wirklich unter den gegebenen finanziellen und oder zeitlichen Umständen REALISIERBAR ist kann ein Projekt zum Erfolg führen.

T

Zudem braucht jedes Projekt eine festgesetzte TERMINIERUNG ohne die finanzielle Mittel und Arbeitskraftausgaben schnell in in disbalance fallen können.

Mit hilfe dieser SMART Formulierung von Zielen ist eine Projektgerechte Kommunikation und Überwachung gegeben.

Zusammensetzung des Projektteams

Um in der Vorbereitungsphase eines Projektes geeignete Informationen zu erhalten, die für die Realisierung und die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems notwendig sind, sollten die Mitarbeiter des Unternehmens an dieser Untersuchung maßgeblich beteiligt werden. Hierzu bietet sich die Bildung eines abteilungsübergreifenden Projektteams an. Die Beteiligung von Mitarbeitern möglichst aller Abteilungen des Unternehmens trägt wesentlich dazu bei, dass das System zum erreichen eines Ziels im Projekt auch allgemein akzeptiert wird.
Durch diese frühzeitige Projektbeteiligung können die verschiedenen Interessen der jeweiligen Abteilungen am besten gewahrt werden. Das Freistellen der Projektgruppe aus der Linienorganisation des Unternehmens heraus trägt in erheblichen Maß dazu bei, dass die Teammitglieder enger zusammen arbeiten. Zusätzlich wird den Mitarbeitern hierdurch das Gefühl vermittelt, dass sie selbst die Entwicklung des Projektes tragen und damit auch für den Projekterfolg verantwortlich sind.

Innerhalb des Projektteams ist ein Projektleiter zu benennen, der für die erfolgreiche Durchführung des Projektes verantwortlich ist. Dieser muß die notwendigen Kompetenzen besitzen und über fundierte Fachkenntnisse verfügen. Der Projektleiter sollte eine Autorität in der Organisation der Unternehmung genießen, die ihn zum Promotor des einzuführenden Dokumentenmanagementsystems macht.

Simple Projektmanagement-Methoden

Eine Methode im Projektmanagement muss einheitlich gewählt und von allen verstanden werden damit innerhalb der laufenden Prozesse keine Kommunikationsprobleme entstehen. Folgende Methoden können die genannten Prozesse übersichtlich gestalten und ein gelungenes Projektmanagement ermöglichen:

Der Phasenplan

Der Phasenplan beinhaltet den organisierten Ablauf von terminierten Projektphasen und den dazugehörigen Meilensteinen, diese Meilensteine sind kleine Zwischenziele bei denen der erreichte Projektfortschritt überprüft wird. Diese Methode kommt heutzutage häufig in kleinen wie auch größeren Projekten zum Einsatz da mit Hilfe des Phasenplans, Abläufe und verwendete Mittel schnell ersichtbar, und auch für Aussenstehende zu jeder Zeit gut nachvollziehbar sind. Diese Methode umfasst keine Information Management Kernelemente und ist somit nicht für jedes Unternehmen sinnvoll.

Ein gutes Beispiel für diese Methodik ist das Gannt-Diagramm

Methoden, Techniken und Zertifizierungen

HERMES (Handbuch der Elektronischen Rechenzentren des Bundes, eine Methode zur Entwicklung von Systemen)

HERMES ist ein offener Standard welcher in der Bundesverwaltung der Schweiz zur Führung und Abwicklung von IT-Projekten im Unternehmen zum Einsatz kommt.

HERMES bietet außerdem 3 verschiedene Level zur Zertifizierung an:

• Foundation Level
• Advanced Level
• Advanced Level (Recertification)

IPMA (International Project Management Association)

Die IPMA ist ein Projektmanagementverband welcher seit 1995 als eine zentrale Zertifizierungsstelle in über 70 Ländern für Projektmanager gilt. Die Zertifizierungen sind in vier Level aufgeteilt (4-L-C-System):

• IPMA Level A: Certified Projects Director
• IPMA Level B: Certified Senior Project Manager
• IPMA Level C: Certified Project Manager
• IPMA Level D: Certified Project Management Associate

Die Projektmanagement Methode der IPMA ist die Individual Competence Baseline (ICB4)

PMI (Project Management Institute)

Das PMI ist wie oben bereits beschrieben, eine Institution welche Vorreiter zur Standardisierung im Projektmanagement ist und ebenfalls wie das IPMA Zertifizierungskurse anbietet. Der erreichbare Zertifizierungsgrad des PMI ist die PMP-Zertifizierung nach ISO/IEC 17024.

MIKE2.0 (Method for an Integrated Knowledge Environment)

MIKE2.0 ist eine Open-Source-Delivery-Methodik unter der Creative Commons Attribution License speziell für das Enterprise Information Management im Unternehmen. Mike2.0 beinhaltet einen iterativen Projektansatz, der agile und Wasserfall-Methoden kombiniert. Mike2 ist Teil der Zertifizierungsverfahren von AIIM und PROJECT CONSULT zum ECM Enterprise Content Management Master.

PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments)

PRINCE2 zählt neben dem PMBOK Guide und der IPMA Individual Competence Baseline zu den führenden Projektmanagementmethoden weltweit und bietet ebefalls Kurse zur Zertifizierung an welche sind in zwei Level aufspalten:

• Foundation
• Practitioner

Ressourcen

• PROJECT CONSULT Projektmanagement
• Wikipedia Projektmanagement
• Wikipedia IPMA
• Wikipedia Hermes
• PMI Guide and Standards
• PMI Project Management Professional Exam Outline
• OCDQ Blog Open MIKE Podcast
• PRINCE2 Was ist PRINCE2?
• Slideshare Strategien zur Einführung von Dokumenten-Management-Systemen