Wie stellt man fest, ob die vorhandenen Lösungen – sei es nun Archivierung, Enterprise Content Management, Collaboration, Records Management, Dokumentenmanagement oder Information Management – aktuell sind und die Potentiale dieser Technologien ausschöpfen: man setzt auf eine Überprüfung mit Maturity Modellen.

“Maturity Models”, “Maturity Matrices”, “Maturity Assessment” … zu Deutsch Maturitäts- oder Reifegrad-Modelle, werden meistens von unabhängigen Forschungsinstitutionen, Verbänden und Beratungsunternehmen erstellt. Solche “Reifegradmodelle” gibt es für unterschiedliche Anwendungsgebiete wie z.B. “Führungsqualität” oder “Softwarequalität“. Die hier vorgestellten Maturity Models reflektieren den aktuellen und den projezierten Zustand der Funktionalität und Eigenschaften von bestimmten Produkten und Zuständen im Umfeld des Information Management.

Viele Maturity Analysen werden von Beratern kostenpflichtig durchgeführt. Es gibt aber auch veröffentlichte Maturity-Modelle, die selbst und kostenfrei genutzt werden können. In diesem Artikel sind zwei Beispiele dargestellt.

Prinzipien

Maturity Modelle sind tabellarische Zusammenstellungen von Kriterien zu einem Sachgebiet, die über unterschiedliche Eigenschaften und deren Bewertungen einen Reifegrad oder Zustand beschreiben.

Die Ergebnisse einer Reifegrad-Analyse auf Basis einer Matury-Matrix sind:

• Begriffsklärung und gemeinsames Verständnis
• Definition des Lösungsumfanges als „State-of-the-Art“
• Standortbestimmung
• Definition von eigenen Zielen
• Beschreibung des „Deltas“ zwischen Status und Ziel

Den bestmöglichen Nutzen erhält man, in dem zusammen mit fachkundigen Außenstehenden als unabhängiges Korrektiv die Analyse durchzuführen und verschiedene Bereiche des Unternehmens zunächst separat, dann vergleichend zu betrachten.

Ein tabellarisches Reifegradmodell hat in der Regel auf der waagerechten Achse 5 (ungerade Zahl empfohlen) Einschätzungen des Reifegrades (im Englischen häufig als Level bezeichnet). Die Kriterien werden häufig in Abhängigkeit des Gegenstands des jeweiligen Sachgebietes unterschiedlich definiert. Im Prinzip reichen sie von “schlecht” bis “super”.

Auf der senkrechten Achse befinden sich die jeweiligen Kategorien oder Dimensionen, die in Haupt- und Unterkategorien aufgeteilt sein können.

In jeder Zeile befinden sich dann die Eigenschaften, die in der jeweiligen Spalte bewertet werden. Je nach Aufbau und Bewertungsstrategie können in einem solchen Eigenschaftenfeld auch mehrere Eigenschaften enthalten sein. Dies erlaubt es auch einzelne Felder halb zu kennzeichnen (siehe Beispiel AIIM ECM Matrix unten) oder aber bei einer automatisierten Punktebewertung mit Brüchen oder unterschiedlichen Punktzahlen zu arbeiten. Dies bietet sich an, wenn die Ausfüllenden der Matrix sich im Sachgegenstand zu unsicher sind oder in einer Gruppe nicht auf eine eindeutige Klassifkation einigen können.

Für automatisierte Auswertungen ist wichtig, dass die Ober- und Unterkategorien gleichwertig und in möglichst gleicher Zahl vorhanden sowie die Eigenschaften ihrerseits klar formuliert und je Spalte der Bewertung ebenfalls gleichwertig und einheitlich sind. Eine Maturity Matrix kann dann als harmonisch gelten. Viele “Schnellschuss”-Reifegrad-Modelle werden diesem Anspruch nicht gerecht. Daher werden hier auch häufig andere Darstellungsformen wie z.B. eine Stufenleiter oder ähnlich benutzt um über die prinzipiellen Probleme der Definitionen hinwegzuführen.

Im Regelfall ist die grafische Darstellung nicht ausreichend, sondern wird durch einen Bericht ergänzt, der die Kriterien, die Eigenschaften, das Vorgehen, die Konsequenzen, mögliche Alternativen und andere Details behandelt.

Mike2/AIIM-ECM-Reifegradmodell

Mike2 ist eine Open-Content-Webseite des “Method for an Integrated Knowledge Environment. Mike2 sieht sich als der Open Source Standard für Information Management. Die MIKE2.0 Methodik ist Teil des Open Methodology Framework (http://bit.ly/Mike2zero). Das umfangreiche und gut systematiserte Informationsmanaterial mit Wiki, Vorlagen, Checklisten und anderen Ressourcen besitzt im Teilsegment für ECM Enterprise Content Management eine “Quick Start” Maturity Matrix. Die ECM Maturity Model Version 2.0 datiert aus dem Jahr 2010. Das Mike2 ECM Maturity Model wurde im gleichen Jahr mit dem ECM Maturity Model der AIIM zusammengeführt und ist Bestandteil der AIIM Master-Kurse.

Das Mike2/AIIM-ECM-Reifegradmodell kennt die fünf “Level” (A) Unmanaged, (B) Incipient, (C) Formative, (D) Operational und (E) Proactive. Die Matrix hat drei “Dimensions” (1) Human, (2) Information und (3) Systems). Die Dimensions sind in mehrere Unterkategorien:

• Human: IT-Expertise, Business Expertise, Process, Alignment
• Information: Content/Metadata, Depth, Governance, Re-use, Findebility
• Systems: Scope, Breadth, Security, Usebility

Das ECM-Modell ist nicht sehr konsequent, in den Unterkategorien mit 4:5:4 etwas unausgewogen und mit nicht sehr eindeutigen Eigenschaften versehen. Es existieren jedoch auch Varianten dieses ECM-Maturity-Models im Web zum einfachen Ankreuzen, die dann eine Übersicht produzieren.

Das folgende Beispiel einer Auswertung stammt aus dem AIIM ECM Master Kurs:

Die grüne Linie zeigt den aktuellen Status in der Organisation. Hier werden auch “halbe” Kriterien berücksichtigt. Die rote Linie zeigt den Ziel- oder Wunschzustand. Auch hier wurde die Linie durch Eigenschaftenfelder hindurch gezogen. Der Bereich dazwischen ist das Delta, welches durch organisatorische und technische Maßnahmen überwunden werden muss, um den Zielzustand zu erreichen. Es lässt sich so sehr übersichtlich und auch “Management-kompatibel” in nur einem Bild ein komplettes Programm zur Umsetzung von ECM Enterprise Content Management visualisieren.

PROJECT CONSULT benutzt dieses bereits etwas angestaubte Modell – außer in Schulungen – nicht mehr.

PROJECT-CONSULT-EIM-Reifegradmodell

Die EIM Enterprise Information Management Maturity Matrix stammt aus dem Jahr 2013. Sie stammt aus dem PROJECT-CONSULT-Seminar “ECM & EIM” und ist auch als “Quick Scan” für den Start von neuen Projekten im Einsatz. Im Folienset (http://bit.ly/SS_EIM) ist EIM ausführlich als Weiterführung von ECM beschrieben. Diese Kriterien und Eigenschaften spiegeln sich auch in der Maturity Matrix wieder.

Das Modell besitzt 5 Bewertungskriterien (A) “Optimierungsbedarf & Defizitkundig”, (B) Unvollständig & Maßnahmenvorbereitung”, (C) “Teilimplementiert & Einrichtung”, (D) Optimiert & Produktiv” und (E) Ausbaubar & Zukunftsorientiert”. je Bewertung sind unterschiedliche Punktzahlen vorhanden, die zusammen “10” ergeben.

Die vier Hauptkategorien des Modells sind (1) “Nutzbarkeit”, (2) “Prozesse”, (3) Information Governance und (4) “Lösungen”. In diesem harmonischen Modell besitzt jede Oberkategorie jeweils drei weitere Unterteilungen in Themengebiete:

• Nutzbarkeit: Information, Mitarbeiter, Qualität
• Prozesse: Eingangsprozesse, Nutzungsprozesse, Ausgangsprozesse
• Information Governance: Compliance, Sicherheit, Richtlinien
• Lösungen: Strategie, Systeme, Integration

Diese Unterteilungen haben dann jeweils fünf Unterkriterien:

Damit existieren 60 einzelne Kriterien. In Kombination mit mehreren Eigenschaften je Zeile/Spalte und differenzierter Punktebewertung lässt sich ein guter Überblick verschaffen.

Diese Matrix mit der zu Grunde liegenden Punkte-Bewertung kann nun vielfältig ausgewertet werden. Hier ein anderes Übungs-Beispiel mit zwei Alternativen: “gewähltes Ziel” und “optimales Ziel” mit unterschiedlichem “Gap” bei der “Nutzbarkeit”:

Mit der vorhandenen Datenbasis lassen sich dann auch weitere Sichten und einzelne Ergebnisse für bestimmte Bereiche oder bestimmte Anwendergruppen bei mehrfacher Durchführung der Analyse erstellen.

In die Auswertungsdokumentation gehören dann neben der Gap-Analyse und dem Maturity-Index auch noch Abschnitte wie eine Risiko-Bewertung, ein Maßnahmen-Vorschlag oder verschiedene Alternativen.

So gesehen ist die Maturity-Matrix ein ideales Werkzeug für den Einstieg in ein Projekt um Ziele, “Management-Awareness”, Scope und Non-Scope, Maßnahmen, unterschiedliche betroffene Felder und Komplexität zu erlangen.

Weitere öffentliche Reifegradmodelle zum Information Management

Entsprechend der Aufgabenstellung setzen PROJECT CONSULT und andere Berater auch weitere öffentliche Reifegradmodelle ein:

• EDEN (BPM Business Process Management)
• efQM (Qualitätsmanagement; Unternehmensentwicklung)
• Records Management: „The Principles“ (ARMA)
• Archiving & Preservation (LoC, NSDA, NARA)
• Information Governance (Mike2, MIS)

Für Software generell gibt es das SPICE-Reifegrad-Modell (ISO/IEC 15504/CMMI), das jedoch anderen Prinzipien folgt und durch ausgebildete Auditoren durchgeführt wird.

Ressourcen

• Mike2: http://mike2.openmethodology.org/wiki/File:Information_Maturity_Assessment.xls
• In einem Foliensatz hat PROJECT CONSULT die Eigenschaften und die Nutzung von Maturity Matrices für ECM und EIM mit weiteren Details zusammengefasst: Slideshare.
• Weitere Modelle in der englischsprachigen Wikipedia: https://en.wikipedia.org/wiki/Maturity_model