Elektronische Archivierung und Rechtsfragen des Dokumentenmanagements

Am ersten Tag werden vormittags Umfeld, Definitionen und Architekturen von elektronische Aufbewahrungs- und Archivierungssystemen behandelt. Der Nachmittag beschäftigt sich mit rechtlichen Fragen, Aufbewahrungsfristen und Verfahrensdokumentationen. Der zweite Tag beginnt mit einer Auswahl verschiedener Schwerpunktthemen nach Teilnehmerwunsch und setzt sich mit dem Thema Standards im Archivierungsumfeld fort. Am Nachmittag werden die Themen Archivspeicher, Migration, Maturity Matrix und Weiterentwicklung behandelt.

Durch die oben genannten Themen des Seminars erhalten die Teilnehmer ein fundiertes Wissen um ihre eigenen geplanten oder vorhandenen Lösungen entsprechend rechtlichen Vorgaben und Verfügbarkeit zu beurteilen oder zu beschaffen. Zudem basiert dieses Wissen auf dem jeweiligen aktuellen Stand und umfasst ebenso Trendprognosen bezüglich angewandten Technologien und der Marktsituation.

Das zweitägige Seminar mit jeweils einer längeren Mittags- und zwei kürzeren Kaffeepausen geht im Detail auf elektronische Archivierung und die zugehörigen aktuellen Rechtsfragen ein. Es ist auch für Einsteiger mit nur geringen Vorkenntnissen geeignet. Die Teilnehmer erhalten eine ausführliche Dokumentation einschließlich der Folien im verarbeitungsfähigen Format.

Programm 1. Tag

• Begrüßung und Zielsetzung des Seminars
• Grundlagen
  • Definitionen und Abgrenzungen
  • Prinzipien und Grundsätze der elektronischen Archivierung
• Arten und Architekturen von Archivsystemen
  • Drei Typen von Archivsystemen
  • Architekturmodelle
• Funktionalität von Archivsystemen
  • Erfassung
  • Indizierung
  • Verwaltung
  • Formen des Zugriffs
  • Speicherung
  • Administration
  • Protokollierung
• Governance & Compliance
  • Prinzipien von Governance, Risk Management & Compliance
• Rechtliche Vorgaben
  • Wichtige internationale rechtliche Anforderungen einschließlich USA
  • Europäische Gesetzgebung
  • Gesetze und Verordnungen in Deutschland
    • HGB, AO, Steuerrecht, GoBD etc.
    • BGB, ZPO, ProdHaftG, EHUG u.a.
    • EGovG
    • DSGVO
    • eIDAS
  • Branchen-spezifiische Anforderungen (Auswahl entsprechend Teilnehmerkreis)
  • Behandlung konkurrierender rechtlicher Anforderungen
• Aufbewahrung
  • Prinzipien der Aufbewahrungsfristen
  • Aufbewahrungsfristen Deutschland
  • Verfahrensdokumentation

Programm 2. Tag

• Organisation von Inhalten
  • Strukturierung
  • Metadaten, Klassen & Vererbung
  • Erschließung mit Navigation, Suche und Enterprise Search
• Auswahl aus folgenden Einzelthemen
  (nach verfügbarer Zeit 2 bis 3 Themen; alle Folien in den Handout-Unterlagen vorhanden)
  • E-Mail-Archivierung
  • Elektronische Akte & Archivierung
  • Web-Archivierung
  • Media-Archivierung (Ton, Video, Film. Multi-Media, Modelle etc.)
  • Elektronische Rechnung & Archivierung
  • Archivierung auswertbarer Daten nach GoBD
  • Archivierung in der Cloud
  • Archivierung und Blockchain
  • u.a.
• Standards im Archivierungsumfeld
  • Architekturen und Funktionalität (ISO 14721 u.a.)
  • Schnittstellen (Archivelink, CMIS u.a.)
  • Metadaten (ISO 23081, Premis, LMER u.a.)
  • Formate (JPEG2000, PDF/A, u.a.)
  • Archivspeicher und Archivmedien
  • Outsourcing, Cloud und Vertrauenswürdigkeit
• Maturity Modelle zur Bewertung der Archivierungssituation
  • Reifegradmodell für Archive nach NARA
• Trends und Ausblick
  • Studien zum Thema Archivierung
  • Zukünftige Entwicklungen und Trends
• Abschlussdiskussion

Hinweise: Die Buchung eines einzelnen Tages ist auch möglich (siehe Archivierung Basics und Compliance Basics). Themen, Inhalt und Material sind sehr umfangreich und nicht alle Punkte der Agenda werden in Tiefe behandelt. Das Seminar kann auch als dreitägiger Vertiefungskurs “Archivierung, Records Management, Compliance & Rechtsfragen” gebucht werden. Das Seminar kann auch als dreitägiger Workshop mit Einbeziehung der Situation des Auftraggebers angeboten werden.

Zielgruppe

Führungskräfte, Projektleiter und Mitarbeiter aus den Bereichen:

• Fachabteilungen, die Archivierungslösungen einführen wollen
• Informationsmanagement
• Organisation und Datenverarbeitung
• Archiv-, Records- und Dokumentenmanagement
• Revision
• Prüfungsstellen

Teilnehmerzahl

Das Seminar ist auf eine Teilnehmerzahl von vier bis zehn Personen ausgelegt.

Organisatorisches

Seminare und Kurse werden als Inhouse-Veranstaltung durchgeführt. Für Inhouse-Veranstaltungen wird das Programm auch individuell zusammengestellt, auf die aktuellen Anforderungen des jeweiligen Kunden zugeschnitten und die erforderliche Raumausstattung sowie Teilnehmerverpflegung festgelegt.

Anfrage

Referenten

• Dr. Ulrich Kampffmeyer
  Curriculum auf Wikipedia