AIIM Whitepaper “Implementing a Digital Workplace Strategy”

Der internationale Branchenverband AIIM hat im Juni in der Reihe “IIM Best Practices” ein neues Industry Whitepaper herausgegeben: “Implementing a Digital Workplace Strategy“. Das Whitepaper wurde von Docuware und Optimal Systems (Yuuvis) gesponsort. Die Fokussierung auf den Digital Workplace kommt nicht von ungefähr, wie auch die beiden (ursprünglich) aus Deutschland stammenden Sponsoren der Studie deutlich machen. Während international sich die Botschaft herauskristallisiert hat, dass IIM Intelligent Information Management sozusagen das Dach für Technik und Funktionalität von Content Services bildet, positioniert der BITKOM-ECM sich in Richtung “Digital Workplace” (4.0 wers mag). Die Loslösung vom Branchen-Begriff ECM mit den Verwerfungen der letzten drei Jahre führt so in unterschiedliche Richtungen. 

Die 14 Inhaltsseiten der Studie, die von John Mancini, dem ehemaligen Präsidenten der AIIM international betreut wurde, beinhalten folgende Kapitel:

• Every Organization is on – or should be on – a Digital Transformation Journey
• Agree on what the term ‘Digital Workplace’ means to your particular Organization
• Whatever terms you use, understand the business objectives that you are trying to achieve
• Shift yourt focus from Buzzwords to understanding how Information is actually used on a day-to-day basis
• Focus on identifying and building upon the core cappabilities workeers need to get their work done
• Next steps & things you need to know to create a Digital Workplace (Infographic)

Die Überschriften zeigen bereits, wohin die Reise geht. Weg aus der Diskussion um Begriffe, zurück zu den Grundlagen, die das Thema Dokumentenmanagement schon vor 30 Jahren bewegten (oder bewegen sollten): wie soll Software die Mitarbeiter bei Ihrer Arbeitsam elektronischen Arbeitsplatz (früher auch gern als das papierlose Büro bezeichnet) unterstützen. Es gibt neue Software, mehr Komfort, mehr Automatisierung … aber letztlich ist das Thema immer noch dasselbe. So zeigen auch die Grafiken in der Studie nur eine Reihe von Effekten die man erwartet hatte. Recht nett sind die “Action Items” Boxen, die eine Reihe von nützlichen wie auch selbstverständlichen Hinweisen enthalten. Hier geht es um Strategie, um Informationsqualität, Analytics, Informationsklassifikation, aber auch um neue Themen im Rahmen der Automatisierung wie RPA Robotic Process Automation. Im Text wird dann schnell auch noch die neue Definition der Bestandteile von IIM Intelligent Information Management mit den drei Bereichen Content Services (sic!), Process Services und Analytics Services untergebracht:

Einiges aus den alten ECM Enterprise Content Management Tagen wurde erhalten, einiges wie WCM und Output-Management eleminiert. Es wurde in drei Rubriken neu geordnet. Aber richtig neu sind eigentlich nur RPA und PII identification & protection. Alles andere gab es schon. Und die neuen Treiber wie AI Artificial Intelligence, der Einfluss der Plattform-Strategie wie Mobile und Cloud, sind kaum repräsentiert. Access, Suchen & Finden hätte man sich auch irgendwo gewünscht. Immerhin bleiben Records Management, Metadaten und Taxonomy als Grundlagen erhalten – auch wenn diese in der Umsetzung und im Knowhow bei Anbietern wie Anwendern eher lückenhaft ausgeprägt sind. 

Ein Blick auf das Kapitel “Next Steps – An IIM Best Practices Checklist” [Zitat] 

As you think through how to structure and position Digital Workplace initiatives in your organization, keep in mind the following checklist of Best Practices:

• Begin the journey by conducting an inventory of the existing core information assets that are used by knowledge workers to get their obs done. Understand where this information is located, the form it is in, who is touching it, and the challenges and frustrations they are experiencing. 
•  Understand how this information inventory is changing over time. What are the new sources of information? Where are they coming from? In what volume?
• Understand the practical tools knowledge workers currently use to integrate these information assets into their process responsibilities. How do these tools vary by area? Are they the tools that are provided by formal IT?
• Fueled by these insights, look at these tools and processes and the information necessary to drive them from the outside-in – from a customer perspective. What are your most critical customer journeys? What kinds of digital experiences are you trying to create for these customers? Where are the gaps? What kind of “human system integration” is required in order to actually make things work? Make sure you explain Digital Workplace initiatives not in abstract terms, but specifically in the context of these journeys.
• Begin your efforts to create Digital Workplace initiatives in a way that reflects your organization’s own starting point. There are wildly varying starting points and levels of digital maturity. There is no point in assuming a higher degree of digital maturity and cultural receptivity than actually exists. Make sure you have deployed and optimized core Digital Workplace technologies – document management, intranets, and effective email management – before tackling the tougher stuff.
• Get serious about information disposition. How much of the information being gathered and managed in the Digital Workplace is actually needed to meet business, legal, and compliance obligations? Many surveys suggest that this percentage is less than 50% (an optimistic assumption). The remainder represents redundant, trivial, and obsolete information that is putting a performance drag – and creating additional risk exposure – on your efforts to create a Digital Workplace.
• Experiment with automation tools that go beyond traditional BPM and ECM capabilities. Which elements of customer journeys contain a strong presence of repetitive work that might be better performed by a combination of human and machine effort? How can you apply analytics and robotic process technologies to create new sources of hybrid human/ digital value? [/Zitat] 

Nichts Neues unter der Sonne. Von der Strategie über die Analyse hin zum Entwickeln von Geschäftsprozessen mit dem “Ausprobieren” von Automatisierungstechnologie. Immerhin gehen Menschen, Strategie, Organisation, Prozesse und Kultur in dem Whitepaper nicht unter. So wird von der “People, Tools, Culture” Gleichung gesprochen. Ein Fortschritt, wenn man dies mit den Diskussionen um “Content Services” vergleicht.

In einer Infografik sind die wesentlichen Ergebnisse der Studie zusammengefaßt als “10 Things you need to know to create a Digital Workplace”. Die ersten fünf Punkte beziehen sich auf die Daten der Befragung und helfen nicht bei der “Kreation eines digitalen Arbeitsplatzes”. Die zweiten Fünf sind Allgemeinplätze aus den Boxen und der “Next Steps” Checkliste: 

Bei dem Thema wäre mehr drin gewesen …