Das 12. Update zum Information Management fand diesmal an sieben Orten statt. Die Teilnehmer werteten die Veranstaltung als durchgängig "sehr gut". In unserem Bericht geht es nicht nur um die vorgestellten Trends, sondern besonders um die Auswertung der Teilnehmerbefragung.

Zu Gast als öffentliche Veranstaltung war das Update diesmal in den Business Clubs in Hamburg, Düsseldorf, Frankfurt und Leipzig sowie bei der Landesmesse Stuttgart und im Hotel Eden in München.

Herausragend im diesjährigen Programm waren die fünf Gastvorträge (TOP 3), die das übliche Programm des Updates erweiterten:

• Hamburg, 26. Januar, Thomas Wehner, Medac: "DMS-Einführung in einem mittelständischen Pharmaunternehmen"
• Düsseldorf, 27. Januar; David Kriesel, IVU: "Trau keinem Scan, den Du nicht selbst gefälscht hast: der XEROX-bug"
• Stuttgart, 28. Januar; Dr. Joachim Hartmann, PROJECT CONSULT: "Migrationsplanung für Daten und Dokumente – Ein Leitfaden"
• Frankfurt, 2. Februar; Hanns Köhler-Krüner, Gartner: "Hypecycle, Magic Quadrant und Market Clock – die Gartner Markt Übersicht"
• München, 3. Februar; Paul Caspers, Coextant: "Dokumentationen als nutzbares Wissen bereitstellen am Beispiel der PROJECT CONSULT Newsletter"

Die Vorträge von Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT:

(TOP 1) Einführung: Information Management & Digitalisierung
(TOP 2) Anwender-Studien 2015
(TOP 4) Aktuelles zu Rechtsfragen
(TOP 5) Aktuelles zu Standards
(TOP 6) Aktuelle Trends 2016

Alle Vorträge finden sich in der mit Theum aufbereiteten Tagungsdokumentation: http://bit.ly/Theum, nutzbar im Web, druckbar als PDF, komfortabel lesbar auf dem Smartphone und Tablets, downloadbar als EPUB. Das neue Unternehmen und Produkt Theum wurde erstmals in München vorgestellt und die PROJECT CONSULT Update-Dokumentation ist eines der Musterbeispiele für die Publikations- und Wissensaufbereitungssoftware.

Nutzungslizenz für alle Folienvorträge und Unterlagen: Creative Commons CC-by-nc. Alle Inhalte und Unterlagen sind ausschließlich zur persönlichen Information bestimmt. Eine kommerzielle Nutzung und Weiterverarbeitung ist nicht gestattet.

PROJECT CONSULT Trends für Information Management 2016

Nachdem wir vor 2 Jahren über 100 Trendzusammenstellungen im Programm hatten und im Jahr 2015 sehr allgemein formulierten (alle Dokumentationen der vorangegangenen Update-Veranstaltungen gibt es hier), gab es diesmal unsere Trends etwas spezifischer und auf das Thema Information Management fokussiert. Alles was jetzt schon "Mainstream" ist, kommt darin kaum noch vor.

Die PROJECT CONSULT Trends entstehen bei unserem “Berater-Weihnachts-Meeting”. Dort diskutieren wir, was für unsere Kunden und uns im kommenden Jahr wichtig wird. Die Vielzahl der aktuellen Entwicklungen führte in diesem Jahr zu "Doppel-Trends" mit "&".

1.    Informationsqualität & Compliance

• Die Erfüllung rechtlicher und regulativer Anforderungen ist immer noch ein wichtiger Motivator für die Nutzung von EIM, ECM und Archivierung.
• Immer neue Regularien – auf nationaler wie auch europäischer und internationaler Ebene – fördern den Einsatz von Lösungen zur Unterstützung von GRC Governance Risk Management und Compliance.
• Information Governance dient übergeifend nicht nur zur Absicherung der Compliance-Umsetzung, sondern auch zur Verbesserung der Informationsqualität.
• Die Qualität der Information ist eine unterschätzte Grundvoraussetzung für die Erfüllung rechtlicher Vorgaben. Information muss bewertet werden um überhaupt Qualität zu erlangen.
• Qualitätsmanagement und Compliance-Erfüllung müssen daher Hand-in-Hand-gehen.

2.   Sicherheit & Datenschutz

• Sicherheitsanforderungen haben sehr unterschiedliche Aspekte in Bezug auf das Informationsmanagement
  • Datensicherheit (Schutz vor Verlust) und 
  • Datenschutz (Schutz vor unberechtigten Zugriff und Schutz vor Veränderung).
• Sicherheit im Jahr 4 nach Snowden wird immer ernster genommen.
• ECM- und EIM-Lösungen finden zunehmend unter dem Gesichtspunkt der Schaffung von Sicherheit Interesse, da sie besonders geschützte und kontrollierte Speicherorte verwalten und die Nutzung protokollieren.
• Da wir heute zu 100% von der Verfügbarkeit & Richtigkeit der elektronischen Informationen abhängig sind, gewinnt das Thema stark an Bedeutung.

3.   Elektronische Rechnung & E-Procurement

• Die elektronische Rechnung bringt große Beschleunigung-, Kosteneinsparungs- und Qualitätsverbesserungen mit sich.
• Projekte zur elektronische Rechnungen haben vielfach nichts mit ECM zu tun, da die Erfassungsstrecken genutzt werden, um die ERP-Systeme mit Daten zu versorgen. Die Aufbewahrung wird zum Nebeneffekt.
• Die europäische Gesetzgebung und die steuer- und handelsrechtliche Anerkennung elektronischer Rechnungen beflügeln den Markt.
• Elektronische Rechnungen benötigen keine elektronische Signatur.
• Die elektronische Rechnung ist der erste Schritt auf dem Weg für eine vollständige, weitgehende automatische Geschäftsvorfallabwicklung bis zur Zahlung.

4.   Durchgängigkeit & Plattformunabhängigkeit

• ECM- und EIM-Produkte müssen heute alle Plattformen unterstützen: fat client, web client, app client – und weitere in Zukunft.
• Die Anbieter sehen sich einer wachsenden Zahl von Plattformen gegenüber, die durch IoT noch größer wird. Wachsende Informationsmengen erfordern auch entsprechende Informationsmanagement-Lösungen.
• Bei der Vielzahl der unterschiedlichen zu unterstützenden Client-, Server- und Nutzungs-Varianten kommt der Durchgängigkeit der Lösungen eine zunehmende Bedeutung zu. Nicht nur gleiche Oberflächen und Funktionen sondern übergreifende Kontrolle und Steuerung der Nutzung auf verschiedenen Geräten ist das Thema.

5.    BigData Analytics & Business Intelligence

• Die Strömungen MIS Management Informationssystem, Statistik, BI Business Intelligence, Semantische Erschließung, BigData Analytics, Business Process Analytics und Cognitive Information Analytics fließen immer mehr zusammen.
• Nicht nur die Auswertung vorhandener Zusammenhänge in Datensammlungen sondern Vorhersagen – predictive analytics – sind die zukünftigen Themen.
• ECM, EIM und Records Management sind wichtige Komponenten, da sie für die Analysen verifizierte Informationen in hoher Qualität als Rückgrat für Analysen liefern.
• “Bigdata” und Analyse-Ergebnisse wollen auch verwaltet und erschlossen werden – ein neues Aufgabengebiet für EIM.

6.    Records Management: Aufbewahrung & Vernichtung

• Auch wenn der Begriff Records Management in Deutschland wenig genutzt wird, so kommt der geordneten Verwaltung der Informationen eine immer wichtigere Bedeutung zu.
• Nicht nur die Aufbewahrungsregeln und –fristen müssen verwaltet werden, sondern auch die nachvollziehbare Vernichtung rückt immer mehr ins Blickfeld. Dabei geht es nicht nur um das Sparen von Speicherplatz oder Verbesserung der Informationsqualität durch Aussonderung veralteter Daten, sondern auch um die Erfüllung von Compliance-Vorgaben und die Vermeidung von Risiken.
• Im deutschsprachigen Raum wird die Records-Management- Funktionalität meistens unter den Begriffen elektronische Akte mit revisionssicherer Archivierung subsummiert.
• Die neue ISO 15489:2016 Records Management wird dem Thema auch in Deutschland Auftrieb verleihen.

7.   Integration & Enabling

• Alleinstehende ECM-Lösungen – nur Archivierung, nur Records Management per se – machen wenig Sinn. ECM ist Infrastruktur und ECM-Funktionalität muss mit anderen Systemen, die Informationen erzeugen, sie suchen oder sie benutzen wollen, integriert werden.
• Besonders die Hauptanwendungen, mit denen die Anwender tagtäglich und ständig arbeiten sind direkt zu integrieren: E-Mail, Office, ERP, CRM, PLM usw. Es gilt diese Anwendungen mit Repositories und Suchmöglichkeiten zu unterstützen sowie ihnen Enabling mit Viewern, Postkörben und elektronischen Akten einzubauen.
• Immer mehr Standard-Software-Anwendungen kommen bereits selbst mit ECM-Funktionlität “im Bauch” und machen klassisches, alleinstehendes ECM in Zukunft obsolet.

8.   ECM Private Cloud mit SaaS & PaaS

• Cloud-Lösungen finden immer mehr Akzeptanz – die Flexibiltät und Verfügbarkeit der Information an beliebigen Orten mit beliebigen Nutzungsmodellen sind die Treiber.
• Neben privaten Cloud-Lösungen – als Weiterführung des bisherigen Outsourcings an Rechenzentren – gewinnen auch hybride Lösungen mit kombinierter Cloud–/On-Premise–Nutzung an Bedeutung.
• Auch unter Sicherheitsgesichtspunkten lässt sich seitens des Betriebs der IT ein deutlicher Vorteil für die Cloud ausmachen – 24/7-Betrieb zu definierten Preisen und Verfügbarkeiten.
• Der Wegfall von Safe Harbor und das bisherige Scheitern von "Safe Harbor 2" stellen Einschränkungen besonders für internationale Anbieterunternehmen wie auch für international tätige Anwenderunternehmen dar.

9.   Automatisierung bei Erfassung & Erschließung

• Automatische Klassifikation ist in den letzten Jahren eklatant besser und performanter geworden. Neue Ansätze in Verbindung semantischer Erschließung und Gegenprüfung gegen vorhandene gesicherte Informationsbestände bringen eine hohe Qualität.
• Besonders durch Entwicklungen wie Watson (IBM) und andere “cognitive” oder “intelligente” Systeme, sind weitere Fortschritte zu erwarten, die bei Standard-Informationsobjekten bessere Verschlagwortung, Indizierung und Verknüpfung erwarten lassen, als der Mensch sie leisten kann.
• Nicht nur nur bei der Erfassung sondern auch bei der Recherche kann eine Bewertung und Interpretation erfolgen, die auch ungeordnete und schlecht erschlossene Datenbestände nutzbar machen kann.

10. Archivierung nach GoBD & Verfahrensdokumentation

• Die vor einem Jahr erschienenen GoBD-Grundsätze, die die handelsrechtlichen Aspekte der GoBS und die steuerrechtlichen Aspekte der GDPdU zusammenfassen und vereinheitlichen, haben für einen (Aufmerksamkeits-)Boom bei Archivierung und Verfahrensdokumentation geführt.
• Wer seine Aufbewahrung anpassen, vereinheitlichen und aktualiseren muss, hat nun die Chance von den vielen bisherigen Informations-Silos wegzukommen und eine durchgängige Aufbewahrungs-Infrastruktur zu schaffen, die alle rechtlichen Anforderungen übergreifend abdecken kann.
• Migration von Archivsystemen ist daher auch ein aktuelles Thema – obwohl es eine ständige Aufgabe mit kontinuierlicher Überwachung und Anpassung der Lösungen sein sollte.

In der Dokumentation finden sich auch die Themen, die es dieses Jahr nicht in die Liste geschafft haben. Und natürlich die Trendeinschätzungen namhafter Analysten von Forrester, Gartner, IDG und anderen.

Die Trendeinschätzungen der Teilnehmer

Wie in den Vorjahren gab es wieder eine Liste aktueller Trendthemen "zum Ankreuzen" im "Multiple Choice"-Verfahren. Die Liste wurde in diesem Jahr erweitert. Zusätzlich fragten wir ohne Vorgaben nach den 5 wichtigsten Trends entsprechend der Einschätzung der Teilnehmer. Interessant sind in beiden Sichten die unterschiedlichen Ansichten von Endanwendern sowie von Beratern, Anbieter und Jorurnalisten (letztere 3 Kategorien haben wir zusammengefasst). Neue Themen sind grün hinterlegt. 65 Fragebögen wurden ausgefüllt zurückgegeben (jedoch nicht immer vollständig = "keine Angabe").

Multiple Choice Tabelle

Anwender [Multiple Choice]

Compliance, Datensicherheit, Datenschutz, elektronische Archivierung und Verfahrensdokumentation haben Priorität bei den Endanwendern (24). Ebenfalls sehr wichtig sind BigData, BPM, Change Management, Collaboration, Digtial Business, Digitale Transformation, Dokumentenmanagement, ECM, EIM, Migration, mobile Lösungen und Wissensmanagement.

Anbieter, Berater & Presse [Multiple Choice]

Bei den Anbietern (22), Beratern (15) und Pressevertretern (3) könnte man eher herausstellen, was keine hohe Priorität hat. Hier werden die meisten Themen als wichtig erachtet. Über die Hälfte betrachten Change Management und Compliance (eher Themen der Kunden, die von diesen geregelt werden müssen), Dokumentenmanagement, ECM, EIM, Migration, elektronische Archivierung und Wissensmanagement als relevant oder sehr relevant. 12 Teilnehmer halten die elektronische Signatur für irrelevant. Das Themenfeld Internet of Things und Industrie 4.0 hat bei den Profis aus der Anbieterschaft der Veranstaltung einen eher noch geringen Interessensfokus. Das wichtige Thema "Information Governance" hat diese Teilnehmergruppe auch noch nicht ganz erreicht. Das "Mobile" ein wichtiges Thema ist, kann man bereits als Selbstverständlichkeit betrachten, auch wenn die Lösungen zur Anzeige von Dokumenten und Akten nicht immer sehr praktikabel auf dem Mobiltelefon sind. Beim Scannen sind die mobilen Geräte jedocjh inzwischen weiterentwickelt und komfortabler als die Software für die sogenannten professionelle Scan-Systeme.

Alle Teilnehmer zusammengefasst [Multiple Choice]

Wie im vergangenen Jahr haben wir hier die die wichtigsten Themen farblich gekennzeichnet. Die Themen der Anwender schlagen auch in der Gesamtsicht durch. Im Vergleich zum Vorjahr gab es auch wieder mehr "Sharepoint-Freunde", auch wenn die Hochzeiten vorbei zu sein scheinen. Für die Teilnehmer waren haben die aktuellen Hype-Themen wie Industrie 4.0 und IoT ebenso wie WCM und Social kein Thema. Etwas traurig stimmt die mangelnde Relevanz von Information Governance – der Beherrschung der Information. Information Governance ist einer der Aspekte, warum es Lösungen für das Information Management überhaupt gibt.

Wählt man nun den direkten Vergleich der Multiple-Choice-Angaben der Verabstaltungen von 2015 und 2016, ergeben sich doch einige interessante Verschiebungen der Interessenslage. Die Angaben wurden entsprechend den unterschiedlichen Bezugssummen hier in Prozente umgerechnet (fehlende % an 100 sind "kann mir darunter nichts vorstellen" und "keine Angabe"). Die Entwicklungen sprechen für sich selbst.

Die vollständige Auswertung aus dem Jahr 2015 findet sich hier: http://bit.ly/eim2015doku
 

Freie Angaben

Zusätzlich zu den Multiple-Choice-Angaben wurden die Teilnehmer gebeten, die für sie wichtigsten Entwicklungen anzugeben. Die zwei erstgenannten wurden als "sehr wichtig", die drei weiteren als "wichtig" klassifiziert. Nicht bei jedem Teilenehmer gab es dann fünf Trends, bei manchem Fragebogen fehlte diese Angabe ganz. Den Teilnehmern war es freigestellt, auch die Trends aus dem Multiple Choice zu benennen oder aber eigene Themen zu definieren. Letztere sind deshalb interessant, weil sie andere Aspekte beleuchten, die in den vorgegebenen Kategorien des Multiple Choice "untergehen". In den folgenden Tabellen wurde nicht nach den Kategorien "Anwender", "Anbieter", "Berater" und "Presse" unterschieden. Die Sortierung erfolgte nach Häufigkeit in den beiden Wertigkeitsstufen.

Vergleicht man die Angaben aus dem Jahr 2015 mit diesem Jahr, dann zeigt sich ein sehr divergentes Bild. Viele Begriffe unterscheiden sich und nur wenige kommen in beiden Jahren vor. Auch die Einschätzung der Bedeutung variiert sehr stark. Manche bleiben in Bezug auf die Nennung in ihrer Häufigkeit gleich, andere erfahren gleichen 100% Zuwachs. Interessant ist, dass die Bedueutung der elektronischen Akte – anders als bei den vielen Studien zum Markt – in der Teilnehmerschaft gesunken ist. Der Grund hierfür – die meisten haben bereits Lösungen für die elektronische Akte oder führen sie gerade ein.Ähnlich selbstverständlich ist auch die revisionssichere Archivierung. Die Begriffe sind alphabetisch angeordnet und entsprechend der Verwendung in 2015, 2016 und in beiden Jahren gekennzeichnet. Die Verschiebungen der Nennungen betreffen nur die Begriffe, die in beiden Jahren dabei waren. Die orange hinterlegten Themen aus dem Jahr 2015 kamen in den Auflisitungen des Updates 2016 nicht vor.

Die vollständige Auswertung aus dem Jahr 2015 findet sich hier: http://bit.ly/eim2015doku

Das Update Information Management 2016 kann noch als Inhouse-Veranstaltung gebucht werden.

Die Unterlagen aller bisherigen 12 Updates gibt es hier: http://bit.ly/Update_Handouts