E-Mail: Totgesagte leben länger?
16. Januar 2012 19:50 Uhr | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Permalink
E-Mail: Totgesagte leben länger? Manchmal ist ein wenig Wahrheit dran, manchmal nicht.
Beim Thema E-Mail begegnen wir widerstrebenden Aussagen. Die Badische Zeitung titelt im Dezember 2011 "E-Mail – Opfer ihres Erfolgs – Elektronische Post als alleiniges Mittel der digitalen Kommunikation ist nicht mehr zeitgemäß. Unternehmen wenden sich neuen Formen des Informationsaustauschs zu." (http://www.badische-zeitung.de/ratgeber/computermedien/e-mail-opfer-ihres-erfolgs–46620086.html) und nimmt dabei Bezug auf die (wiederholte) Ankündigung von Thierry Breton, CEO des IT-Dienstleisters Atos.
Thierry Breton schreibt unter anderem:
"Das E-Mail-Aufkommen in Unternehmen ist nicht mehr wirtschaftlich zu bewältigen".
Seine Mission: "Zero-Mail-Policy", sein Plan: Innerhalb von 18 Monaten möchte er den E-Mail-Verkehr innerhalb des Unternehmens abschaffen.
Davon berichtete Ende November unter anderem die britische Daily Mail (CIO http://www.cio.de/knowledgecenter/ecm/2297727/, Daily Mail http://www.dailymail.co.uk/news/article-2067520/One-biggest-IT-companies-world-abolish-emails.html, und schon im Feburar 2011 ComputerWord UK http://www.computerworlduk.com/news/it-business/3260053/atos-origin-abandoning-email/).
Die ursprüngliche Nachricht in der Daily Mail: "‘It is not right that some of our fellow employees spend hours in the evening dealing with their e-mails‘ said Mr Breton. Claiming that only 20 out of every 200 emails received by his staff every day turn out to be important. ‘The e-mail is no longer the appropriate tool. It is time to think differently. The deluge of information will be one of the most important problems a company will have to face,’ said Mr Breton."
In das gleiche Horn stößt der Manager für Social Business bei IBM, Luis Suarez.
Seine Mission: "A World Without Email – How to Kill E-Mail, Before It Kills You", sein Projekt "Kommunikation im Unternehmen ohne E-Mail".
In seinem Blog hatte er früher beispielsweise auch nette Statistiken, wie er gegen E-Mail ankämpft (http://it.toolbox.com/blogs/elsua/a-world-without-email-year-2-week-9-how-to-kill-email-before-it-kills-you-31123).
Das Thema findet sich auch immer wieder in seinen Vorträgen: "Thinking outside the Inbox" (http://www.youtube.com/watch?v=H5GRzeIIoZM).
Auch John Mancini, Präsident der AIIM international, hat sehr schön dargestellt, wie E-Mail ihn in seiner Arbeit behindert und nervt: "Email sucks, lets move on" (http://www.digitallandfill.org/2011/07/email-mail-sucks-lets-move-on.html).
Der Blog BasicThinking ist dagegen der Meinung, dass eine Zero-Mail-Policy großer Quatsch wäre: http://www.basicthinking.de/blog/2011/12/02/warum-eine-zero-mail-policy-groser-quatsch-ware/.
Schöne Slogans haben wir jetzt genug gesammelt.
Aber fangen wir einfach noch einmal ganz von vorne an.
Als E-Mail am 1.8.1984 (http://www.spiegel.de/netzwelt/tech/0,1518,639654,00.html) eingeführt wurde, dachte niemand daran, dass zukünftig Milliarden von E-Mails jeden Tag um den Erdball flitzen (http://www.linkorama.ch/wp-content/uploads/2010/10/Kennzahlen-internet.jpg).
E-Mail-Software wurde zur Kommunikation designt.
Es geht um den asynchronen Austausch von Informationen durch Kopieren von Inhalten über Netzverbindungen in Speicherbereiche, die dem Empfänger zugänglich sind.
Die E-Mail und auch häufig ihre Attachments geraten aus der Kontrolle des Absenders mit dem Versenden. Aus der Kontrolle sind auch die Themen Spam, also unerwünsche Werbe-E-Mail, und gefährliche Nachrichten, die den Rechner infizieren, Daten manipulieren und Inhalte stehlen, geraten. Die Schätzungen gehen bis zu 95% unerwünschter E-Mails (http://www.pcgameshardware.de/aid,704934/Spam-Aufkommen-entspricht-95-Prozent-des-E-Mail-Verkehrs/Internet/News/). Wichtige Information muss mühsam herausgesucht werden und das Wühlen im Posteingang schluckt wertvolle Zeit.
Bei manchem Mitarbeiter mehrere Stunden am Tag.
E-Mail hat aber noch eine Reihe weitere Restriktionen.
Es ist nicht geeignet effizient Prozesse zu unterstützen. Man kann E-Mails zwar an viele Adressaten senden uns auch weiterleiten, aber es gibt keine Kontrolle, wer nun wirklich was mit welcher E-Mail anfängt. Extensives Weiterleiten und viele Weitere auf cc: setzen führt nur zu einer unreflektierten und zum Teil auch inakzeptablen Delegation. Der Kontext geht zudem meistens sehr schnell verloren.
Hinzukommt, das E-Mail-Postfach-Software nicht dazu ausgelegt ist, eingegangene und versendete E-Mails vernünftig zu organisieren und zu archivieren. Jeder Mitarbeiter entwickelt im Lauf der Zeit seine eigene Strategie, deren Prinzipien ihm manchmal sehr schnell selbst verlustig gehen, wenn man an das Problem denkt, eine E-Mail gleich mehreren Sachzusammenhängen zuzuordnen.
Die überbordende Menge der Information erfordert viel Pflege, will man sie über Jahre nutzbar halten.
Aber wie gesagt – dies war auch nie Zweck der E-Mail-Software. Diese sollte ausschließlich der Kommunikation dienen.
Zahlreiche ECM-Produkte leben davon, das Manko der E-Mail-Software durch E-Mail-Management und E-Mail-Archivierungskomponenten auszugleichen. Meistens nur unzureichend, da die Grundprobleme der Asynchronität, der mangelnden Beziehung zwischen "gesendet" und "empfangen", den geschäftlichen Zusammenhang und den Prozessen nicht gelöst sind. Bei diesen rein auf E-Mail ausgelegten Systemen bleibt dann nur die Entlastung der E-Mail-Server und die komfortablere Suche über alle Inhalte. Dennoch entstehen auch hier neue Informationsinseln.
E-Mails gehören nicht in separate Silos – sie müssen den anderen Dokumenten und Informationen zugeordnet werden, damit sie im Sachzusammenhang als Wissen und in Prozessen zur Verfügung stehen.
Diese Anforderung können E-Mail-Systeme nicht erfüllen.
Daher macht es Sinn nach Alternativen Ausschau zu halten.
Alternativen gibt es, jedoch muss man hier zunächst zwischen den Möglichkeiten für unterschiedliche Benutzerkreise unterscheiden:
a) im Unternehmen,
b) in geschlossenen Benutzerkreisen und
c) im öffentlichen Internet-Raum.
Im Unternehmen auf E-Mail zu verzichten, ist relativ einfach.
Hier gibt die Möglichkeiten von Groupware, Collaboration Software, Enterprise-2.0-Werkzeugen wie Wikis, Foren, Blogs und Microblogging, die alle Möglichkeiten der Adhoc-Kommunikation bieten. Zu bevorzugen sind dabei Systeme, bei den keine asynchrone Nachrichtenversendung erfolgt, sondern die Information in Datenbanken gespeichert und verwaltet wird.
Der Ansatz mit datenbankgestützter Verwaltung hat mehrere Vorteile – von der Autentifikation und Identifikation von Sendern und Empfängern bis hin zu Nachhaltung und Archivierung. Im Prinzip tut man nur noch so, als ob man Information versendet. Das "E-Mail-ähnliche" Formular ist im Prinzip nur ein View auf die Attribute der Datenbank.
Microblogging ohne Datenbankunterstützung kann dagegen die Probleme der Nachrichtenerschließung – und -bewertung noch verstärken, wenn sich niemand bewußt macht, dass auch aufbewahrungswürdige oder gar aufbewahrungspflichtige Nachrichten über diesen Kanal verbreitet werden.
Man kann aber auch noch einen Schritt weitergehen und anstelle der Adhoc-basierten Ablösung von E-Mail auch auf Workflow setzen. Die Nachricht wird so Bestandteil eines kontrollierten Prozesses. Nachvollziehbarkeit und Sachzusammenhang lassen sich so am Besten gewährleisten. Allerdings ist nicht jede Form der Arbeit und der Kommunikation für die Abbildung in Workflow-Systemen geeignet.
Und es gibt hier auch noch die Option, die Kommunikation ganz nach "draußen" zu verlagern in dem man auf SaaS-Angebote wie zum Beispiel externe Projektmanagement-Plattformen setzt, die auch die Kommunikation gleich ohne E-Mail erledigen. Von E-Mail bleibt dann häufig nur eine Notifikation, die man sich auch als RSS-Feed holen kann.
In jedem Fall sind Übergänge zu schaffen, von den von extern hereinkommenden E-Mails und zu den zu versendenen E-Mails – wenn man nicht auch hier auf alternative Kommunikationswege setzen möchte.
Und wer meint, auf E-Mail im Unternehmen nicht verzichten zu können, der sollte doch wenigstens dann den Versand von Dokumenten durch Pointer auf die Fundstellen ersetzen und bei eingehenden E-Mails die Attachments herauslösen – Single Instancing genannt. So lassen sich nicht nur die Systeme entlasten sondern schnell mehr Eindeutigkeit erzeugen.
Was innerhalb des Unternehmens noch relativ einfach ist, lässt sich mit etwas mehr administrativem Aufwand und höheren Sicherheitsstandards auch in geschlossenen Benutzergruppen, z.B. zwischen Hersteller und Lieferant oder Anbieter und Kunde, einrichten.
Schlüsselkomponente sind hier Portale, die den Zugang und Authentifizierung mit gewünschter Qualität der Sicherheit anbieten. Hier kommunizieren nur Teilnehmer, die einander bekannt sind.
Auch in diesem Fall arbeitet man im Prinzip über Datenbanken. Bei Hersteller und Lieferant sind längst solche Portale etabliert, über die nicht nur die Abwicklung von kaufmännischen Angeboten, Bestellungen etc. sondern die komplette Supply-Chain und der gemeinschaftliche Entwurf neuer Produkte realisiert sind. Diese Form der echten Zusammenarbeit ist über E-Mail nicht abbildbar.
Auch zwischen Anbieter und Kunde wird die Kommunikation über Eingabemasken in Portalen abgewickelt. Zwar erhält der Kunde – auch schon aus Gründen der Identifizierbarkeit und Authentifikation – immer noch eine E-Mail zugesendet, aber seine erfasste Information steht sofort verarbeitungsfähig den Systemen des Anbieters zur Verfügung. Dies geht schneller, kontrollierter und ist günstiger, da einen Großteil der Arbeit beim Erfassen bereits der Kunde übernimmt. Solche Systeme würden sich viel schneller verbreiten, wenn nicht der Feedback-Kanal über E-Mail abgebildet würde sondern sich der Kunde zum Abfragen der Antworten wieder ins System einloggen würde.
Diese Form der Kommunikation ist auf dem Vormarsch und alle größeren Unternehmen bieten sie bereits an. Unternehmen wie Energieversorger, Handelsunternehmen und Telekommunikationsanbieter bereits im großen Stil.
Das Problem in offenen Benutzergemeinschaften, wie wir sie im Web vorfinden, liegt in der Identifizierung der Teilnehmer und in der Authentifizierung der Transaktion. Hier lag auch der Ansatzpunkt für die Erfindung der elektronischen Signatur.
Aber auch hier gibt es viele Beispiele, wie Kommunikation ohne E-Mail funktioniert.
Und die Innovation für die internen Lösungen und die geschlossenen Benutzergemeinschaften kommt auch aus diesem Bereich, den man heute mit Social Media umschreibt.
Gute Beispiele sind Social Communities. Hier wird der datenbankbasierte Ansatz der Kommunikation perfektioniert. Im Prinzip wird die E-Mail in solchen Systemen nachgebildet und nennt sich dann z.B. "Persönliche Nachricht". Es wird nichts mehr versendet sondern der Empfänger – oder Empfängerkreis – erhält eine Sicht auf die ihm zugedachte Information. Diese ist manchmal sogar so ausgelegt, dass sie die Fehler der E-Mail-Systeme kopiert werdenwie z.B. Trennung von Eingängen und Ausgängen, unübersichtliche, endlos lange Listen usw. Die Kommunikation kann zwischen zwei Personen oder aber großen Gruppen geschehen. Sie kann sich zusätzlich Notifikationen, Microblogging, Newsletter, Foren, Event-Koordination, Bewertung, Alerts und andere spezielle Mechanismen zunutze machen. Nahezu alle sozialen Netzwerke wie Facebook, XING, LinkedIn, auch Twitter und Google+, bieten diese Form der Kommunikation. E-Mail ist hier nur ein zusätzliches Benachrichtigungs-Medium. Man braucht E-Mail eigentlich nur, wenn das Passwort vergessen wurde.
Social Software verbreitet sich inzwischen auch innerhalb der Unternehmen um nicht nru die E-Mail-Problematik zu überwinden sondern moderne, multimediale und effektivere Formen der Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Die E-Mail erscheint hier heute schon fast nur noch als "Nebenkriegsschauplatz".
Zur Zeit leben wir in einer Übergangsära mit zahlreichen parallelen Informationskanälen.
Zu vielen Informationskanälen.
Und zuviel Information.
Mancher bekommt noch Papierpost und Faxe, mancher neben E-Mail spezielle Formen der Mail wie E-Postbrief oder De-Mail. Dazu kommen die vielen Nachrichtenströme aus dem Intranet, aus dem Mobiltelephon und aus den externen Communities.
Was wir brauchen ist die universelle Inbox (und natürlich auch die unverselle Outbox). Sie müssen alle Formen von Nachrichten verarbeiten können – Sprache, Video, Grafik, Text, Daten, Objekte. Sie müssen über Posteingangs- und Postausgangsbücher, Audit-Trails, verfügen. Inbox und Outbox müssen direkt in die Prozesse, das Records-Management, in alle Anwendungen und die Archivierung integriert sein.
Dies lässt sich derzeit weder mit dem Konzept der E-Mail noch mit den neuen Konzepten der 2.0-Welle lösen. Beide haben in ihren Konzepten Mängel wenn es um die geschäftliche Nurtzung von Nachrichten geht. Kommunikation per E-Mail geht mit fast jedem der eine E-Mail-Adresse hat, Kommunikation über die Datenbanken ist heute noch auf proprietäre Welten der jeweiligen Anbieter beschränkt.
Ein neues, offenes und universelles Konzept für die Kommunikation im Sinne einer nachhaltigen Nutzung und Verwaltung der kommunizierten Information muss noch geschaffen werden.
E-Mail wird nicht sterben bevor nicht dieses neue, universelle und offene Konzept umgesetzt ist.
Noch ein Grund, warum die E-Mail keine dauerhafte Zukunft hat
Hallo Uli,
ja, Deiner Forderung nach einer universellen Inbox- und Outbox mag ich mich direkt anschließen, und auch, dass damit der endgültige Garaus der E-Mail besiegelt wäre.
Wir sehen noch ein weiteres Argument, warum wir bald den Peak E-Mail gesehen haben werden:
Es werden immer mehr Kommunikationen über Web-Formulare abgewickelt werden. Und diese haben den unschlagbaren Vorteil der Strukturiertheit. Sprich eine Zuordnung zu Fallakten inklusive vollständiger Indexierung ist gegeben. Da muss man sich mit der E-Mail schon mächtig anstrengen. D.h. auch dieser Trend wird der E-Mail-Komminkation das Wasser wieder abgraben, siehe unseren neuen Post E-Mail- und Web-Archivierung gegenübergestellt (Teil 1/2): Formate der Kommunikation
Viele Grüße
Martin
Web-Formulare ...
Hallo Martin,
Web-Formulare – ja richtig!
Das ist genau der Ansatz, den ich in meinem Beitrag oben beschrieben habe. Es geht alles direkt in die Datenbank – ob nun direkt über ein Windows-Formular oder ein Web-Formular oder ein intelligentes PDF-Formular oder eine App … das ist unerheblich. Wichtig ist der Unterschied der asynchronen, unkontrollierten Kommunikation über E-Mail (und andere Medien …) zur kontrollierten Kommunikation direkt in ein System hinein. Ob nun in eine Datenbank, ein Capture-Subsystem oder ein BPM … das ist nur eine Frage der Implementierung der kontrollierten Lösung hinter dem Formular!
Allerdings darf ich an den letzten Satz in meinem Post erinnern … auch diese Welt der (schriftlichen) Kommunikation ist längst noch nicht soweit.
Und die Prioritäten werden zur Zeit anders gesetzt. Man konzentriert sich auf Grafik, Bilder, Videos und Media-Objekte und deren Integration in die Kommunikation. Die nächste Welle ist digitalisierte Sprache mit Transkriptions-Objekten einschließlich Übersetzung – die Abschaffung der Tastatur! Daneben entwickelt sich die automatisierte, über Profile gesteuerte Kommunikation, wo das Individuum selbst nicht mehr kommuniziert sondern Systeme dies auf Grund seines bisherigen Verhaltens tun.
Bei all diesen Ansätzen spielt E-Mail keine Rolle mehr … außer natürlich die besondere E-Mail in Deutschland in Gestalt von De-Mail und EPostbrief … :).
Beste Grüße,
Uli
Zero Mail-Ansatz
Hallo Zusammen,
neben den gesamten technischen Möglichkeiten würde ich gerne noch die Verhaltensdiskussion hinzufügen:
Grundsätzlich ist das Medium “eMail” schon sehr alt und es haben sich weitere Social Mediatools hinzuentwickelt. Aber ich denke nur durch einen Technologiewandel wird sich an der Informationsflut nichts ändern: Die eMail “Frohe Weihnachten” an Alle, werde ich unabhängig der Technologie immer haben. Was also bringt mir neue Technologie, wenn sich der “homo informaticus” nicht mal darauf besinnt, was er denn genau da tut? Auf das tägliche Geschäftsleben transferiert, muss auf jeden Fall jeder Mitarbeiter auf eine definierte eMail-Policy geschult werden. Viele werden sich noch erinnern: Früher in der Nicht-eMail-Zeit, wo es noch Geschäftsbriefe gab, konnte nicht jeder dieses Formular nutzen und einen Brief mit “Frohe Weihnachten” an alle senden oder benuzte gar ein solches Formular, um seinen Kollegen zu fragen, ob er nicht mit zu Mittagessen kommen wolle.
Geschäftsbriefe wurde noch von Spezialisten geschrieben. Wir erinnern uns, sie hießen Sekretärinnen und konnten auch sehr schnell und nach den entsprechenden DIN-Normen DEN richtigen Brief mit z. B. der richtigen Anrede schreiben.
Gibt es DIN-Normen oder Normen für eMails? Ja natürlich !
Heute schreibt jeder, ohne Reflektion der Außenwirkung, mit einer Grammatik und Struktur eine eMail, die auf Deutsch gesagt häufig unter aller Sau ist, mit den entsprechenden (Informations-)Ergebnissen.
Wir sollten nicht den Fehler machen wie vor 40 Jahren und technikverliebt die beste technische Möglichkeit diskutieren. Erst mit einer Verhaltensänderung wird auch eine neue Technik effizienz zeigen.
Anders gesagt: Jede Technik benötigt auch ihre Verfahrensbeschreibung (Policy) und geschulte Anwender.
Vieleicht wird es mal ein Schulfach “Social Media korrekt anwenden” geben, in der auch geschult wird, im geschäftlichen Umfeld, sich auf das wesentliche zu konzentrieren.
Für den Rest gibt es ja Spam-Filter ;-)).
In diesem Sinne… Schönen Abend und schönes Wochenende
Michele
Ich habe gestern auch noch ins gleiche Horn geblasen ...
Hallo Uli,
ja, da kommen noch viel mehr Vereinfachungen auf uns zu, die immer wieder an die Szene aus dem Enterprise-Film erinnern, wo sich keiner vorstellen kann, wozu eine Maus benötigt wird.
Was mich wieder besonders an dem von Dir referenzierten Videobeitrag “Thinking outside the Inbox” inspirierte, war wieder die Aussage, dass wir zu mehr Transparenz und weniger politischen Spielchen kommen werden. Auch hier wieder der Hinweis auf den kulturellen Wandel weg vom institutionellen Denken und Handeln hin zum offenen, kooperativen zu einem Zwecke: möglichst schnell und klug eine Aufgabe zu lösen. Rechtfertigungen, warum was nicht funktionierte sind nicht mehr in. Nach vorne schauen und wieder besser machen, sprich Fehlermachen darf auch erlaubt sein. Nur sollten wir draus lernen …
Hier mein Aufgreifen Deines Artikels: Hat die E-Mail noch eine Chance gegen die neuen Kommunikatoren?
LG Martin
SPON: Ist die E-Mail tot?
Nun propagiert auch der Spiegel den "Tod der E-Mail" …
"Ende einer Kommunikationsform | E-Mails? Nein danke! | Ole Reißmann | 22.07.2012 |
http://bit.ly/MCEMoh
Schlecht rechiert, keine Alternativen zur Lösung des Problems der elektronischen Kommunikation. Noch brauchen wir weiterhin E-Mail. Facebook zur geschäftlichen Kommunikation – ich hoffe, dazu wird es nicht kommen 🙂 Der Artikel kratzt an der Oberfläche und die deutsche Sprache bleibt auch auf der Strecke. E-Mail ist nicht ideal, weil technologisch überholt. Aber ohne E-Mail? Es kommen – bei vielen – immer mehr E-Mails an und der Spam nimmt überhand. Auch das was wir uns in Deutschland dazu als Besonderes ausgedacht haben, die E-mail-Sonderlösungen De-Mail und E-Postbrief, helfen hier auch nicht weiter. Sie sind nationale, einsame Sonderwege. Die Argumentation im Spiegel Online ist nett zu lesen und für die Zukunft generell auch erstrebenswert, doch eine Ablösung der E-Mail dürfte nicht so schnell erfolgen. Und wenn man auf die Strategie des SPON setzen wollte, würde der alles aufnehmende und zusammenführende einheitliche Posteingangskorb noch wichtiger werden.
Lesenswert ist zum Thema der Blog von Luis Suarez, IBM, Outside the Inbox: ibm.co/OTb7BA . Hier geht es um eine Welt der Kommunikation ohne E-Mail … allerdings ist dies noch eine Vision die auf eine breitflächige Umsetzung wartet.
Atos startet "Zero-EMail" Projekt
Nach vielen Ankündigungen in den letzten Monaten geht es jetzt bei Atos los – das "Zero-EMail"-Projekt. Dabei geht es zunächst nur um die internen E-Mails, die durch Collaborations- und Messaging-Werkzeuge ersetzt werden. CIO.de schreibt hierzu: Der Dienstleister will alle internen E-Mails abschaffen. Im Oktober beginnt der Software-Rollout in Frankreich und Indien. Danach folgen alle anderen Länder. Die Leitung des Projektes "Zero Email" hat der altgediente Atos-Manager Robert Shaw als Global Program Director übernommen. Anfang 2011 hatte der CEO Breton mit einigem Getöse angekündigt, dass Atos – zumindest intern – bis Ende 2013 die E-Mail abschaffen will. Den engen Zeitrahmen relativiert Shaw: Ob Zero Email nun Ende 2013 oder erst 2014 verwirklicht ist, lasse sich derzeit noch nicht sicher sagen.
Als Lösung wählte Atos nicht nur "BlueKiwi" aus, sondern übernahm auch gleich die französische (natürlich) Firma komplett. Zuvor wurden rund 200 Lösungen evaluiert, 47 kamen in die engere Wahl und 11 wurden gestestet. Am Ende entschied man sich für Enterprise Social Software von BlueKiwi. Ab Mitte Oktober wird bei Atos das Standardprodukt implementiert, das nunmehr auch von Atos vertrieben wird. Die Enterprise Social Software bietet neben den üblichen Social-Funktionen wie bei Facebook, XING oder Google+ eine Messaging- und Collaborationskomponente. Messaging a la Twitter soll dabei die interne E-Mail komplett ersetzen.
Atos sieht sich hier in der Rolle des Vorreiters für den Ersatz von E-Mail und dokumentiert dies auch in einer Reihe von Whitepaper. Ein Ansatz, der in jedem Fall unterstützenswert ist!
"Ban Email, go social"
könnte der neue Wahlspruch für den Chief Information Officer der Zukunft lauten!
Immer wieder ein zaghaftes Aufflammen: Zeromail
Diesmal ist es DIE WELT, die in einem Artikel schreibt "Deutsche Firmen entdecken Alternative zur E-Mail" http://bit.ly/117tGxa. "40 Jahre nach ihrer Erfindung gilt die E-Mail als veraltet. Die E-Mail-Flut ist kaum noch zu bewältigen. Deswegen gehen viele Firmen jetzt neue Wege – und verändern ihre Kommunikation grundlegend."
Aber sind Messaging und Social Media brauchbare Alternativen? Oder verliert sich dort nur die Informationsflut in immer neue, unübersichtliche, unkontrollierbare Kanäle? Auf andere Wege zu verteilen ist keine Lösung für die Informationsflut. Schon heute muss man an zuvielen Orten im Unternehmen nachsehen, wo eine wichtige Information stecken könnte … im ERP, im E-Mail, im Fax, im Papier, im De-Mail, im Intranet, im Messenging, im herkömmlichen Postkorb …
Wir leiden nicht nur unter einer Informationsflut sondern zu nehmend auch an einer Zersplitterung der Informationskanäle. "Zeromail" rufen und Social Media als Alternative zu favorisieren langt nicht. Grundsätzlich neue Formen einer elektronischen Geschäftskommunikation sind notwendig (Nein – De-Mail und E-Postbrief sind hier nicht die richtigen Antworten!).
Erfahrungsbericht - 10 Jahre Zero Mail Policy
In unserem Unternehmen haben wir die E-Mail bereits vor 10 Jahren abgeschafft – aber nur die internen. Wir können und wollen nicht verhindern, dass uns Menschen von außen E-Mails schreiben. Hier ist und bleibt die E-Mail ein tolles Kommunikationsmittel – vor allem wenn man sich angewöhnt, nicht sofort auf jede davon zu reagieren. Das Hauptproblem bei der E-Mail-Flut liegt doch intern. Ein typisches Beispiel: Mitarbeiter Müller erhält von einem Kunden ein interessantes Dokument per E-Mail zugeschickt. Um das ganze Projektteam zu informieren, leitet er die eingegangene E-Mail an alle 5 betroffenen internen Kollegen per E-Mail weiter. Mal ehrlich: Ist das nicht so, als ob er einen eingegangenen Brief eines Kunden 5x kopiert, in einen Briefumschlag steckt und dann an die 5 internen Mitarbeiter verschickt? Würde Herr Müller das im richtigen Leben ohne Computer auch machen? Im Ergebnis haben wir so bereits 1 Original-Dokument + 5 E-Mail-Kopien macht 6 Dokumente. Interessant wird es, wenn sich die 6 Projektmitglieder anschließend über die eingegangene E-Mail unterhalten – per E-Mail natürlich. Da kommen schnell 50, 100 oder mehr interne E-Mails zusammen. In unserem Unternehmen haben wir dieses Problem bereits vor 10 Jahren erkannt und erledigt. Dazu haben wir uns ein Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS) angeschafft und gleichzeitig das Versenden von internen Mails verboten – per interner Zero Mail Policy. Wenn bei unserem Mitarbeiter Müller eine E-Mail eines Kunden mit einem interessanten Dokument als Anhang eingeht, gibt Herr Müller diese E-Mail (oder auch nur den Anhang) im Original an die 5 Projektmitglieder weiter und klebt elektronische Post-its drauf, was die einzelnen Projektmitglieder damit machen sollen. In Summe ergibt das 1 Dokument. Der große Vorteil ist, dass alle Mitglieder des Projektteams am Original-Dokument weiterarbeiten und z.B. sofort erkennen können, wer außer ihnen das Dokument bereits erhalten, gelesen, bearbeitet und an wen weitergereicht hat. Die Kommunikation zu diesem Dokument erfolgt ausschließlich mit elektronischen Post-its am Original-Dokument (mit Zeitstempel mund unveränderbar). Somit bleibt es auch nach vielen Diskussionen bei genau 1 Dokument. Zusätzlicher Vorteil: Wie oben erwähnt sind unsere E-Mails nicht in separaten Silos untergebracht, sondern sie bilden im DMS neben vielen anderen eine Dokumenten-Klasse. Alle Dokumente werden objektorientiert Adressen, Ansprechpartnern, Vorgängen, Projekten und Produkten zugeordnet. Damit stehen sie "im Sachzusammenhang als Wissen und in Prozessen zur Verfügung" – und zwar jedem Mitarbeiter. Können Sie sich vorstellen, wie viele interne E-Mail-Kopien wir mit unseren 20 Mitarbeitern in den vergangenen 10 Jahren dadurch bereits eingespart haben? Wir lieben Zero Mail – aber eben nur intern. Und wir lieben unser DMS, da ohne Dokumentenmanagementsystem diese Vorteile nicht umsetzbar wären.
– YourIT –
Wachstum durch Zero E-Mail Policy?
Liebe Community,
ich suche einen Referenten zum Thema Zero E-Mail Policy, um den Aspekt Wachstum aus innen heraus zu beleuchten.
Wo? PLZ-Gebiet 58
Interessierte melden sich gerne über http://www.officeXperts.de
Als Netzwerk organisieren wir am 12.04.13 eine Wachstumsmesse und ich fände einen Vortrag dazu spannend.
Danke für Ihre Rückmeldungen…
B. Floss